Como se comunicar claramente dentro do local de trabalho

Comunicação clara e eficaz é a chave para o sucesso no local de trabalho. É baseado em todos os e-mails, apresentação e reunião. Lutando para interagir com seu chefe, colegas de trabalho ou colegas pode causar ansiedade, e isso pode afetar adversamente o seu trabalho. Mas se você usar suas palavras bem, empregar linguagem corporal adequada e desenvolver sua autoconfiança, você vai desfrutar de ótimas habilidades de comunicação para o resto da sua carreira.

Passos

Método 1 de 3:
Usando suas palavras
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1. Falar claramente e assertivamente. Ao se envolver em conversas diretas com seus colegas de trabalho, use verbos ativos e linguagem simples para garantir que todos estão na mesma página.
  • Evite palavras de enchimento como "uh" ou "hum" e não murmurar.
  • Ser conciso. Embora possa ser tentador dizer coisas de uma maneira complexa de se tornar mais competente, ser muito mais respeitado pode obscurecer seu significado. Não deixe as coisas mais complicadas do que precisam ser.
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    2. Ouça seus colegas de trabalho. Boa comunicação é uma rua de duas vias. Pergunte as perguntas abertas (em vez de sim-ou-não) das pessoas com quem você trabalha e anote suas respostas. Acompanhá-los e permaneça envolvido em conversas em andamento.
  • Acompanhamento de perguntas abertas com perguntas mais diretas. Isso pode ajudar a garantir que você e seus colegas de trabalho estão entendendo um ao outro claramente.
  • Quando um colega de trabalho ou supervisor comunica algo complexo para você, tente repetir ou resumir os principais pontos de volta para eles. Isso irá ajudá-lo a ter certeza de que você entendeu o que eles estão tentando dizer a você.
  • Conversas pessoais podem fornecer uma boa base para interações mais confortáveis ​​sobre o trabalho. Seu chefe pode dizer-lhe que sua filha está participando de um torneio de futebol. Alguns dias depois, reserve o tempo para verificar como o torneio foi.
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    3. Evite fofocas. Sempre que você faz parte de um grupo de pessoas que conhecem coisas um sobre o outro, pode ser tentador falar sobre os outros por trás de suas costas. Isso só pode criar sentimentos negativos no local de trabalho, e quase certamente tornará mais difícil comunicar com seus colegas de trabalho de forma positiva. Se você ganhar uma reputação por ser uma fofoca, as pessoas vão parar de confiar em você e podem optar por evitar comunicar com você completamente. A comunicação deve ser sobre a construção de pontes entre as pessoas, em vez de quebrá-las.
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    4. Garantir a precisão para construir confiança. Aproveite o tempo para revisar sua escrita e verifique suas informações. Ortografia e erros gramaticais podem ser um sinal de preguiça ou falta de cuidado, enquanto erroneamente deturpar os fatos podem levar a resultados embaraçosos para você e seus colegas de trabalho. Se você desenvolver uma reputação de imprecisão, seus colegas de trabalho podem parar de confiar no seu trabalho.
  • Isso é especialmente importante para comunicações escritas e apresentações visuais. Quando os erros são escritos, eles são mais fáceis para o seu público pegar e mais para esquecer.
  • Se você estiver escrevendo uma mensagem ou documento realmente importante, pergunte a uma ou mais pessoas para revisar sua escrita e verificá-la por precisão.
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    5. Compartilhe informações que são específicas e orientadas para detalhes. Se você está escrevendo um email para o seu supervisor ou atualizando seu chefe sobre o status de sua última tarefa, seus colegas de trabalho querem acesso ao conhecimento mais atualizado e claro possível. Se seus colegas saberem, eles podem confiar em você para fornecer detalhes, eles virão a você primeiro com perguntas.
  • Pode ser difícil saber como é específico o suficiente. Tome uma olhada crítica para suas interações e pergunte a si mesmo se você está deixando seus colegas de trabalho com mais perguntas do que respostas. Não basta dizer que um projeto está indo bem. Em vez disso, informe seu gerente que você alcançou ou excedeu suas metas de venda e forneceu números exatos.
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    6. MANTENHA SEUS BRILHA DE COMUNICAÇÕES. O velho ditado que o tempo é dinheiro aplica-se a todas as organizações de lucro. Certifique-se de que suas comunicações faladas e escritas transmitem informações o mais rápido possível. Enquanto você deve compartilhar detalhes relevantes, faça isso sem fazer com que seus pares peneirem informações desnecessárias ou redundantes.
  • Pense no seu público e quem precisa de que informação. Seu chefe só pode estar interessado nos resultados da linha de fundo do seu trabalho, enquanto os colegas de trabalho ao seu próprio nível podem precisar saber os desafios que você se conheceu ao longo do caminho.
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    7. Responda a e-mails rapidamente. No local de trabalho de hoje, uma grande quantidade de comunicação ocorre via e-mail. Responda a e-mails dentro de um a dois dias úteis e não deixe sua caixa de entrada se apoderar. Se seus colegas de trabalho saberem, eles podem confiar em você para uma resposta rápida, terão mais chances de alcançar perguntas ou comentários.
  • Você também deve encontrar um sistema eficiente para responder a chamadas e correio de voz. Você não precisa estar disponível em todos os momentos ou devolver chamadas imediatamente. No entanto, você deve designar um tempo regular para lidar com comunicações telefônicas e ser consistente sobre isso.
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    8. Acompanhar conversas importantes por escrito. Se você tiver uma importante conversa relacionada ao trabalho pelo telefone ou pessoalmente, envie um e-mail de acompanhamento ou memorando. Dessa forma, você terá um registro escrito do que foi decidido ou discutido durante a conversa verbal.
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    9. Pergunte. Se você não entende alguma coisa, particularmente se é algo que pertence a fazer o seu trabalho, não hesite em pedir esclarecimento.
  • Por exemplo, se o seu chefe acabou de lhe dar uma tarefa complicada e você não tem certeza de que entende suas instruções, pergunte sobre as partes específicas do processo que você precisa de ajuda. E.G., "Você poderia me contar um pouco mais sobre o que eu preciso fazer depois de arquivar o relatório?"
    • Método 2 de 3:
    Usando seu corpo


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    1. Mantenha contato visual. Quando você está tendo uma conversa cara a cara com um colega, concentrando-se em seus olhos e cara é a melhor maneira de deixá-los saber que você está ouvindo. Se você estender seus oficiais esta cortesia, eles farão o mesmo por você.
    • Algumas pessoas podem achar difícil ou desconfortável olhar diretamente para os olhos dos outros. Tente praticar em amigos e familiares, ou focar em um lugar no rosto do seu colega de trabalho que é muito perto de seus olhos.
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    2. Manter uma boa postura. Slouching não apenas fecha seu corpo, mas também está associado a preguiça e desprofissionalismo. Tente rolar os ombros de volta algumas vezes e abrindo o peito quando estiver sentado e em pé. Você vai parecer mais acessível, e suas costas não vão doer tanto no final do dia de trabalho.]
  • Se você não tem certeza do que fazer com as mãos enquanto fala com outra pessoa, tente descansá-los confortavelmente no seu colo ou na mesa ou mesa na sua frente. Se você está de pé, tente apertá-los na sua frente.
  • Sempre quadrado seus ombros e enfrentar diretamente para a pessoa com quem você está se comunicando.
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    3. Ditch a eletrônica antes e durante reuniões pessoais. Se você está esperando por uma reunião para começar, considere anotando algumas notas em vez de enterrar seu nariz no seu telefone. Isso tornará fácil para você imediatamente envolver os outros em uma conversa quando entrarem na sala. Sempre mantenha sua atenção nas pessoas com quem você está se comunicando.
  • Não, em nenhuma circunstância, verifique sua eletrônica enquanto outras estão falando. Esta é a maneira mais rápida e fácil de desligar o respeito mútuo, e certamente afetará suas futuras interações com seus colegas de trabalho.
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    4. Sorria para incentivar a interação aberta. Sorrir vai fazer seus colegas se sentirem mais confortáveis ​​ao seu redor, e os psicólogos sugerem que isso faz você mais feliz no dia-a-dia. Enquanto você não deve colar um sorriso falso em seu rosto toda vez que você entrar no escritório, você pode sorrir quando você cumprimentar e agradecer às pessoas, ou quando eles perguntam como você está fazendo. Isso injetará a positividade e a abertura no seu local de trabalho.
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    5. Use linguagem corporal ativa ao ouvir. Aceno de cabeça e incline sua cabeça quando os outros estão falando para fornecer-lhes dicas visuais constantes que você está seguindo e engajada com o material. Você também pode tomar notas, certificando-se de olhar periodicamente do seu notebook.
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    6. Vestido para o sucesso. Enquanto todos têm direito ao seu próprio estilo pessoal, usar traje formal no trabalho pode levar a uma melhor comunicação entre os colegas de trabalho. Seus superiores, em particular, podem ser mais propensos a levá-lo a sério e interagir com você como igual se você estiver se vestindo com cuidado enquanto estiver no trabalho.
    • Método 3 de 3:
    Desenvolvendo confiança no trabalho
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    1. Olhe ao redor nos hábitos de trabalho dos outros. Um dos aspectos mais difíceis de estar confiante no trabalho é se sentir como se não estivesse medindo. Observe os colegas de trabalho ao seu nível e tome nota do que estão fazendo. Pergunte a si mesmo se você está colocando cuidados e esforço semelhantes em suas próprias tarefas.
    • Se você é, tranquilize-se de que você está fazendo o que precisa fazer para contribuir para o sucesso de sua organização.
    • Se você temer que você não está colocando esforço suficiente, selecione um modelo ou mentor entre seus colegas e modele seu desempenho de trabalho após o deles. Peça-lhes conselhos, se estiverem abertos a ele.
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    2. Acredite nos elogios que você recebe. A maioria dos supervisores não dão louvor livremente. Se eles estão lhe dando elogios para o seu trabalho, não duvide que eles sintam que você merece. Certifique-se de não diminuir o que você realizou, dando crédito a outra pessoa ou dizendo que a tarefa "não era tão difícil."
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    3. Faça uma lista de seus pontos fortes e sucessos. Escrevendo as coisas em que você se destaca vai lembrá-lo por que você foi oferecido seu trabalho em primeiro lugar. Isso também ajudará você a lembrar o que você tem para oferecer seus colegas. Estar armado com esse conhecimento tornará mais fácil para você interagir com eles como co-contribuintes para a missão da sua empresa.]
  • Faça um ponto de celebrar seus sucessos. Não precisa ser qualquer coisa elaborada. Você poderia se tratar com uma bebida com amigos ou uma boa sobremesa depois do trabalho, ou basta marcar a ocasião com uma nota positiva em sua revista ou calendário.
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    4. Faça uma lista diferente de suas fraquezas. É tão importante ser humilde sobre como você pode melhorar, pois é reconhecer suas capacidades. Se você está ciente das tarefas e habilidades que você acha desafiador, você pode abordá-los com uma sensação de preparação calma. Se seus colegas de trabalho vêem que você está autorizado com suas falhas, eles terão mais propensos a compartilhar feedback construtivo com você - e para elicitá-lo para que possam melhorar a si mesmos também!
  • Fale com seus colegas de trabalho sobre os objetivos que você está definindo para si mesmo. Você pode até pedir feedback sobre o seu progresso.
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    5. Aprenda com seus erros. Ao longo de sua carreira, é quase inevitável que você cometerá um erro ou terá um dia ruim. Em vez de habitar nesses erros, adicione-os à sua lista de futuros pontos para melhoria e visualizá-los como oportunidades de aprendizado.
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