Como contabilizar os pagamentos antecipados

Receber e contabilizar pagamentos antecipados de um cliente é uma tarefa que requer atenção cuidadosa à maneira como as entradas são feitas nos registros de contabilidade de uma empresa.O processo geralmente envolve qualificar o tipo de pagamento recebido e, em seguida, completando os postes no razão geral, de modo que, assim que os bens e serviços relacionados ao pagamento são faturados, esse pagamento pode ser aplicado corretamente. Enquanto o processo exato variará ligeiramente com base em quão de perto o negócio faz uso de princípios contábeis geralmente aceitos, algumas etapas específicas são altamente prováveis ​​de serem usadas ao postar os pagamentos antecipados.

Passos

Parte 1 de 3:
Classificando o pagamento antecipado
  1. Imagem intitulada conta para pagamentos antecipados Etapa 1
1. Qualificar o tipo de pagamento antecipado. Isso depende se os bens ou serviços foram ou não entregues. O pagamento antecipado é classificado como receita ganho se o pagamento for para bens e serviços que foram parcialmente ou completamente entregues ao cliente, mas ainda não foram faturados.
  • O pagamento avançado é classificado como receita desarmada caso o pagamento seja para bens e serviços que serão entregues e faturados em uma data futura, uma vez que o vendedor ainda não forneceu quaisquer benefícios para o comprador.
  • Imagem intitulada conta para pagamentos antecipados Etapa 2
    2. Crie uma conta especial no diário de contabilidade da empresa. Etiquete isso "Depósitos ao cliente" ou "Vendas pré-pagas." Você pode pensar que um depósito de clientes seria renda reta, mas desde você "dever" O cliente algo, é realmente uma responsabilidade ao negócio.
  • Imagem intitulada conta para pagamentos antecipados Passo 3
    3. Relacionar o pagamento antecipado a uma conta de cliente. Se este é novo cliente, crie uma conta de cliente nos registros contábeis. Os detalhes para a receita obtida ou desarmado devem ser publicados nessa conta também, pendente de novas ações, como preencher a ordem e criar a fatura para essa ordem.
  • Por exemplo, você criaria uma conta chamada "Tecnologia de Metal Smith."
    • Parte 2 de 3:
    Contabilidade para depósitos ao cliente
    1. Imagem intitulada conta para pagamentos antecipados Etapa 4
    1. Registre a quantidade do depósito do cliente. No seu diário de contabilidade, débito a conta em dinheiro e credite, a conta de depósitos ao cliente no mesmo valor. Os débitos aumentam as despesas, ativos como dinheiro ou equipamento e contas de dividendos. Créditos diminuem essas contas e aumentam as contas de responsabilidade e patrimônio líquido.
    • Por exemplo, quando a tecnologia de metal de Smith faz um depósito de US $ 1.000, débito em dinheiro por US $ 1.000 e depósitos de clientes de crédito por US $ 1.000.
  • Conta intitulada de imagem para pagamentos antecipados Passo 5
    2. Quando o trabalho estiver concluído, envie uma fatura para o cliente. Nota sobre a fatura a quantidade do depósito anteriormente paga e subtrai-a do valor total devido. A receita pode ser reconhecida quando o trabalho foi concluído e o cliente foi faturado, não quando o dinheiro é recebido.
  • Por exemplo, se a fatura total for por US $ 5.000, deduzir o depósito de US $ 1.000 para totalizar US $ 4.000 devidos.


  • Imagem intitulada conta para pagamentos antecipados Etapa 6
    3. Registre a transação em seu diário de contabilidade. As receitas são creditadas de US $ 5.000, contas a receber são debitadas por US $ 4.000, e os depósitos ao cliente são debitados por US $ 1.000. É assim que você registra a receita para a empresa - convertendo uma responsabilidade (o trabalho devido) em um ativo (contas a receber).
    • Parte 3 de 3:
    Publicação para relatórios da empresa
    1. Imagem intitulada conta para pagamentos antecipados Etapa 7
    1. Postar o pagamento antecipado. Isso ocorrerá no balanço patrimonial ou na demonstração do resultado com base na classificação de pagamento (que é baseada em se uma porcentagem do trabalho / serviço já foi entregue)). Se classificado como "Receita desarmada", O valor pode ser publicado no balanço da empresa como uma responsabilidade sob o item de linha de renda / receita não. Uma notação que conecta a receita com o número da conta do cliente específico tornará mais fácil mover a balança quando uma fatura for criada.
    • Por exemplo, no balanço, você teria um item de linha informando receita desarmada, $ 1.000 Smith Metal Technology, número de conta 589.
    • Receita ganhada pode ser publicada para a demonstração de resultados da empresa, uma vez que uma fatura foi enviada.
  • Imagem intitulada conta para pagamentos antecipados Etapa 8
    2. Complete as transações quando a fatura é postada. Isso moverá a renda desarmada do balanço, uma vez que agora pode ser contada como um pagamento em um número específico da fatura encontrada nas contas abertas a pagar e considerada parte dos recebíveis para o período. Renda ganhada de maneira semelhante pode ser movida de um item de linha notável na demonstração de resultados aplicada ao saldo da fatura.
  • A declaração de renda afirmaria "Receita US $ 5.000" Depois que o trabalho é concluído e a fatura enviada.
  • Imagem intitulada conta para pagamentos antecipados Etapa 9
    3. Mantenha bons registros. Cópias de papel de todos os documentos relacionados a cada pagamento do cliente devem ser mantidas por pelo menos um ano até que suas contas tenham sido auditadas e seus impostos arquivados. Então você pode economizar documentação eletronicamente por pelo menos sete anos.

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    Pontas

    Muitos pacotes de software de contabilidade incluem processos automatizados para postar pagamentos antecipados de acordo com princípios de contabilidade aceitos. Para gerenciar a postagem, tudo o que é necessário é inserir o valor do pagamento, classificá-lo como receita ganho ou desarmado e relacioná-lo a um cliente específico. O software torna as entradas necessárias nas planilhas e declarações apropriadas.
  • Métodos ligeiramente diferentes podem ser usados ​​em diferentes partes do mundo. Uma abordagem pede a criação do que é conhecido como uma fatura pendente ou avançada e listando o pagamento antecipado como um crédito nessa fatura. Uma vez que os bens e serviços tenham sido debitados na fatura, o crédito é aplicado e o cliente recebe uma fatura que reflete um saldo zero ou qualquer saldo restante que o pagamento antecipado não cobria.
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