Como ser uma boa recepcionista
Todo escritório que se apresenta ao público de qualquer forma requer um rosto para atender o público.Embora uma excelente comunicação por telefone e por e-mail seja importante para a equipe da recepção, é a comunicação face a face que distingue uma recepcionista de um representante de atendimento ao cliente.Muitas vezes, quando uma pessoa (fornecedor, candidato, membro da comunidade) entra em seu local de trabalho, a primeira coisa que eles verão são as impressões recepcionistas e as primeiras são sempre importantes.
Passos
Parte 1 de 2:
Tendo as habilidades certas
1. Tem top-notch habilidades organizacionais. Recepcionistas são as pessoas que representam a face da empresa - são aquelas que os clientes primeiro falam com eles e as pessoas e colegas de trabalho vão para informações e planejamento de eventos. Além de fazer chamadas e direcionar os visitantes, eles geralmente lidam com clientes, organizam eventos, montarem reuniões, etc. Com todas essas responsabilidades, os recepcionistas precisam ser realmente organizados enquanto lidam com múltiplas demandas de uma só vez. Uma pessoa não dura muito tempo como uma recepcionista se ele não puder fazer malabarismos mais do que uma coisa de cada vez e lidar com eles de forma ordenada.
- Uma ótima maneira de se manter organizada é investir em um sistema de arquivamento que funciona melhor para você. É importante saber quais documentos e informações seu chefe, seus colegas de trabalho e seus clientes podem precisar. Mantenha todas essas informações em pastas separadas - seja elas no seu computador desktop ou na cópia impressa. Organize seu sistema de arquivamento de uma maneira que funcione melhor para você - se isso requer anotações pegajosas néon ligadas a tudo, então seja.
- Ser organizado também significa ser auto-motivado - você não precisa de mais ninguém para lhe dizer como fazer algo, ou mantê-lo no caminho certo. Se você for organizado, você saberá quais tarefas você precisa para completar todos os dias e quais tarefas são prioridades.
- Tem números de telefone acessíveis. (lotes e lotes) eu.E. Colegas de trabalho, empregadores, contratados, fornecedores, números de contato de emergência, etc. Você vai precisar de todos em um ponto ou outro. Mantenha os números de telefone organizados em um programa de computador Rolodex ou apropriado.
2. Tem algum conhecimento sobre a tecnologia sob o seu cinto. O número um dos recepcionistas de tecnologia tem que lidar é thetelephone - e todos os botões e linhas separadas que vem com. Habilidades de informática também são uma obrigação - a maioria dos recepcionistas tem que saber como usar o email e deve ser habilidoso no processamento de texto. Também é útil saber como criar planilhas, e use qualquer programa específico da indústria.
3. Ser confiável. Uma recepcionista é contada para homem a mesa em todos os momentos - reflete mal na empresa se ninguém pega o telefone, ou há uma linha de pessoas esperando para serem ajudadas. Tornar-se confiável uma prioridade - se o seu chefe sabe que você é confiável e está sempre lá para ajudar, você se torna indispensável.
4. Possuir Excelentes habilidades de audição. Uma grande parte de ser uma recepcionista está ouvindo as pessoas - se está no telefone, uma pergunta que um cliente está perguntando ou a informação está sendo retransmitida para você. Ser capaz de ouvir bem vai torná-lo mais eficiente - você será capaz de resolver problemas mais rapidamente quando entende o que a pessoa está pedindo a primeira vez, e você conectará os clientes à pessoa que estão tentando alcançar rapidamente.
5. Tome notas sobre tudo. Se um chefe lhe pede para fazer alguma coisa, tome notas sobre os detalhes. Se um cliente ligar, certifique-se de anotar suas informações (nome, informações de contato, o que eles querem, etc.) Notas são uma ótima maneira de permanecer organizado e lembrá-lo de todas as pequenas coisas que surgem durante o dia. Mantenha suas anotações em um bloco de notas e tê-lo com você em todos os momentos. Você ficará surpreso com o quão útil eles são, especialmente ao tentar lembrar o que a pessoa que ligou cinco horas atrás queria.
6. Atenda ao telefone educadamente com uma saudação padrão, como "Bom dia, obrigado por chamar nossa empresa, meu nome é ___, como posso ajudá-lo?Certifique-se de que o telefone seja atendido no primeiro ou segundo anel. Não é bom manter as pessoas em espera por mais de um minuto.(É mais longo do que você imagina.)
7. Cumprimentar o pessoal de entrega com o mesmo profissionalismo e polidez que qualquer outro visitante. Você pode ser obrigado a assinar entregas. Certifique-se de que sua assinatura é legível. O pessoal de entrega pode precisar de instruções onde deixar pacotes. Certifique-se de entrar em contato com os funcionários apropriados para tais assuntos.
8. Lidar com os clientes que chegam ao seu negócio com eficiência e polidez. Depois que os visitantes identificarem quem são e quem estão procurando, entre em contato com esse indivíduo e deixe-a saber quem está lá. Uma frase apropriada padrão é "Sr. Smith, Sr. Jones da Xyz Corporation está aqui para vê-lo por sua consulta de 2 horas." Sempre peça um primeiro e último nome e o nome da organização que eles são. É útil perguntar se eles têm uma consulta com o Sr. Smith. Sr. Smith lhe dará instruções sobre onde ter visitante esperar e por quanto tempo. Você pode então contar ao visitante "Sr. Smith estará com você em um momento." ou "Sr. Smith disse que ele está terminando uma reunião e estará com você em 5 minutos.Você pode ter um assento. Obrigada."
Parte 2 de 2:
Apresentando-se bem
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Ter uma atitude positiva. Como mencionado acima, os recepcionistas são o rosto de uma empresa - são que os clientes lidam com o primeiro, e as pessoas que respondem às perguntas de pessoas que não podem entrar no escritório. Ninguém quer ser recebido por uma expressão azeda e uma atitude mal-humorada. Faça uma prioridade para sempre ter um sorriso no rosto e uma personalidade alegre e otimista. Lembre-se de ficar paciente com clientes desafiadores, mesmo que eles entrem no seu último nervo.
- Até você vem contra um cliente desafiador, lembre-se de que você é um indivíduo forte e feliz. Diga a si mesmo que eles estão agindo de frustração, mas sabem que, contanto que você esteja tentando o seu melhor para acomodá-los, você não é o único a culpa. É melhor ser aquele que mantém sua cabeça do que aquele que explode e parece uma ornery, pessoa má.
2. Tenha uma saudação pronta. É sempre importante cumprimentar seus clientes de uma maneira amigável. Mesmo se você continuar o que você está fazendo antes de ajudá-los, é importante cumprimentá-los para que eles se sintam reconhecidos e saibam que você os ajudará em um momento.
3. Ser cortês. Seja respeitoso. Trate todos como se fossem a pessoa mais importante que entrou no escritório naquele dia. Este é o seu trabalho - ninguém se importa com como você ficou preso no trânsito esta manhã, como você arruinou sua nova bolsa, ou mesmo como você perdeu seu CD favorito. Deixe assuntos pessoais em casa. (Mesmo se você não respeitar sua mensagem ou a maneira como eles transmitem isso - FAKE) No geral, certifique-se de que a pessoa esteja totalmente relaxada e feliz em falar com você.
4. Vestido para impressionar. Você está representando um negócio, assim você deve vestir a parte. Investir em algumas roupas casuais de negócios. Alternativamente, se você é um recepcionista em um tipo específico de loja (como uma loja de roupas), você pode considerar vestir a parte comprando algumas das roupas da loja e usá-las. Tendem ao conservador, a menos que você trabalhe em algum lugar onde a moda, a moderação ou outros fatores são empurrados para a vanguarda.
Pontas
Lembre-se quem assina seu salário e respeitá-los em todos os momentos.
Seja bom para os gerentes, veja se você pode ajudá-los com tarefas adicionais durante o seu tempo livre.
O correio de manuseio é geralmente parte de um trabalho de recepção, descubra onde vai, quem trará, e quando, no seu primeiro dia.
Encontre alguém para pegar a mesa para quebras de banheiro, reuniões, feriados, almoços, etc. Desta forma você evita ter pessoas irritadas esperando por você quando você retornar.
Sempre estar disposto a aprender uma nova tarefa ou fazer uma tarefa mundana.Versatilidade vai um longo caminho.
Peça aos colegas de trabalho se precisarem de ajuda com qualquer coisa.Melhor fazer amigos ajudando do que inimigos reclamando.
Escreva mensagens em um livro duplicado e dê uma cópia para a pessoa que a mensagem é para.Ou usar um diário, o que é mais fácil de se referir, especialmente para recordar um nome ou número.
Mantenha o negócio pessoal longe da sua área - isso inclui chamadas telefônicas e e-mails.Departamentos de TI podem e irão tela de atividades de informática.
Mantenha sua aparência arrumada.
Sempre ser educado, mesmo com um cliente irritado.
Não ultrapasse suas fronteiras, abusando mal os equipamentos que foram colocados em seus cuidados para seus próprios benefícios pessoais.
Avisos
Nunca entregue em uma discussão com um chamador ou visitante.Encaminhe-os para um supervisor. No entanto, se não houver ninguém para fazer sua chamada sugerir deixar um correio de voz. Às vezes não há um gerente ou supervisor presente. Há apenas tanto que você pode fazer como recepcionista.
Nunca digas "Eu não faço xyz."Você estará fora de um trabalho mais rápido do que você chegar a Z.
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