Como aceitar uma carta de renúncia (com fotos)

Um dos aspectos mais desafiadores do gerenciamento de funcionários está lidando com a partida de um funcionário.Ter uma política de separação estruturada no lugar antes do tempo ajudará você a saber como aceitar uma carta de renúncia.Usando algumas habilidades básicas de gestão de negócios, você pode aprender a lidar adequadamente da decisão de um funcionário de renunciar à sua empresa de maneira amigável.

Passos

Parte 1 de 3:

Cuidar do negócio (detalhes administrativos)

1. Desenvolva um sistema lógico para lidar com letras de renúncia. Você aparecerá não profissional se você não tiver uma maneira clara e concisa de lidar com os funcionários de saída.

Pode ser benéfico ter pacotes de informações de separação genéricos para dar ao renunciando aos funcionários. Se eles vierem para você com sua renúncia, eles provavelmente vão querer falar com você sobre como fazer as etapas para fazer a transição de sua empresa ir tão suavemente quanto possível. Ofereça-lhes conselhos profissionais e mantenha um contorno estruturado para itens como pacotes de indenização, deixe os requisitos de aviso prévio, fornecimento de um endereço de encaminhamento para pagamento final e datas finais de emprego.

2. Determinar quando as contra-poço serão feitas. Cada resignação é diferente e envolve variando cenários factuais. Como empregador, você precisa determinar quando as contra-funcionários são aceitáveis e quando você simplesmente deixará o funcionário ir. Alguns empregadores têm uma política de nunca tentar manter um funcionário que aparentemente não quer estar lá. No entanto, uma política que permite que alguma negociação possa ser vantajosa, particularmente quando o funcionário é valioso para sua equipe.

Por exemplo, se o indivíduo que envia uma carta de resignação é um oficial de alta classificação ou executivo em sua empresa, você pode querer entender suas preocupações e corrigi-las para que o funcionário permaneça.

3. Rascunho de uma carta de resposta.Incluído no seu sistema de aceitação de resignação padrão deve ser uma carta de resposta.A carta deve afirmar que você se arrepende da perda do empregado, mas respeite e entende sua decisão.Informe-os da data em que você recebeu a carta e a data de seu dia final de trabalho.Seja cordial e desejo o seu funcionário de saída o melhor.

Uma carta de resposta da amostra pode ler:
"Caro [nome do empregado],
Recebi lentamente sua notificação de renúncia no [Aviso de resignação de data foi enviado].Sua renúncia foi aprovada e seu dia final de trabalho será [data do dia final de trabalho].Tem sido um prazer trabalhar com você e em nome de toda a empresa, eu quero desejar-lhe boa fortuna em todos os futuros empreendimentos.Por favor, direcione todas as perguntas para este escritório.Obrigado por seus muitos anos de serviço.
Sinceramente, [seu nome]."

4. Proteger informações comerciais confidenciais.Se a sua empresa deu um acesso individual aos cartões de crédito da empresa, contas bancárias, automóveis ou laptops ou outros equipamentos eletrônicos, assegure-se de que estes são devolvidos.Depois de partirem, elimine o acesso do funcionário ao escritório através de cartões de segurança e altere informações de logon do sistema.Proteger sua empresa e sua propriedade deve estar no topo da sua lista de prioridades ao considerar como aceitar uma carta de resignação.

Se os funcionários forem obrigados a assinar um contrato sem competição como parte do processo de contratação, revise este documento com o funcionário no momento em que aceitar sua renúncia.Isso garantirá que eles estejam plenamente conscientes de suas limitações na liberação de informações da empresa e contatando clientes ou associados da empresa.

5. Embrulhe as coisas.Se o funcionário da resignação estiver no meio de um projeto ou lidar, faça-os para terminá-lo.Se é impossível para eles completar sua carga de trabalho atual antes de partirem, faça-os para elaborar um relatório delineando o que foi feito e o que foi deixado desfeito.Deixe-os saber o que se espera deles antes de deixar a empresa.

Instrua o funcionário a fornecer uma lista de endereços de e-mail importantes, números de telefone e arquivos de computador para sua substituição.

Solicitar que o funcionário fornecesse um endereço de encaminhamento para suas declarações fiscais e pagamento final.

6. Estabelecer uma data final.Normalmente, as diretrizes de recursos humanos mandam que o funcionário fornece pelo menos duas semanas antes de resignar.No final das duas semanas, o funcionário é livre para sair.Com base no que você conhece a carga de trabalho atual do funcionário, você pode ou não solicitar estender esse prazo.As datas finais podem variar com a posição do empregado dentro das empresas, com mais responsabilidades terão que esperar mais antes de sair oficialmente a empresa do que funcionários de classificação e arquivos júnior.

Estados diferentes têm leis diferentes sobre o aviso. Por exemplo, em Kansas, um funcionário não precisa fornecer qualquer aviso quando ele ou ela sair. No entanto, alguns estados podem exigir aviso prévio. Certifique-se de verificar suas leis locais para garantir que a data final estabelecida seja válida.

7. Trabalhe na contratação de uma substituição.O caminho para substituir o funcionário que está saindo com outro funcionário deve começar imediatamente.Pesquise a lista da sua empresa para um candidato aceitável.Pergunte ao funcionário de saída para sugestões sobre quem eles acham que seria um bom ajuste para a posição.Se não existirem funcionários qualificados em sua empresa, abra o processo de contratação para candidatos externos.Localizar e treinar a substituição do funcionário de saída de maneira rápida e oportuna garantirá que a interrupção do fluxo de trabalho seja minimizada.

Se você pode contratar a substituição do funcionário que partem antes de sair, permita que eles treinem sob o funcionário de saída.Isso garantirá uma transição suave.

8. Realizar uma entrevista de saída.Uma entrevista de saída dá ao funcionário que partem uma chance de falar sobre sua experiência com você e expressar o que eles se sentiam trabalhados em seu departamento específico ou no negócio em geral.Incentive seu funcionário que partem a ser honesto em sua avaliação da empresa, seus colegas de trabalho e gestão durante a entrevista de saída.Ouça atentamente e use seus insights como uma oportunidade para aprender como você pode melhorar sua substituição e ajustar as expectativas para a pessoa assumindo a posição.

Não se esqueça de saber mais sobre por que o funcionário quer sair quando você conduz a entrevista de saída.Geralmente, haverá uma razão fornecida na carta de renúncia, mas é uma boa ideia mergulhar mais fundo no que poderia ser feito para fazer o funcionário ficar.

Parte 2 de 3:

Fazendo um contra-fim

1. Decida se você quer aceitar a renúncia do funcionário.Bargaining com um funcionário para ficar é geralmente uma boa idéia se você puder pagar, especialmente se eles têm muitos anos com a empresa, muito conhecimento institucional, e contatos valiosos que podem segui-lo para sua nova posição.

Imagem intitulada Aceitar uma carta de renúncia Passo 10

2. Descubra o máximo que puder sobre as razões do empregado para deixar a empresa.Use esta explicação para decidir se o empregado pode ser negociado com.Se o seu funcionário está saindo porque eles odeiam seu trabalho, não tente mantê-los por aí.No entanto, se eles estão saindo para buscar um trabalho melhor - com mais liberdade, pagamento melhor, ou mais prestígio - você pode considerar falando-os por isso fazendo um contraprocesso.

Imagem intitulada Aceite uma carta de renúncia Passo 11

3. Não atrase o inevitável.Muitas vezes, um contra -feração para manter um funcionário não os manterá em sua empresa a longo prazo.Pode haver razões além dos que admitiram em que os fazem querer deixar sua empresa.Isso não quer dizer que seu empregado esteja mentindo, mas eles podem realmente acreditar que sua posição atual vale a pena manter apenas dinheiro.Normalmente, os funcionários não estão saindo apenas devido ao tamanho de seu salário. Mantendo-os por aí é uma solução temporária melhor evitada.

4. Considere a mensagem que você está enviando.Se outros funcionários tiverem o vento do fato de que você fez um contra-fim para o seu funcionário renunciando, a fim de fazê-los ficar, os outros podem ver você tão desesperado para manter as pessoas de saltar o navio.Além disso, eles podem sentir que devem estar olhando para outras oportunidades de trabalho também, e ameaçam sair para obter um aumento ou promoção.

5. Não pressione o funcionário a ficar.Se a mente deles é inventada, você não ganhará nada inclinando-os para ficar.Não deprecie ou aumente dúvidas sobre a qualidade da empresa que seu funcionário de saída está se juntando.Se o empregado é menos seguro de sua decisão de renunciar, fazê-los se sentir estúpidos, culpados ou egoístas por desistir não são apenas não profissional e manipulador, mas não é em seus melhores interesses.Este comportamento dissimulado é impróprio de um líder.

Pressionar o funcionário para ficar é ruim para os dois e você.Sem resolver as razões subjacentes para a insatisfação do empregado, você está criando uma receita para mais tarde, quando decidem sair.

6. Seja honesto.Não prometa um funcionário renunciando novas responsabilidades ou uma mudança na cultura do escritório, se você não puder entregar nele.Essa mendacidade irá desnecessariamente amarminará seu funcionário de saída e deixá-los com um mau gosto em sua boca quando eles finalmente percebem que nada vai mudar.

Mesmo se você é bem intencionado, recue e pergunte o que é possível e o que não é possível no seu local de trabalho.Por exemplo, se o seu funcionário quiser um emprego já preenchido por outra pessoa e seria redundante criar uma posição idêntica, seja honesto e deixe que o empregado saiba que você não pode dar o que eles querem.

Parte 3 de 3:

Dizendo adeus e mostrando apreço

1. Mantenha sua compostura.Lidar com a renúncia profissionalmente.Isso é especialmente importante quando você é entregue a carta de renúncia pessoalmente e está recebendo o primeiro aviso da saída do empregado.Não reaja emocionalmente.Se você responder negativamente, o funcionário pode ficar ofendido e laxes em você ou seus colegas de trabalho.

Um funcionário azeda pode fazer as poucas semanas que permanecem na empresa um pesadelo.
Responder com tristeza, choque ou tristeza, enquanto compreensível, poderia tornar a situação ainda mais estressante e difícil para o funcionário da resignação.
Não adicione o estresse e o desconforto do empregado, pedindo-lhes para ficar (a menos que você ofereça um salário e benefícios melhorados).

2. Oferecer ao empregado uma carta de recomendação.Estes devem descrever com precisão o que as responsabilidades dos funcionários eram.Trabalhar com eles se eles desejarem detalhes em sua carta sobre o trabalho que fizeram para sua empresa, mas ser honesto e sincero.Mantenha suas cartas de recomendação breve e ao ponto.Se a empresa que recebe a carta tiver dúvidas, eles entrarão em contato com você.

Cartas de recomendação variam, mas uma forma padrão consiste em uma saudação ("querida so-e-so") - uma descrição de como você conhece o indivíduo resignando em que você descreve sua experiência trabalhando com ele e uma litania de qualidades que tornar o empregado atraente para você e, presumivelmente, para outro empregador.Declarar que o empregado continuará a se destacar em sua profissão escolhida.Forneça suas informações de contato no sopé da letra e sugira que, se o empregador prospectivo estiver interessado, você está disponível para falar mais sobre o empregado em questão.

Fornecer exemplos concretos para fazer backup de cada declaração de elogio que você faz.Por exemplo, você pode escrever: "John mostrou persistentemente a criatividade em resolver problemas de design."Então, você deve citar três ou quatro casos em que João resolveu criativamente os problemas de design acima mencionados.

3. Deixe a gangue saber.Enviar um memorando ou e-mail para os colegas de trabalho do funcionário que anunciam a renúncia.Deixe-os saber que o empregado em questão está saindo, e em nome da empresa você deseja que eles sejam bem em seus futuros empreendimentos.

Um e-mail de anúncio pode ler algo como ", é com profundo arrependimento de que devo informar que o nome do funcionário estará se movendo para outra posição.Seu último dia será o último dia do funcionário].Por favor, junte-se a mim em desejando-lhe bem em todos os futuros empreendimentos."

4. Celebrar a decisão do empregado.Mesmo que você esteja desapontado ao ver um bom trabalhador (e talvez até mesmo um bom amigo) sair, é importante que eles saibam seu trabalho e contribuições foram avaliados.Jogue uma festa de trabalho no final do último dia para que eles saibam.Se você não quer levar tempo de escritório longe de todos, providencie para que todos se encontrem para bebidas após o final do último dia de trabalho do empregado.Se você acha que um envio mais íntimo é apropriado, tenha um pequeno almoço de equipe no último dia do funcionário.

Imagem intitulada Aceite uma carta de renúncia Passo 19

5. Deixe a porta aberta.Estender a oportunidade para o funcionário para retornar se eles encontrarem seu novo empregador não funciona.Deixe-os saber que eles sempre terão uma casa no seu negócio.

Cultivando bons relacionamentos com funcionários de saída é um bom negócio.Quando os funcionários de saída sentem que seu trabalho foi apreciado e eles foram avaliados, eles agirão como embaixadores de boa vontade para sua empresa e recomendar sua empresa a outros potenciais funcionários e empresas parceiras ou agências.As conexões que seus funcionários ganham em sua próxima posição podem beneficiá-lo também, e eles podem enviar clientes ou outros funcionários em potencial do seu jeito.

Pontas

A maneira como você responde a uma renúncia de funcionários impacta diretamente como o resto de seus funcionários o vê e trata o funcionário de saída.Se você responder com Rancor, frustração, ressentimento e desapontamento, seus funcionários podem tratar mal o funcionário mal.Se você está desapontado ou exultante, eles estão saindo, aceitam a decisão do funcionário de renunciar com uma atitude positiva.

Sempre exigir que os funcionários enviem uma notificação por escrito de renúncia.Renúncias Verbais ("Eu parei!") Maior pode levar a reivindicações de demissão injusta pelos funcionários.