Como ser um secretário eficiente e organizado
Ser uma boa secretária significa estar preparado, eficiente e bem organizado. Ao melhorar e aperfeiçoar suas habilidades de comunicação e organização, você pode se tornar uma secretária especializada e uma parte indispensável de uma equipe, tornando seu emprego mais envolvente, seguro e agradável.
Passos
Método 1 de 3:
Estar preparado
1. Ser pontual. Dê a si mesmo bastante tempo para se deslocar para o escritório e chegar a reuniões ou outros compromissos. Seja cedo para se dar tempo para preparar ou apenas acompanhar e-mails ou outras tarefas.
- Tente rastrear o tempo que leva você para trabalhar todos os dias para ver o que é a verdadeira média e ajuste seu tempo de acordo. Adicione um tempo de amortecimento de 15 ou 20 minutos a qualquer momento, e até mesmo testar quanto tempo leva para chegar a algum lugar antes de ir para lá pela primeira vez.
2. Ser claro mentalmente. Fique muito descanso para que sua mente permaneça afiada e pensando eficientemente. Tomar uma xícara de café ou chá de manhã, se quiser, ou sempre que precisar de um impulso. Fazer pausas e pausar para reorganizar sua mesa periodicamente.
3. Conheça a programação. Familiarize-se com o cronograma para o seu chefe, ou quaisquer outros funcionários necessários para acompanhar no início de todos os dias. Relance sobre o horário periodicamente para que você possa economizar tempo ao fazer compromissos e evitar a reserva dupla ou outros erros.
4. Venha para reuniões com todos os materiais. Mostrar em qualquer nomeação pronta com materiais e notas claras de reuniões anteriores, e um dispositivo ou notebook para derrubar minutos e outras notas da reunião atual. Pergunte ao seu chefe sobre qualquer coisa sobre o seu papel na reunião, incluindo quaisquer materiais especiais, como formas ou folhetos que você possa ter pronto para economizar tempo na preparação ou impressão posteriormente.
5. Considere a aprendizagem taquigrafia. Aprenda sobre diferentes tipos de taquigrafia e maneiras de acelerar sua escrita se você fizer muitas notas à mão. Tome um curso de taquigrafia para aprender os personagens e melhorar sua velocidade.
Método 2 de 3:
Sendo organizado
1. Comprometa-se a listas e planejadores. Mantenha um planejador, calendário e lista de tarefas e atualize-os consistentemente. Mantê-los em lugares facilmente vistos e alcançados, ou ter vários que podem ser sincronizados juntos.
- Se você trabalha bem com caneta e papel, mantenha um pequeno planejador ou calendário que possa caber no seu bolso ou bolsa para que você sempre tenha com você. Mantenha uma caneta anexada, se possível, então você nunca tem que pescar por um. Tem um bloco de notas designado para listas de tarefas em sua mesa e cruze as coisas como você vai.
- Se você funciona melhor com a organização digital, use o sistema de calendário e lembrete do seu telefone para fazer compromissos e receber notificações sobre eles. Tente aplicativos como Wunderlist ou Todoist para gerenciar suas tarefas.
2. Sincronize suas informações. Certifique-se de sempre ter notas e outros materiais com você, sincronizando calendários, listas e arquivos em todos os seus dispositivos, que quase todo aplicativo moderno tem a capacidade de fazer.
3. Código de cor tudo. Configure um sistema de codificação de cores para ajudar a categorizar todos os seus materiais em um relance. Atribuir uma cor a cada projeto, dia, funcionário ou de qualquer maneira que você deseja delinear seu trabalho. Use marcadores e guias coloridas ou rótulos para marcar arquivos, bandejas e notebooks para localizar facilmente as informações corretas.
4. Limpe sua caixa de entrada. Mantenha sua caixa de entrada de e-mail limpa e informações importantes fáceis de acessar, arquivando um e-mail em uma pasta imediatamente, sinalizando ou marcando como não lida se você precisar voltar para ele, ou arquivar ou excluindo se você não precisa mais isto.
5. Ser consistente. Mantenha materiais do mesmo tipo em um determinado local, e designe notebooks e pastas para projetos específicos. Tenha um bloco de notas específico para os memorandos telefônicos, por exemplo, que sempre permanece pelo telefone para que você nunca acabe derrubando o nome e o número de alguém em um guardanapo. Continue na reunião em um local separado de outras notas, então a informação não se mistura e difícil de encontrar mais tarde.
6. Salvar papel e tempo. Evite imprimir para economizar papel e optar por formulários on-line ou outros documentos para que você possa economizar tempo e recursos. Preencha os formulários eletronicamente, se possível. Digitalize e salve cópias de arquivos de papel, então eles estão sempre disponíveis e não são danificados ou perdidos. Circular arquivos digitais, lembretes, memorandos e agendas em vez de versões de papel sempre que possível.
7. Estoque em suprimentos. Nunca fique sem importantes materiais que você usa para ser organizado, como blocos, canetas, envelopes e selos, comprando ou permitindo que um gerente de escritório / comprador saiba quando você está na sua última caixa ou recipiente de algo em vez de uma vez que todos se foram. Encomendar suprimentos em massa de uma empresa como a pena para economizar dinheiro e evitar correr tão rapidamente.
Método 3 de 3:
Comunicando-se eficientemente
1. Atenha-se a scripts. Economize tempo e energia, chegando à linguagem simples para reutilizar para correspondência que você repita frequentemente. Tem vários scripts disponíveis para diferentes situações, como e-mails, comunicados de imprensa ou telefonemas, que você pode copiar, colar e editar facilmente para se adequar ao cenário específico.
2. Ser um tomador de nota meticulosa. Anotações no seu telefone, laptop ou bloco de notas para cada reunião, mensagem de telefone ou outra conversa importante. Coloque ou mova essas notas em pastas físicas ou eletrônicas especificamente rotuladas para que você possa se referir a eles mais tarde e ter registros de comunicação verbal que você pode esquecer no curso de um dia ocupado.
3. Ser eficiente e amigável no telefone. Pratique sua saudação e outras informações importantes ou comuns que você precisa dizer pelo telefone. Ter a lista de extensões de telefone para o seu escritório bem na frente de você e trabalhar em cometer-os com a memória para que você possa transferir chamadas rapidamente.
4. Verifique sua gramática. Certifique-se de que toda forma de comunicação escrita que você envia é verificada ortográfica e livre de erros de gramática e pontuação. Gastar os minutos extras para ler em e-mails, agendas e outras correspondências para verificar se tudo está correto e salvar o tempo posterior e o constrangimento de ter que emitir correções ou responder e-mails de destinatários confusos.
5. Mantenha e-mails e correio de voz curto e doce. Indique seu propósito de chamar ou enviar um e-mail a mais palavras possível. Faça perguntas diretas e repita seu nome, empresa, número de telefone e e-mail quando necessário. Fornecer um tempo pelo qual você espera ou espere ouvir de volta deles para que você possa lidar com a comunicação eficientemente.
6. Confirme compromissos e horários. Certifique-se de que você está na mesma página e forneça lembretes ligando ou enviando um email para o dia anterior ou de um dia para confirmar compromissos e outros compromissos importantes. Volte em contato com as pessoas que você não ouviu do envio de e-mails educados e sucintos ou mensagens telefônicas para lembrá-las Você está esperando em uma resposta.
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