Como ser um secretário de organização

2. Reunir-se com o secretário de saída, se possível. Tê-lo ou dela lhe dê os minutos de encontros anteriores, correspondências, relatórios, ordens administrativas, etc.. Com qualquer sorte, estes já serão bem organizados e prontos para você levá-los - se não, leia o próximo passo.

3. Obter um armário ou uma maleta. Estes devem ser fornecidos pela sua organização, mas se não forem, a compra usada é um bom primeiro passo e uma excelente maneira de reduzir as despesas desnecessárias da sua parte ou por parte de sua organização. Existem muitos sistemas de arquivamento que podem ser empregados para documentos administrativos, como acompanhamento de minutos, estatuto dos estatutos e assim por diante sobre estes e determinar qual é o mais fácil de seguir e o mais barato para implementar e manter esse sistema. Se você recebeu os arquivos em uma bagunça desorganizada, não quer deixá-las dessa maneira para o próximo secretário quando seu mandato estiver concluído.

4. Aprenda que boas habilidades organizacionais tornam uma boa secretária. Se o escritório da sua organização não for bem organizado, isso é algo que deve ser abordado imediatamente. Use o Office para armazenar toda a documentação relevante e tentar empregar o mesmo sistema de arquivamento que você usou no seu arquivo.

5. Vá de pequeno para grande ao organizar arquivos e documentos.Comece arquivando toda a documentação relevante em um arquivo ou pasta, e organize todo o escritório e organização usando o mesmo sistema, mas em uma escala maior. Que tornará o escritório muito amigável e proporcionar muita paz de espírito para você e seu sucessor.

6. Desenvolver bons contatos e usá-los com sabedoria. Um comportamento simpático e profissional é muito importante para a secretária de uma organização. Você aprenderá muito rapidamente que a maioria das secretarias confia em uma rede intricada de amigos e contatos para realizar negócios do dia-a-dia.

Essas diretrizes seguem Robert`s "Regras de Ordem", Um dos melhores manuais de secretária mais conhecidos até hoje. É aconselhável que você procure este valioso recursos - muito disso é publicado na web de graça.

Sempre tenha um plano B ao organizar um evento, como você nunca sabe o que vai acontecer. Isso é particularmente importante se você estiver catering um evento ou esperando alto-falantes e / ou entretenimento para aparecer. Não há nada pior do que participar de um evento e ter um screw-up colossal ocorrido. Se catering não vai mostrar, é melhor você ter certeza de que entrou em contato com a pizzaria local antes do tempo e deu-lhes um heads up. (Nota: A pizzaria local provavelmente estará entre sua lista de contatos também).

Mantenha os membros informados sobre atividades, eventos e planos e assegurar que o público esteja ciente dos próximos eventos.

Lembre-se quando você está tentando organizar reuniões e eventos que organizam outras pessoas podem ser difíceis na melhor das hipóteses.

Ao tomar boas minutos de reunião e fornecendo estas em tempo hábil (uma reunião de uma hora deve ter 1-2 páginas de minutos no máximo, e estas devem ser submetidas ao grupo de feedback dentro de 5 dias úteis) garante que os membros da organização estejam em a `mesma página` e capaz de tomar uma ação mais eficaz mais cedo.

Sempre se comporte de uma maneira aparentemente e profissional.

Planejar com antecedência. É o papel do secretário coordenar eventos da empresa / organização. Você simplesmente não pode executar um evento em um horário de última hora. Se você precisar planejar algo de última hora, tornar o evento menos formal pode aliviar a pressão para seus convidados e por si mesmo.

Uma das funções mais importantes que uma secretária serve é se comunicar com seus membros e o público em geral.

Uma secretária garante que todos saibam quando uma determinada reunião é realizada. Eles também se certificam de que todos estão na reunião. Eles também digitam datas importantes para a organização ou empresa.

Mantenha arquivos, documentos, correio e dinheiro em um lugar seguro!