Como delegar: 14 etapas (com fotos)

Se você é um executivo corporativo, um gerente de varejo, ou uma estadia em casa, sendo capaz de delegar responsabilidades é uma habilidade crítica para aproveitar ao máximo sua eficácia pessoal. Delegar, no entanto, pode ser um pouco complicado - você tem que ser firme, mas confiante com a pessoa que você está delegando suas responsabilidades para. Este artigo irá ajudá-lo a superar todas as ansiedades que você possa ter sobre delegar, depois passear pelo processo real de delegação de trabalho com tato e respeitosamente.

Passos

Parte 1 de 2:

Ficando na mentalidade certa

Defina seu ego de lado. Um grande bloco de estrada mental para delegação é que "Se você quiser algo certo, então faça você mesmo." Você não é a única pessoa do mundo que pode fazer certo. Vocês maio ser a única pessoa que pode fazer isso nesse momento, mas se você Aproveite o tempo para treinar alguém, eles provavelmente serão capazes de fazer isso bem, também. Quem sabe - eles podem até fazê-lo mais rápido ou melhor do que você e isso é algo que você precisa não só aceitar, mas convidar.

Pense logicamente e realisticamente - você pode fazer este trabalho sozinho?? Você terá que trabalhar até a morte para equilibrar este trabalho e suas responsabilidades normais? Se assim for, você provavelmente deve estar preparado para delegar um pouco do seu trabalho. Não se sinta envergonhado ou incompetente porque precisa de ajuda com algo - você está sendo realmente um mais trabalhador eficaz, recebendo ajuda quando você precisar.

2. Pare de esperar que as pessoas se voluntárias. Se você está relutante em delegar o trabalho, você pode ter um caso menor de Síndrome do mártir - Você provavelmente está sobrecarregado, e muitas vezes se pergunta por que as pessoas nunca oferecem para ajudar. Seja honesto consigo mesmo - quando os, você os transforma, só para ser educado? Você silenciosamente se pergunta por que eles não insistir? Você acha que, se suas posições foram revertidas, você provavelmente os ajudaria em um piscar de olhos? Se você respondeu "sim," você precisa trabalhar em tomando o controle da sua situação. Obter a ajuda que você precisa - não espere que ele venha até você, porque isso pode não.

Muitas pessoas são bastante alheias para o que os outros estão passando, e não há muito que você possa fazer para mudá-los. Deixe ir de qualquer frustração você pode ter sobre as pessoas que não oferecem uma mão amiga - lembre-se que é finalmente seu trabalho para comunicar suas necessidades.

3. Não veja pedidos de ajuda negativamente. Muitas pessoas são desconfortáveis em pedir ajuda. Você pode se sentir culpado, como se estivesse sobrecarregando os outros, ou vergonhoso, porque você pensa (por algum motivo) que você é suposto ser capaz de lidar com tudo por conta própria.

4. Aprenda a confiar nos outros. Se você tem medo de delegar porque você não acha que alguém pode fazer tão bom de um trabalho quanto puder, lembre-se de duas coisas: primeiro, que quase qualquer um pode ficar bem em algo com bastante prática, e segundo, que você é provavelmente não como universalmente talentoso como você acha que é. Quando você delega o trabalho, você não está apenas libertando tempo para si mesmo - você também está dando ao seu ajudante uma chance de praticar uma nova habilidade ou enfrentar um novo tipo de tarefa. Seja paciente - com tempo suficiente, seu ajudante provavelmente será capaz de fazer o trabalho delegado, assim como você poderia ter. A menos que o trabalho que você planeja delegar é muito importante, provavelmente é bom para o seu ajudante aprender a se dar bem ao longo do tempo. Se o trabalho é Muito importante, pense duas vezes antes de delegar!

Mesmo se você estão O melhor em fazer o trabalho que você planeja delegar, perceber que o trabalho de delegação permite que você faça outras coisas com o seu tempo. Se você é a melhor pessoa do escritório na tarefa relativamente monótona de montar discos rígidos, mas você tem uma apresentação importante que você precisa se preparar, é o.K. Para dar a tarefa a um estagiário. É melhor que você dê prioridade de tarefas difíceis e complexas - não se sinta mal em delegar tarefas simples e repetitivas quando você tem coisas mais importantes para fazer.

Parte 2 de 2:

Delegando efetivamente

1. Deixe a bola rolar. O primeiro passo é o mais difícil, mas é o mais crucial. Você tem que pegar o mergulho e pedir a alguém para ajudá-lo (ou, se você é o chefe, contar alguém para ajudá-lo.) Não se sinta mal sobre isso - contanto que você seja educado, gentil e gracioso, você não está sendo rude simplesmente por perguntar (ou dizer) alguém para ajudar. Tente ser gracioso e atencioso, mantendo simultaneamente a seriedade do seu pedido.

Se você não tem certeza de como, especificamente, você deve pedir a alguém para fazer algum trabalho para você, tente manter as coisas curtas e doces. Diga algo como, "Ei, posso falar com você por um minuto? Eu queria saber se você poderia me ajudar a montar a grande pilha de discos rígidos que acabamos de obter. Eu não posso fazer isso porque estou fora do escritório hoje. Você pode me ajudar?" Não pressione seu ajudante, mas tenha certeza de que ele sabe que sua ajuda é necessário.
Pergunte e você deve (provavelmente) receber. Não tenha medo de delegar porque você pode ser visto como rude ou imponente. Olhe assim - como você se sente quando as pessoas pedem para você fazer algo? Você está ferido e ofendido? Ou você está (geralmente) perfeitamente disposto a ajudar? Provavelmente o último!

2. Não tome recusas pessoalmente. Às vezes, as pessoas não serão capazes de ajudá-lo - é triste, mas verdadeiro. Isso pode ser por uma variedade de razões - o mais comum é que a pessoa que você pede já está muito ocupada com seu próprio trabalho. Não leve isso muito pessoal - só porque alguém não pode (ou não) fazer algo por você no momento não significa que ele / ele te odeia. Geralmente significa apenas que o S / ele é ocupado ou preguiçoso - nada mais.

Se você é recusado, considere suas opções - geralmente, você pode educadamente, mas insistir firmemente que você realmente precisa dessa pessoa para ajudar (que funcionará especialmente bem se você é um chefe ou outra pessoa com autoridade), você pode tentar perguntar a alguém mais, ou você pode fazer o trabalho sozinho. Se você realmente precisar de ajuda, não tenha medo de tentar opções um e / ou dois!

3. Delegar o objetivo, não o procedimento. Esta é a chave para não se tornar um pesadelo de um micro-gerente. Defina padrões claros para que tipo de resultados você está procurando, e mostre a pessoa como você faz, mas diga a eles que eles podem fazer isso de forma alguma que quiserem, desde que seja bem feito e é concluído no prazo.

Isso também é inteligente porque poupa o seu tempo e seus nervos. Você quer usar o tempo que você liberou para fazer algo mais importante, não constantemente se preocupando com como seu ajudante está progredindo.

4. Esteja preparado para treinar seu ajudante. Você deve quase sempre reservar um pouco de tempo para ensinar seu ajudante Como fazer a tarefa que você delegou para ele, mesmo que seja bastante simples. Lembre-se de que os processos que parecem simples e simples para você podem não ser tão simples para alguém que nunca lidou com eles antes. Esteja pronto não apenas para andar seu ajudante através do trabalho que você delegou para ele, mas também para campo pacientemente as perguntas que ele provavelmente terá.

Considere o tempo que você gasta treinando um ajudante para ser um investimento sábio a longo prazo. Ao passar um pouco de tempo ensinando seu ajudante a fazer uma tarefa corretamente, você economiza tempo no futuro que pode ter sido gasto corrigindo seus erros.

5. Alocar os recursos necessários para concluir a tarefa.Você pode ter recursos disponíveis que são necessários para concluir a tarefa, mas a pessoa dada a tarefa pode não ser capaz de acessá-las.Coisas como dados protegidos por senha, equipamentos especializados e certas ferramentas podem ser vitais para a conclusão desta tarefa, portanto, certifique-se de que seu ajudante tenha o que ele precise ter sucesso.

6. Entender que seu ajudante só pode fazer uma coisa de uma só vez. Quando seu ajudante está ajudando você, ele não está fazendo suas responsabilidades normais. Não esqueça disso, como você, seu ajudante provavelmente tem um horário apertado.Pergunte a si mesmo - o que o trabalho eles reserve ou delegado para concluir sua tarefa? Certifique-se de saber a resposta a esta pergunta quando você delega uma tarefa para alguém.

Seja paciente. A pessoa a quem você delega vontade cometer erros enquanto ele / ele está aprendendo a fazer uma nova tarefa. Faz parte do processo de aprendizagem. Planeje para isso. Não delegar uma tarefa assumindo que a pessoa o execute perfeitamente até que eles tenham um histórico comprovado. Se um projeto não sair do jeito que você queria, porque seu parceiro não conseguiu fazer uma tarefa completamente nova que você delegava para ele ou ela perfeitamente, é sua culpa, não dele ou dela. Ser um recurso para o seu auxiliar e trabalho delegado pode ser uma experiência de aprendizagem para ele ou ela, em vez de algo para pavor.

Quando você treina alguém para fazer alguma coisa, você está fazendo um investimento. No começo, vai desacelerar você, mas a longo prazo, aumentará a produtividade pelos saltos e vinculados, pois você se aproximou da coisa toda com uma atitude positiva e realista.

Esteja preparado para dificuldades prováveis. Implementar planos de backup e ficar pronto para pular se as coisas derem errado. Sabe o que vai acontecer se um benchmark ou prazo for perdido. Obstáculos e desafios inesperados aparecem o tempo todo, se você está no trabalho ou em casa - até a tecnologia falha às vezes. Deixe seu delegado confiar no fato de que, se algo surgir, você vai entender e ajudá-lo a encontrar esse prazo - não os jogue sob o ônibus no primeiro ofício de problemas.

Fazer isso também é inteligente em um sentido egoísta - se o seu delegado teme que ele seja culpado, muito mais tempo será gasto para cobrir sua própria traseira do que na realização da tarefa.

9. Reconheça seu ajudante quando conta. Delegar tarefas para alguém é necessário se você for assumir mais e mais responsabilidade. No entanto, é contraproducente quando você delega uma tarefa, deixe seu ajudante funcionar com força e, em seguida, tomar todo o crédito por si mesmo. Reconhecer e elogiar os esforços dos outros em seu nome.

Certifique-se de que sempre que você é elogiado para um trabalho que você recebeu ajuda, você menciona seu ajudante pelo nome.

10. Dizer "Obrigada."Quando alguém faz algo para você, é importante agradecer a ele, reconhecer a importância de sua ajuda, e deixar o ajudante saber que ele é apreciado. Caso contrário, você aparecerá ingrato, mesmo que você não seja. Lembre-se que as pessoas não podem ler sua mente. As pessoas são mais propensas a oferecer para ajudar novamente se se sentirem apreciadas.

Ser gracioso. Um simples reconhecimento sincero como, "Eu não poderia ter feito isso sem você!" pode percorrer um longo caminho. Se o trabalho que essa pessoa fez por você era substancial, você pode até querer comprá-lo ou uma refeição, uma bebida, um cartão de agradecimento, ou um pequeno presente.

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