Como explicar as despesas pré-pagas: 7 etapas (com fotos)

Ao administrar um negócio, é muito comum para múltiplas despesas - aluguel e seguro, por exemplo - a ser pago com antecedência. Essas despesas pagas antecipadamente são conhecidas como despesas pré-pagas. Saber como explicar as despesas pré-pagas envolve primeiro a compreensão de alguns princípios contábeis importantes, seguidos pela gravação de algumas entradas de diário simples.

Passos

Método 1 de 2:

Compreensão de despesas pré-pagas

1. Familiarize-se com contabilidade baseada em acréscimo. A fim de compreender a contabilidade das despesas pré-pagas, é importante entender o princípio básico da contabilidade baseada em acréscimos. Bastante simplesmente, em contabilidade baseada em acréscimo, as receitas são relatadas na demonstração do resultado quando são ganhos, não Quando o dinheiro é recebido.

Por exemplo, se você fornecer um serviço no valor de US $ 1.000 em junho, e não receber o dinheiro para o serviço até agosto, a renda será relatada sobre a demonstração de resultados como US $ 1.000 de receita em junho. Em agosto, a declaração de resultados não demonstraria receita (assumindo que não havia outras receitas do negócio). Isso é porque você ganhou as receitas em junho.
Isso difere da contabilidade baseada em caixa, pelo que as receitas são registradas quando o próprio dinheiro é fornecido, não quando as receitas são ganhas.

Conta intitulada de imagem para despesas pré-pagas Etapa 2

2. Aprenda a definição de despesas pré-pagas. Uma despesa pré-paga é simplesmente uma despesa futura que é paga antecipadamente. Normalmente, envolve uma despesa durante um período contábil, seguido pelo consumo de qualquer pagamento pré-pago, durante vários períodos. Exemplos comuns de despesas pré-pagas incluem prêmios de seguro, aluguel e quaisquer contratos de negócios que exigem pagamento antecipado.

Por exemplo, com seguro, você pode pagar seu prêmio seis meses de antecedência (o que é comum). Então, durante um período de seis meses, esse prêmio será "usava".

Conta intitulada de imagem para despesas pré-pagas Etapa 3

3. Familiarize-se com o link entre contabilidade de acumulação e despesas pré-pagas. Contabilidade de acumulação exige que as receitas sejam reconhecidas no período para a qual sejam ganhos (não quando o dinheiro é recebido), e o mesmo princípio se aplica às despesas. Despesas, da mesma forma, não são reconhecidos quando o dinheiro é pago (ou quando a despesa pré-paga é paga), e é bastante reconhecida ao longo do tempo, já que a coisa que era pré-paga é usada.

Como exemplo, se você estiver pagando ao aluguel de seis meses de antecedência, a despesa pré-paga não seria registrada no mês em que enviar o cheque para o senhorio. Em vez disso, a despesa seria registrada ao longo do período de seis meses, já que a despesa é "usado para cima". Neste caso, todos os meses pelo período de seis meses, um sexto do montante total de aluguel aparecerá na demonstração do resultado.

Algo conhecido como o princípio correspondente é o que governa o tratamento de despesas pré-pagas. Este princípio dita que as despesas devem ser registradas quando os bens ou serviços associados foram utilizados, não quando são pagos, para que a despesa fósforos as receitas de que a despesa ajudou a ganhar.

Método 2 de 2:

Contabilização de despesas pré-pagas

1. Entenda o processo de contabilidade básico para despesas pré-pagas. O processo básico de contabilidade para despesas pré-pagas envolve a colocação da despesa pré-paga no balanço do patrimônio como um ativo quando a despesa é paga e, em seguida, gradualmente o carregando como uma despesa ao longo do período que está sendo usado.

Isso significa que, se você pagar US $ 12.000 em aluguel por 1 ano em 1º de janeiro, seria primeiro colocado no balanço como um ativo. Então, ao longo do ano, seria gradualmente cobrado como uma despesa, reduzindo o equilíbrio do ativo com o passar do tempo.
No final de janeiro, por exemplo, a conta de ativos reduziria US $ 1.000 (refletindo 1/12 do pagamento anual que está sendo usado), e a conta de despesas na demonstração de resultados aumentaria em US $ 1.000.
Por que as despesas pré-pagas são inicialmente colocadas no balanço como um ativo? Isso porque a empresa agora tem o direito de receber o bem ou serviço, neste caso, aluguel. Porque a despesa pré-paga tem valor (US $ 12.000), é considerado um ativo.

Conta intitulada de imagem para despesas pré-pagas Etapa 5

2. Registre a entrada da revista para fazer o pagamento de despesas pré-pagas. O primeiro passo começa quando você paga o dinheiro pela despesa pré-paga. Deve haver uma entrada no jornal geral para refletir esta atividade.Por exemplo, considere uma empresa que paga US $ 12.000 por um ano de cobertura de seguro em 1º de janeiro.

Para fazer isso, abra qualquer software de contabilidade que você esteja usando e selecione (ou crie) a conta de seguro pré-pago. Você pode então debitar esta conta por US $ 12.000 e creditar a conta em dinheiro por US $ 12.000

Como o seguro pré-pago é uma conta de ativos, as entradas acima adicionariam essencialmente US $ 12.000 a ativos e subtrair $ 12.000 em dinheiro.

O saldo de ativos não é afetado como a transação inicial se de uma conta de ativos para outra.

Imagem intitulada conta para despesas pré-pagas Etapa 6

3. Registre a entrada do diário para despesas do ativo pré-pago. No final de cada período contábil, a parte do ativo pré-pago que foi utilizada deve ser expcionada à demonstração do resultado. No exemplo acima, suponha que a empresa libera demonstrações financeiras trimestradas.

Em 31 de março, o final do primeiro trimestre, um quarto seguro de pré-pago precisa ser expedido. Para registrar a entrada do diário, despesa de seguro de débito por US $ 3.000 e seguro pré-pago de crédito por US $ 3.000.

A entrada acima reduz o saldo da conta do seguro pré-pago, e move esse equilíbrio para a demonstração de resultados como uma despesa. Isso ocorre porque 3 meses de cobertura de seguro agora foi fornecido pela seguradora e pode ser reconhecido como uma despesa.

Conta intitulada de imagem para despesas pré-pagas Etapa 7

4. Despesa o ativo pré-pago até o final de sua vida. Faça a entrada do diário acima no final de cada período contábil até que o saldo da conta do seguro pré-pago seja 0. Se a empresa usar o ano como seu período de contabilidade, será necessária apenas 1 entrada de diário para registrar a despesa, que deve ser registrada em 31 de dezembro.

Por exemplo, se o período de contabilidade for trimestral, para o pré-pagamento de US $ 12.000, cada trimestre veria US $ 3.000 para a conta de ativos de seguro pré-pago, para a conta de despesas de seguro. Após o trimestre 1, a conta de seguro pré-pago teria um valor de US $ 9.000 e até o final do quarto trimestre, a conta de seguro pré-pago teria um saldo de 0.

Isto conclui o processo de contabilização de uma despesa pré-paga, uma vez que a despesa foi gradualmente usada ao longo do ano.