Como fazer contabilidade para uma pequena empresa

Contabilidade é o ato de gravar suas transações comerciais diárias. Você precisará gravar o dinheiro saindo tão bem quanto o dinheiro chegando. Porque a documentação é fundamental, você precisará ser organizado. Segure os recibos, contas e cheques cancelados. Preste especial atenção ao seu pequeno dinheiro e lembre-se de reconciliar suas contas pelo menos uma vez por mês.

Passos

Parte 1 de 4:
Configurando suas contas a pagar
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1. Salvar prova de despesas comerciais. Contas a pagar é a quantia de dinheiro que você deve outras pessoas para despesas comerciais. Se você comprar inventário ou suprimentos, você precisará coletar prova da despesa. Você também precisará desta informação mais tarde a tempo do imposto. Salve o seguinte:
  • contas
  • recibos
  • extratos bancários
  • Declarações de cartão de crédito
  • prova de pagamento
  • Qualquer outra evidência documental
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    2. Configurar uma planilha ou razão. Você precisará criar uma planilha eletrônica ou razão de um pedaço de papel em um pedaço de papel. Se você não quiser fazer isso sozinho, há software de contabilidade que você pode comprar que facilitará a contabilidade.
  • Pense em mudar para um sistema automatizado quando você está recebendo mais de duas contas por dia ou suas despesas aumentando rapidamente.
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    3. Criar colunas para informações necessárias. Você incluirá as seguintes informações em sua planilha ou razão, então crie uma coluna para cada:
  • nome do fornecedor
  • número de conta
  • tipo de despesa (e.G., Suprimentos de escritório, serviços profissionais, etc.)
  • Data que você recebeu a fatura
  • quantidade que você deve
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    4. Postar informações diariamente. É importante não ignorar as contas a pagar e esquecer de incluí-los em sua planilha. Obtenha o hábito de postar informações diárias.
  • Se você tiver poucas despesas, talvez você queira postar apenas semanalmente ou mensalmente, mas é fundamental que você se lembra de desenvolver uma rotina.
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    5. Pague suas contas em tempo hábil. Lembre-se de pagar contas com frequência - em uma base semanal é ideal. Não espere até a data de vencimento. Em vez disso, dê a si mesmo alguns dias antes do prazo.
  • Pagar contas cedo é uma boa maneira de manter relações eficazes com seus fornecedores.
  • No entanto, se você foi contratado por um negócio para trabalhar como um contador, então pagando a tempo é uma necessidade de manter seu trabalho.
    • Parte 2 de 4:
    Configurando suas contas a receber
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    1. Crie um modelo de fatura. Você quer que sua fatura seja clara para que os clientes paguem o mais rápido possível. Inclua as seguintes informações sobre sua fatura:
    • Suas informações de contato de negócios
    • Seu logotipo de negócios (se aplicável)
    • Limpar condições de pagamento, como "O pagamento é devido em 30 dias de data de fatura"
    • Detalhe sobre as especificidades do seu serviço
    • horas trabalhadas
    • O nome que um cheque deve ser feito para (particularmente importante se você operar sob um nome comercial fictício)
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    2. Salvar prova de pagamento e outros documentos. Assim como você documenta suas despesas, também documente suas contas a receber. Segure o seguinte e criar cópias eletrônicas se possível:
  • faturas
  • Verificações canceladas
  • outra prova de pagamento
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    3. Criar uma planilha ou razão. Você precisa de algo para inserir suas informações de contas a receber. Escolha uma planilha ou um livro Ledger. Considere também o uso de software. Você pode usar o mesmo software para contas a receber que você usa para contas a pagar.


  • Se você estiver recebendo 5-10 faturas por semana, você deve considerar automatizar o sistema.
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    4. Inserir colunas para informações de contas a receber. Configure colunas para as seguintes informações sobre sua planilha ou razão:
  • nome do cliente
  • data da fatura
  • Número da fatura
  • quantidade devida
  • Data de Vencimento
  • Valor passado devido
  • O pagamento da data foi recebido
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    5. Postar informações para seus ledgers regularmente. Obtenha o hábito de ficar em cima dos montantes que seus clientes devem. Você deve postar contas a receber regularmente, o que dependerá do tamanho do seu negócio. A chave é entrar em um hábito consistente para que você não se esqueça.
  • Se você está recebendo várias faturas por dia, então postar diariamente é uma boa ideia.
  • No entanto, se você tiver apenas algumas grandes faturas por mês, então você pode querer postar mensalmente ou semanalmente.
  • No entanto, se você está postando contas a pagar diariamente, você deve ter o hábito de revisar as contas a receber ao mesmo tempo.
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    6. Acompanhamento em pagamentos atrasados. Um contador também precisa rastrear clientes que não pagaram em tempo hábil.<> Você precisará enviar letras apropriadas Dizendo ao cliente sua conta é devida.
  • Se você encontrar clientes não estão pagando o negócio, você pode querer falar com o proprietário sobre dar aos clientes mais opções para fazer o pagamento. Por exemplo, a empresa poderia aceitar cartões de crédito.
    • Parte 3 de 4:
    Documentando Petty Cash
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    1. Estabelecer o saldo inicial. Você pode rapidamente perder o controle de onde seu pequeno dinheiro foi se você não manter registros precisos. Assim, comece com um equilíbrio inicial. Faça um pequeno o suficiente para que seus funcionários não se sintam tentados a roubar dele, mas grande o suficiente para que ele possa cobrir despesas razoáveis.
    • A maioria das pequenas empresas pode obter com US $ 50-200 em dinheiro mesquinho.
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    2. Requer recibos. Mantenha registros cuidadosos de que dinheiro mesquinho é gasto. Exigem que seus funcionários forneçam recibos de todas as compras feitas usando dinheiro mesquinho. Ter uma pasta onde você armazena recibos e obtém o hábito de organizar recibos em uma base semanal.
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    3. Crie um log. Você também deve manter um log junto com seus recibos. Você precisa do log porque nem toda compra terá um recibo. No log, registre o valor retirado de dinheiro mesquinho e o que foi gasto em. Digite as informações imediatamente.
  • Por exemplo, se você tirou $ 20 para comprar novas canetas para o escritório, você deve inserir as informações assim que remover o dinheiro da pequena caixa de dinheiro. Se você tem dinheiro sobrando, então grave que você está retornando dinheiro para a pequena caixa de dinheiro.
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    4. Reabastecer escrevendo um cheque para si mesmo. Esta é uma boa maneira de documentar transferências em dinheiro. Você pode manter uma cópia da verificação cancelada que mostra qual conta você transferiu dinheiro de. Não apenas tire dinheiro da sua própria carteira e despeje-o na pequena caixa de dinheiro.
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    5. Digite informações de dinheiro mesquinhas com precisão no seu balanço. Considere dinheiro mesquinho para ser um ativo em suas demonstrações financeiras. Não negligencie a gravá-lo com precisão. Embora as quantidades possam parecer pequenas, elas podem somar rapidamente por um pequeno negócio.
    • Parte 4 de 4:
    Reconciliando suas contas
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    1. MANTENHA LEDGERS PARA TODAS AS CONTAS FINANCEIRAS. Você pode ter várias contas bancárias de negócios. Por exemplo, pequenas empresas geralmente têm uma conta corrente para pagar contas e uma conta poupança para economizar dinheiro para pagar imposto de auto-emprego. Você também deve criar um livro ou planilha para cada uma das suas principais contas.
    • Manter este livro permitirá que você monitore o estado atual do seu negócio. Você não terá que esperar que o extrato bancário mensal veja se o seu negócio é insolvente ou prosperando.
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    2. Reconcile seus livros. Você precisa ter certeza de que sua gravação mensal de despesas é a mesma que aparece em seus registros bancários. Isso significa analisar seu extrato bancário e suas contas para garantir que as mesmas transações apareçam em cada.
  • A reconciliação é uma boa maneira de pegar erros - o seu ou o banco. Se o banco cometer um erro, você pode contatá-los. Compartilhe qualquer documentação que você tenha (recibos, cheques cancelados).
  • Você também pode pegar atividade fraudulenta com a reconciliação. Por exemplo, um funcionário pode ter retirado dinheiro da conta corrente sem lhe dizer.
  • Realizar reconciliação mensal. Se você esperar muito tempo, será mais difícil reconciliar. Além disso, você não vai pegar transações fraudulentas em tempo hábil.
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    3. Reunir-se com o contador. Você pode precisar se reunir com o contador da empresa uma vez por mês para passar pelos livros. O contador pode identificar quaisquer gravações claras ou imprecisas, e você pode falar sobre eles.

    • Pontas

    Em algum momento, você pode precisar contratar um contador ou terceirizar sua função de contabilidade para outra pessoa. Você deve fazer outros empresários que eles usam para um contador e se eles recomendariam a pessoa. Existem alguns provedores de contabilidade on-line que você deve pesquisar.
  • Quando suas receitas se elevam acima de US $ 1 milhão, você pode precisar contratar um contador interno para sua empresa.
  • O U.S. Administração de pequenas empresas (SBA) oferece uma introdução on-line gratuita ao curso de contabilidade:https: // SBA.GOV / Ferramentas / SBA-Learning-Center / Treinamento / Introdução - Contabilidade.
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