Como ser um gerente de escritório

Como gerente do escritório, você será responsável por todas as atividades, projetos e funcionários dentro do seu escritório. Isso requer que você possua habilidades de organização, liderança e resolução de problemas superiores e seja uma grande responsabilidade que não deve ser levemente. Felizmente, com a educação, experiência e conhecimento correto, você pode se tornar um gerente de escritório e prosperar na posição.

Passos

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Realizando tarefas diárias
  1. Encontre um trabalho Babysitter Passo 4
1. Mantenha um escritório limpo. Como o gerente do escritório, a limpeza e a segurança do escritório e seus funcionários são sua responsabilidade. Isso significa obter uma empresa de manutenção externa para limpar regularmente o escritório ou trabalhar com uma tripulação de limpeza interna para manter as coisas limpas.
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    2. Atenda as chamadas telefônicas e responda a e-mails e correio de voz. Uma das suas principais responsabilidades como gerente do Office será responder e responder a telefonemas de clientes e clientes. Isso significa fazer mensagens e entregar as mensagens para as pessoas apropriadas em seu escritório. Isso também significará responder a perguntas e resolver problemas para o resto do seu pessoal de escritório interno.
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    3. Recrutar e a bordo de novos funcionários. Como gerente de escritório, pode ser sua responsabilidade entrevistar e recrutar novos funcionários. Se você tiver que fazer isso como parte de suas responsabilidades, é importante construir um processo e obter toda a documentação necessária assinada e preenchida por novas contratações. Também pode ser seu dever como gerente de escritório treinar novas contratações e levá-los aclimatados ao escritório.
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    4. Manter um orçamento de escritório. Você pode ser encarregado de criar e manter um orçamento do escritório. Isso pode variar de suprimentos de escritório simples, como tinta, papel e canetas a despesas mais complexas, como folha de pagamento, utilitários, equipamentos e dinheiro para atualizações de design de escritório. Pense em todas as suas despesas potenciais ao longo do ano e venha com uma estimativa realista de quanto tudo vai custar.
  • Você pode pedir para ver os orçamentos do ano anterior para entender o que o seu deve consistir de.
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    5. Lidar com reclamações e comentários do cliente. Se houver uma reclamação séria do cliente, você pode ter que resolvê-lo. Quando você recebe feedback dos clientes, também é importante que você o comunique com os outros departamentos em seu escritório para que eles possam ajustar suas operações de acordo. Se você vê uma reclamação recorrente, sabe que é um problema comum que pode precisar de maior ação, como uma mudança na maneira como você faz as coisas.
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    6. Criar procedimentos de emergência e seguir regulamentos. Outra maneira de garantir a segurança do escritório é certificando-se de que tudo está atualizado e que não há riscos saudáveis ​​ou de segurança em seu escritório. Se não houver procedimentos de emergência no caso de uma emergência como fogo ou inundação, você deve trabalhar com o gerenciamento para desenvolvê-los. Você também pode ser encarregado de funcionários de treinamento sobre como evacuar o prédio e manter-se seguro em caso de tal emergência.
    • Parte 2 de 4:
    Construindo habilidades úteis
    1. Imagem intitulada efetivamente chumbo Grupos Passo 3
    1. Desenvolver comunicação estelar. Para ser um bom gerente de escritório, você precisará desenvolver uma comunicação clara e concisa e verbal em seu escritório. Como o líder, as pessoas estarão olhando para você para definir os padrões de comunicação. Certifique-se de que todos os seus comandos são claros e tente ser o mais detalhado possível ao dar instruções às pessoas.
    • Boa comunicação também significa ser claro e conciso em e-mails. Evite taquigrafia e seja detalhado em seus e-mails.
    • A falta de comunicação entre os funcionários pode criar o caos e prejudicar a produtividade dos seus escritórios. Entre quando os funcionários têm desacordos e resolvem o problema.
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    2. Ser capaz de se adaptar e multitarefa. Ser ágil e orientada para objetivos irá ajudá-lo como gerente de escritório. Muitas vezes, você estará envolvido com vários departamentos e poderia estar contribuindo para mais de um projeto de uma só vez. Role com os socos e esteja pronto para resolver problemas que sua equipe possa encontrar. Como gerente do Office, você precisará dirigir sua equipe para o objetivo final e isso significa lidar com quaisquer problemas inesperados que possam surgir.
  • Não fique atolado e frustrado porque vai definir o humor para o resto do escritório.
  • Lidar com uma coisa de cada vez e solucionar problemas como eles vêm.


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    3. Fique organizado. É importante que todos os projetos que você envolvam permanecerem separados e organizados porque você provavelmente participará em vários projetos simultaneamente. Como o gerente, as pessoas estarão confiando em você para arquivar adequadamente informações e gerenciá-lo de uma maneira que seja transparente para as outras pessoas que trabalham no projeto. Mantenha bons registros, registre tudo o que puder, manter as listas do que você precisa fazer, e certifique-se de que sua equipe tenha acesso às informações necessárias.
  • Cada projeto deve ter uma pasta dedicada e, às vezes, conter subpastas para que você possa acessar com rapidez e facilidade as informações.
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    4. Mantenha uma atitude calma e positiva. Um bom gerente de escritório é calmo sob pressão e é constantemente uma fonte de motivação para seus funcionários no escritório. Quanto mais volátil seu estilo de gerenciamento, mais caótico o escritório será. Mantenha um comportamento profissional quando se trata de seus funcionários e clientes, e estar lá para funcionários que precisam de ajuda ou motivação.
    • Parte 3 de 4:
    Obtendo a educação e experiência certas
    1. Imagem intitulada Torne-se um instalador de cabo Passo 1
    1. Escola de pós-graduação ou obter o seu GED. Normalmente, as posições do Gerenciador de Office exigem um mínimo de um diploma de ensino médio ou um GED. Se você quer ser um gerenciador de escritório, certifique-se de se formar primeiro na escola ou fazer um curso para obter o seu GED.
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    2. Atingir um grau mais alto. Se você quiser melhorar as chances de ser considerado, um diploma de associado ou bacharel em administração de empresas fará com que você se destaque. Se você quer ser um Gerente de Office em uma indústria altamente especializada ou técnica, um diploma de bacharel ou mestrado nessa indústria irá melhorar vastamente suas chances de conseguir o trabalho.
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    3. Obter experiência trabalhando em um escritório. Muitos gerentes de escritório começam como assistentes administrativos ou de escritório. Para melhorar suas chances de aterrissar um trabalho do Gerente do Office, tente obter experiência de encomenda de experiência, auxiliando outro administrador do Office, fazendo atendimento ao cliente, realizando manutenção de instalações ou gerenciando uma equipe. Essas habilidades serão transferidas para uma função de gerente de escritório.
    • Parte 4 de 4:
    Obtendo o trabalho
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    1. Fale com o seu departamento de RH para ser promovido ao Gerente do Office.Se você já trabalha em um escritório e há uma vaga para uma posição do Gerenciador de Office, você deve agendar uma reunião com HR e ver se você pode solicitar o trabalho. Algumas empresas preferem contratar gerentes de escritório internamente e esta pode ser a oportunidade que você precisa para obter o seu pé na porta.
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    2. Pesquisar on-line para aberturas de emprego. Veja as populares placas de trabalho e procure por posições do gerenciador de escritório. Tente encontrar posições nas indústrias que você já tenha experiência para maximizar as chances de aterrissar o trabalho.
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    3. Envie sua inscrição e continue. Seu currículo deve destacar quaisquer habilidades profissionais que você tenha e quaisquer habilidades técnicas, organizacionais ou administrativas que você possua. Experiência de manutenção de equipamentos de escritório, como sistemas de banco de dados, computadores, impressoras e telefones será útil.
  • Habilidades analíticas, finanças, organização e gestão também são benéficas para um gerente de escritório.
  • Pense em momentos em que você teve que organizar e gerenciar pessoas em projetos escolares se você não tiver experiência profissional.
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    4. Continue entrevistas. Quando você entrevistar, você provavelmente será perguntado sobre suas habilidades de resolução de conflitos, organizacionais e financeiras. Estar pronto para responder a quaisquer perguntas aplicáveis ​​que pudessem ser lançadas e certifique-se de enfatizar seu conhecimento e habilidade administrativos.
  • Se você estiver entrevistando para um gerente de escritório em um campo altamente técnico, como remédio ou engenharia, esteja pronto para responder a quaisquer perguntas técnicas que possam ser lançadas no seu caminho.

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