Como realizar uma em uma reunião com sua equipe
Uma reunião one-on-one (também conhecida como "1: 1") é uma reunião regular (a cada 1-4 semanas) entre um gerente e um membro da equipe, com a agenda dos membros da equipe. Os gerentes de ajuda individuais a conectar e construir confiança com seus relatórios diretos, entender como eles estão se sentindo sobre seu trabalho, equipe, organização, sua futura carreira e potenciais de crescimento. 1: 1s são um espaço seguro para conectar os membros da equipe, descobrir problemas potenciais e resolver bloqueadores.
Passos
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Preparando-se para o seu 1: 1S
1. Definir frequência. A cadência mais comum para reuniões one-on-one é uma vez por semana ou uma vez a cada 2 semanas. Agende um evento de calendário de repetição e mantê-lo tanto quanto possível. Registrar ou cancelá-los apenas se você precisar absolutamente. A frequência de suas reuniões pode depender:
- Quão sênior é o membro da equipe (sua maturidade relevante da tarefa)? Muitas vezes, mais membros da equipe júnior precisam de reuniões mais frequentes e prolongadas.
- Quantas vezes você interage com essa pessoa?? Se você trabalha em estreita colaboração com alguém todos os dias, talvez seja necessário ter um em um só uma vez por mês.
- Quão bem você conhece a pessoa?? Normalmente, você passará mais tempo com os recém-chegados para se conhecerem, menos com veteranos em sua equipe.
- Seu tamanho de equipe. Quanto mais relatórios diretos você tiver, menos tempo você pode dedicar a um on-on-ones.
2. Agendar tempo suficiente. A duração ideal para reuniões de 1 a 1 é de 30 a 40 minutos. Sessões mais longas podem se sentir como um fardo e tendem a se tornar menos produtivas. Se você está apenas começando, uma boa abordagem é agendar reuniões mais longas (por 1 hora) e passar para sessões mais curtas quando você se sentir bem. Por outro lado, agende tempo suficiente, para que você nunca se apresse através de suas reuniões de 1: 1. Quando os membros da equipe se sentirem que você está correndo, eles não se sentirão seguros para se abrir e falar sobre os difíceis problemas críticos. A duração da reunião também dependerá de quantas vezes você se encontra com a pessoa.
3. Colaborar na agenda. Você raramente teria uma reunião produtiva se nenhum dos participantes tiver um tópico para discutir. É por isso que é essencial colaborar e preparar pelo menos alguns itens da agenda antes da reunião. Pergunte a outro participante algumas horas / dias antes da reunião para pensar sobre o que ele quer falar. Ter um documento compartilhado, como um documento de reunião do Google Doc / Notion 1-on-1 que está vinculado ao evento de calendário, é muito útil colaborar facilmente na agenda 1-ON-1. Alguns dos tópicos comuns de reunião one-on-one podem ser:
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Durante 1: 1S
1. Ouça ativamente. Seu trabalho principal como gerente é ouvir e ajudar. Uma boa reunião one-on-one é quando você fala menos e ouça cuidadosamente a maior parte do tempo. One-on-ones não são como a maioria das outras reuniões. Passe algum tempo para entrar na mentalidade certa, conectar-se com a ajuda dos quebra-gelo e perguntas pessoais no começo para que vocês dois possam construir confiança e abrir. Mostre que você se importa ouvindo ativamente. Faça os seus únicos perspicaz, concentrando-se em seu colega e tente genuinamente entender o seu lado e aprender algo novo deles. Algumas dicas simples para ajudá-lo a ouvir ativamente:
- Evite olhar para o seu telefone ou computador a maior parte do tempo.
- Não tente preencher as lacunas silenciosas imediatamente.
- Não se esqueça de acompanhar os pontos críticos.
2. Tome notas. Quando você escreve notas, você mantém informações muito melhores, então você é capaz de tomar melhores decisões. Ter notas lhe dará um começo sólido antes da próxima conversa, você não vai esquecer de acompanhar pontos essenciais. Permitirá que você revise sua conversa anterior com essa pessoa e entenda como a pessoa progrediu ao longo do tempo. Notas também ajudam você a capturar os passos de ação que você concorda durante a reunião e acompanha-os mais tarde.Escrever e compartilhar notas com seus participantes mostra a importância das reuniões, exibe um compromisso público. Ele promove a responsabilidade por ambos os lados. Algumas pessoas preferem escrever notas manualmente, outras - no editor on-line ou no Google Docs. Tudo o que funciona melhor para você. Simplesmente não se esqueça de digitalizá-los mais tarde e compartilhar com o participante.
3. Mantenha a conversa casual. Não esqueça que este guia (e qualquer outro) é apenas uma recomendação. Não fique estritamente para qualquer modelo ou qualquer lista de perguntas. Cada equipe e situação é única, nunca esqueça que. Mantenha a conversa natural, à medida que flui. Quando você se concentra no membro da sua equipe, você entenderá o que a pessoa está preocupada com. Dessa forma, você saberá falar com ela / ele, o que discutir agora, e o que mais. Não transforme seus on-os em outro item para fazer que você perseguir em 30 minutos e verificar a sua lista de tarefas. Trate-o como um investimento valioso do seu tempo como gerente (e um dos mais importantes).
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Agenda de reunião 1: 1 típica
1. Aquecimento. É sempre ótimo começar a reunião com quebra-gelo e estabelecer conexões pessoais. Isso ajudaria você a conhecer melhor os membros da sua equipe e ajudá-lo a entender como a pessoa se sente agora. É importante para que você saiba se a pessoa precisaria de apoio ou empurrar, ou apenas para ser ouvido. Se a pessoa tiver seus tópicos para começar, geralmente é melhor priorizar e discutir primeiro. Sempre verifique isso antes de entrar em seus tópicos. Exemplo de perguntas:
- Como vai a vida? O que você fez neste final de semana?
- Qual é a sua prioridade esta semana?
- O que está segurando você de volta no trabalho agora?
- O que está indo bem? Quais são suas vitórias recentes??
- O que está em sua mente? Com o que você gostaria de começar?
2. Trabalho em equipe. Durante a primeira reunião one-on-one, certifique-se de explicar qual é o propósito dessas reuniões. Compartilhe detalhes sobre como sua equipe funciona e todas as informações importantes para saber começar a trabalhar bem juntos. Também pouparia muito tempo se você compartilhar seu estilo de gerenciamento de antemão e o que a pessoa deve esperar que você se comporte. Seu estilo de comunicação / trabalho pode ser bem familiar para outros membros da equipe, mas não para os novos. E certifique-se de perguntar o que a pessoa espera de você como gerente. Ouça atentamente aqui e anote - é melhor você incorporar esta informação no trabalho mais tarde ou discutir mais detalhadamente durante as futuras reuniões. Exemplo de perguntas:
3. Carreira e planos. Entender se sua equipe / organização ajuda a pessoa a crescer, qual é a preferência da pessoa, quais habilidades a pessoa precisa, ou quer melhorar. Os funcionários estão sempre pensando em suas carreiras, certifique-se de também entender seus planos e aspirações, para que você possa ajudá-los a alcançá-lo dentro de sua equipe. Exemplo de perguntas:
4. Pontos de discussão. Os pontos de discussão é a seção para você construir uma agenda específica para sua equipe e empresa. Discuta eventos e atividades recentes em sua organização, os destaques e lowlights, qualquer coisa que você sente é essencial para compartilhar com seu colega. Exemplo de perguntas:
Pontas
Evite transformar seus on-os nas atualizações de status. Muitas vezes é mais fácil ir ao seu gerenciamento de projetos ou ferramenta de rastreamento e verificar o status mais recente por conta própria. Também mostra que você, como gerente, não fez isso e não investiu nem mesmo uma pequena quantidade de tempo nisso.
Sempre comece com aquecimento e quebra-gelo no começo. Os warm-ups ajudaria você a conhecer melhor seus membros da equipe e ajudá-lo a entender, quais são seus hobbies, aspirações na vida, interesses, etc. É uma maneira eficaz de construir confiança e mostrar que você se importa com a pessoa.
Se reunir regularmente. Ter duas-três reuniões por ano não ajudará muito a se conhecer melhor e resolver problemas no prazo. Muitas coisas acontecem durante um longo período, e pequenos problemas podem se transformar em grandes problemas.
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