4 maneiras de adaptar a maneira como você se comunica com diferentes situações

Para ser um comunicador eficaz, você tem que adaptar as coisas que você diz e escreve para caber diferentes contextos. Isso significa que você precisará ajustar seu estilo de comunicação para se adequar ao seu público. No local de trabalho, isso significa sair do seu caminho para ser claro, respeitoso e profissional. Se você está lidando com uma situação emocionalmente carregada, concentre-se em validar os sentimentos da outra pessoa, em vez de inserir suas próprias opiniões. Se você está se comunicando com um grande grupo de pessoas ou dando uma apresentação, você pode se adaptar aderindo a uma estrutura clara, enfatizando pontos-chave e trabalhando o público para manter sua energia e atenção.

Passos

Método 1 de 4:

Ajustando seu estilo de comunicação

1. Combine seu vocabulário para o público. É importante ser capaz de falar em diferentes registros, incluindo alguns que são formais e outros que são informais. No trabalho ou na sua vida profissional, é provavelmente importante que você apareça educado, experiente e polido. No entanto, seus amigos podem esperar ver um lado casual para sua personalidade. Alterando seu vocabulário para se adequar à situação pode ajudá-lo a se conectar melhor às pessoas.

Certifique-se de usar palavras que a outra pessoa entenderá.
Por exemplo, a palestra e a gíria podem ser apropriadas para conversar com os amigos, mas podem segurar sua carreira se você os usar no local de trabalho. Da mesma forma, usando palavras grandes e linguagem profissional no trabalho pode fazer você parecer mais inteligente, mas pode ser desligado e alienando se você usar essa linguagem com seus amigos.

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2. Espelhe a linguagem e gestos da pessoa com quem você está falando. Refletindo os maneirismos da pessoa podem ajudá-los a se sentir à vontade. Também faz você mais persuasivo. Você pode copiar seus gestos, postura ou escolha da palavra.

Imitar apenas alguns de seus gestos e escolhas de palavras. Se você fizer muito, então pode estar fora de colocação na pessoa.

Não espelhe uma pessoa quando não seria visto como apropriado. Por exemplo, se você é um homem conversando com uma mulher que está segurando uma bolsa, não é uma boa ideia segurar seu braço ao seu lado como se estivesse segurando uma bolsa.

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3. Varie seu tom para se encaixar na situação. Tom pode dizer muito ao ouvinte sobre a situação. Você pode usar um tom sério enquanto discute assuntos no local de trabalho, um tom encorajador enquanto avalia um funcionário ou um tom casual enquanto estiver com os amigos.

Quando você ajusta seu tom, certifique-se de que sua correspondência de comunicação não verbal e verbal, que mostrará sinceridade. Por exemplo, um tom firme e sério seria minado se você estivesse sorrindo e slouching. Um tom sério seria parecer melhor com um rosto severo e gestos limitados, enquanto um tom encorajador iria parecer bem com assentimento e gesticulação.

Método 2 de 4:

Lidando com funcionários e colegas de trabalho

1. Agende reuniões face-a-face para tópicos novos ou complicados. Vá com reuniões pessoais mesmo se você sentir que poderia abordar o tópico em um e-mail ou boletim informativo. Dessa forma, você dará às pessoas a oportunidade de fazer perguntas, e a chance de esclarecer quando necessário.

Por exemplo, você pode pensar que você pode explicar novas regras para quebras de funcionários corretamente por meio de um email ou postando as regras na breakroom.
Se você segurar uma reunião cara a cara com seus funcionários, no entanto, você pode ter certeza de que todos entendem as regras e podem ser responsabilizadas.

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2. Problemas de endereço com subordinados em reuniões one-on-one. Evite chamá-los na frente de outros funcionários, já que isso pode criar ressentimento. Os e-mails podem ser mal interpretados, por isso é melhor não tentar resolver problemas de funcionários dessa maneira,. Em vez disso, agende uma reunião onde você pode falar em particular.

Certifique-se de usar palavras que são compreendidas pelo indivíduo.

Abra a reunião com algo como "Frank, eu queria me encontrar com você para falar sobre algumas questões que vi em seu desempenho ultimamente, e como podemos trabalhar neles."Isso estabelecerá um tom firme, mas voltado para a frente, em vez de um excessivamente crítico.

Escreva um resumo da reunião depois e envie um e-mail para todos os envolvidos. Isso adiciona outro nível de clareza à comunicação.

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3. Use a mídia social profissionalmente. Evite queixas pessoais ou informações confidenciais sobre o trabalho via mídia social. Em suma, mantenha as coisas profissionais. Se você normalmente usa a mídia social apenas para se conectar com os amigos, isso pode significar mudar o tom e o conteúdo de suas postagens.

Mantenha os postos de mídia social no local de trabalho positivo e conciso: "Hey Seattle, venha para o desporto de Tom por 20% de desconto em todos os equipamentos hoje!"

Se você interagir com colegas de trabalho, funcionários ou clientes via mídia social, dirija-se de ataques pessoais, ventilação, reclamações e imagens inadequadas.

Suponha que qualquer coisa que você postar on-line pode ser vista pelo público.

Muitas pessoas gostam de manter contas de mídia social separadas - uma para uso pessoal e um para uso profissional.

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4. Revise o que você quer transmitir se você não estiver se comunicando pessoalmente. Leia sobre um e-mail ou texto antes de atingir "Enviar."FF você tem que falar com alguém pelo telefone, anote algumas notas sobre o que você quer dizer, antes de fazer a ligação. Comunicação que não ocorre cara a cara pode ser difícil de interpretar, porque você não tem pistas de contexto como tons e expressões faciais. Certifique-se de estar completamente claro:

Se você estiver escrevendo no local de trabalho, coloque o ponto principal do seu email na linha de assunto ou se em um texto, coloque-o no topo. O destinatário apreciará você salvando seu tempo sendo direto.

Use a linha de assunto de e-mail cuidadosamente. Evite assuntos vagos ou óbvios, como "mensagem sobre o trabalho."Em vez disso, use títulos específicos como" encontro com Bill Wyman em 16 de novembro!"

Se você está falando ao telefone, use cutas verbais claras como "Então, Natasha, a razão pela qual estou chamando é falar sobre as figuras de vendas em declínio" e "Andre, quero ter certeza de que entenda. Você poderia passar pelo campo novamente?"

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5. Reserve tempo para uma pequena conversa, se você é introvertido. Saia do seu caminho para usar uma conversa pequena, para que as pessoas se sintam familiares e confortáveis conversando com você em qualquer contexto. Mesmo se você é uma conversa introvertida e pequena não vem naturalmente para você, não é difícil encontrar maneiras de conversar neutro com pessoas.

Atenha-se a tópicos neutros, não controversos. Por exemplo, você poderia falar sobre programas de televisão populares, alimentos, ou aquela antiga espera, o tempo.

Por exemplo, tente algo como "Ei, o que você achou desse último episódio do jogo de tronos??"

Se você estiver em uma posição superior ou de gerenciamento, usar pequenas conversas ajudará seus funcionários a sentir que você pode se relacionar com eles e é acessível. Usando uma conversa pequena para conversar com um gerente ou chefe ajuda a estabelecer um vínculo, tornando mais fácil falar sobre assuntos mais complexos ou sérios mais tarde.

Método 3 de 4:

Lidando com situações emocionalmente carregadas

1. Use declarações "i" em vez de "você". Reformule as coisas que você quer dizer a que eles se concentram em como você se sente ou pensa, em vez do que outra pessoa fez. Isso os impedirá de se sentir atacado. Por exemplo:

No trabalho, você poderia dizer algo como "Eu me lembro de aprender isso como um novo funcionário" em vez de "você não está entendendo como isso funciona."
Da mesma forma, evite dizer a um amigo "Você fica chateado com facilidade."Em vez disso, diga algo como" Eu sinto que é algo que você realmente se importa."

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2. Bond com quem está chateado. Mesmo que uma pessoa esteja fazendo você chateado, ou você está apenas tentando ser um mediador entre duas partes, faça tudo o que puder para encontrar terreno comum em situações emocionais. Se a situação é emocionalmente carregada, forjando títulos ajuda a impedir que as pessoas se sentem sob ataque. Isso também pode impedir que uma pessoa indo na defensiva.

Parceria de estresse na maneira como você frase coisas. Por exemplo, use frases como "nós podemos fazer isso," ou "estamos nisso juntos."

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3. Mostrar empatia pela outra pessoa, em vez de críticas. Às vezes, quando as pessoas estão chateadas, elas precisam desabafar e para alguém apenas ouvi-las. Mostre que você tira suas preocupações a sério e está disposto a tentar entender o que está acontecendo. Isso significa que você terá que se adaptar a maneira como se comunica, para se concentrar mais em refletir o que a outra pessoa está dizendo.

Tente dizer coisas como "Eu definitivamente estou ouvindo porque você está chateado," ou "você estava certo, isso seria irritante para ninguém."

Evite dizer coisas como "você não deveria estar realmente chateado com isso" ou "Eu não entendo porque isso está incomodando você", mesmo que seja assim que você realmente se sente.

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4. Saia do seu caminho para mostrar respeito. Desde uma situação emocionalmente carregada exige que você reconheça o valor e valor de outras pessoas, para que eles não sejam impotentes ou invalidados. Compartilhar declarações que expressam o que os outros fizeram bem, ou os direitos e poderes que eles têm, como:

"Você realmente está trabalhando duro com isso, não você?"

"Eu acho que você tem manipulado isso com muita paciência."

Método 4 de 4:

Comunicando-se com grandes grupos

1. Adapte sua apresentação para se adequar ao seu público. É importante conhecer seu público para que você possa moldar sua mensagem para se encaixar. Você deve saber quem estará na platéia, um pouco sobre o seu passado, e por que eles estão participando da sua apresentação. Quanto mais informações você tiver, melhor você pode moldar sua apresentação.

Por exemplo, se você estiver apresentando um grupo de executivos que estão acima de você na hierarquia da empresa, sua linguagem deve ser profissional e polida, com piadas ou gíria deixada de fora. No entanto, você pode incluir piadas, gíria e linguagem simples, se você está falando com um grupo abaixo de você, pois isso pode ajudar a aliviar qualquer tensão na sala.
Esteja ciente do fundo das pessoas na platéia para garantir que você não use linguagem ou exemplos que sejam ofensivos.

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2. Mapear o que você quer dizer. Para se comunicar claramente com um grupo grande, você precisa de um plano para o que dizer, ao contrário de quando você está tendo uma conversa informal com algumas pessoas. Caso contrário, você arriscará perder a atenção de seus ouvintes. Planeje fora:

Os principais pontos que você quer enfatizar. Por exemplo, se você estiver apresentando a nova estratégia de vendas de 3 pontos da sua empresa, planeje obter um pouco mais alto quando você mencionar cada ponto pela primeira vez.

Momentos em que você pode desacelerar (como introduzir informações novas ou complicadas).

Lugares naturais em sua palestra quando você pode pausar, como depois de introduzir cada ponto de uma estratégia de vendas de três pontos. Isso dá tempo para as informações afundarem.

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3. Pontos de chave de sinalização na sua palestra. Use frases-chave para ajudar a delinear os principais pontos da sua palestra. Pode ser difícil seguir apresentações orais, mas esses "sinalistas" ajudam seu público a acompanhar. Boas frases para desenhar incluem:

"Se movendo..." (Para introduzir um novo ponto).

"Como afirmei anteriormente,...." (para lembrar a audiência do seu ponto principal).

"Para embrulhar as coisas...." (Para que eles saibam que você está se aproximando do final).

Diga às pessoas quando você vai responder a perguntas. Você poderia dizer, "Por favor, salve suas perguntas até o final, e eu vou ter certeza de que eles estão respondidos."

Adaptar a maneira como você se comunica a diferentes situações Etapa 16

4. Crie AIDS Visual para enfatizar pontos-chave. Montar uma apresentação de slides simples. Use a apresentação de slides como uma maneira de enfatizar pontos-chave, para não explicá-los em detalhes. Caso contrário, seu público só vai olhar para os slides em vez de prestar atenção ao que você está dizendo.

Use apenas uma pequena quantidade de texto ou material visual por slide. Por exemplo, se você estiver descrevendo três gols para o próximo ano da sua organização, faça um slide que diz "Objetivo 1: Boost Sócio 10%."

Isso é informação suficiente para lembrar a audiência do ponto que você quer fazer, mas não tanto que eles vão parar de prestar atenção.

Adaptar a maneira como você se comunica a diferentes situações Etapa 17

5. Interaja com seu público. Inclua pausas em sua apresentação, perguntando e encorajando as pessoas a pedir perguntas, se precisarem de esclarecimentos sobre qualquer apresentação. Você também pode abordar as pessoas na platéia diretamente, por nome ou olhando-os nos olhos. Isso ajuda a tornar a apresentação mais envolvente, mantém a atenção do público e aumenta a quantidade de informações que tiram da sua palestra.

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Como adaptar a maneira como você se comunica com diferentes situações

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