Como contestar uma carta de fatura (com fotos)

Se você possui uma pequena empresa, você está acostumado a receber faturas de fornecedores ou outros de quem você compra bens ou serviços. Como indivíduo privado, você também pode receber faturas se, por exemplo, você está tendo renovações para sua casa. Normalmente, essas faturas são precisas e você paga o valor devido. Mas às vezes você recebe uma fatura que não está correta - talvez esteja cobrando mais do que o valor que você concordou, ou inclui bens ou serviços que você não recebeu. Se você precisar contestar uma fatura, fazê-lo o mais rápido possível é a chave para manter o Goodwill que você construiu com o fornecedor e assegurando as negociações mais suaves no futuro.

Passos

Parte 1 de 3:

Avaliando o problema

1. Revise a fatura que você recebeu de perto. Mesmo se você não tiver dúvidas, a fatura está incorreta, olhe por cima e verifique se você está lendo corretamente.

Se você tiver faturas anteriores da mesma empresa, compare com a fatura atual e observe quaisquer diferenças. Estes poderiam ajudar a revelar a fonte do problema. Por exemplo, a empresa pode ter falhado em observar o pagamento para a fatura anterior e incluiu os dois totais na fatura atual. Nesse caso, fornecer prova de pagamento esperançosamente resolver a questão.

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2. Verifique seus livros ou outros registros. Compare a fatura aos seus próprios registros para calcular o valor da discrepância.

Por exemplo, se a empresa está reivindicando que você não pagou uma fatura, você deve incluir uma cópia da verificação cancelada que enviada como pagamento. Quaisquer outros documentos que você tenha, como confirmações de e-mail geradas automaticamente ou declarações bancárias, mostrando o pagamento cancelado, também pode ser útil para provar sua posição.

3. Revise seu contrato. Se você tem um contrato por escrito com a empresa que enviou a fatura, verifique o contrato para descobrir o método acordado de resolver disputas.

O pagamento é contingente ao seu recebimento dos bens ou serviços em uma forma consistente com o contrato. Se a empresa estiver cobrando por bens ou serviços, você não recebeu, você não deve o pagamento sob o contrato.

Seu contrato também pode incluir prazos para fornecer notificação de uma fatura disputada. Por exemplo, seu contrato pode dizer "Todas as faturas são consideradas corretas e aceitas se o fornecedor não for notificado de uma disputa dentro de 10 dias de recebimento."

4. Ligue para a empresa. Antes de escrever uma carta formal para a empresa, ligue para o número de contato listado na fatura para descartar o erro simples.

Seja calmo e cortês no telefone, e indique que você tem uma pergunta sobre a fatura que você recebeu. Permita que o representante da empresa explique a fatura para você. Se você contestar qualquer uma de suas informações, diga a ela que a quantia que ela declarou não corresponde aos seus registros.

Tenha em mente que a disputa poderia ser um simples erro clerical ou um dígito ou ponto decimal errado. Se o erro puder ser corrigido pelo telefone, peça à pessoa com quem você está falando para enviar uma fatura corrigida.

Se você chegar a qualquer resolução pelo telefone, envie imediatamente uma carta escrita para a empresa confirmando o contrato alcançado pelo telefone. Não confie em nenhuma declaração ou acordos feitos até que você tenha escrito confirmação do Contrato, ou tenha recebido uma fatura corrigida.

5. Reúna evidência para apoiar sua reivindicação. Se você tiver algum recibo ou outros registros que faça o backup de sua contenda de que a fatura está incorreta, faça cópias para enviar para a outra empresa.

Por exemplo, suponha que a empresa estivesse cobrando você por 45 unidades, mas você só recebeu 20 unidades. Os recibos de embalagem que você tem para as 20 unidades apoiariam sua posição.

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6. Pesquise a empresa. Se você não trabalhou com a empresa há muito tempo, pode valer a pena descobrir se outros clientes ou empresas tiveram problemas semelhantes.

Por exemplo, você pode verificar com o Melhor Business Bureau, que campos reclamações de consumidores e outras empresas. Se os outros tiveram problemas semelhantes, descobrem se e como eles foram capazes de resolver sua disputa.

Parte 2 de 3:

Escrevendo sua carta

1. Use o formato comercial adequado. Imprima sua carta no papel timbrado da empresa, se possível, e formate sua carta apropriadamente.

Se você é um indivíduo privado, você pode fazer seu próprio papel timbrado profissional usando um dos modelos disponíveis na maioria dos aplicativos de processamento de texto.
Você normalmente pode encontrar modelos on-line ou dentro de um aplicativo de processamento de texto que permitirá que você crie rapidamente sua carta inserindo as informações aplicáveis em campos pré-formatados.
Inclua a data da carta e os métodos pelos quais você está enviando - especialmente se você estiver enviando duplicatas da carta usando diferentes métodos.
Para a linha de assunto da carta, resumir o objetivo da letra e referência a data da fatura, o número de referência da empresa na fatura ou ambos. Por exemplo, você pode escrever: "Assunto: Disputa da fatura 99537, datada de 7 de outubro de 2015."

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2. Reconhecer o recebimento da fatura. Comece sua carta identificando a fatura que você está escrevendo e agradecendo a empresa por enviar.

Se você contestar toda a fatura, basta afirmar que contestar a fatura em sua totalidade, continue com as razões da sua disputa.

Se alguma parte do valor da fatura não estiver em disputa, você pode querer ir em frente e enviar um pagamento por esse valor. Se você está fazendo isso, deixe-os saber na frente.

Por exemplo, você pode escrever: "Eu estou no recebimento da sua fatura datada de 7 de outubro de 2015 e obrigado pelo mesmo. Fechado por favor, encontre um cheque por US $ 157.49 como pagamento integral do valor indiscutível devido."

Quando você assina seu cheque, endossa-o usando o texto, como "Este cheque é o pagamento integralmente e é a satisfação completa e final da [fatura]." Identifique a fatura usando a data em que foi faturada ou o número de referência fornecido. Se a empresa descontar ou depósita seu cheque, o valor foi aceito como pagamento integral.

Fazer isso pode resolver a disputa, porque se você é mais tarde para o valor restante que você disputa, você pode aumentar o endosso como uma defesa afirmativa.

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3. Explique a base da sua disputa. Se você anexar qualquer documento para suportar sua reivindicação, consulte-os dentro do corpo da letra e anexe uma cópia.

Ser breve e manter os fatos. Você também deve se abster de fazer qualquer acusação ou inferir que a empresa está tentando enganá-lo de alguma forma. Simplesmente tratar o assunto como um erro simples que pode ser facilmente corrigido - mesmo se você tiver motivos para acreditar que não é o caso.

Se a empresa estiver enviando uma fatura para mercadorias que ainda não foram entregues, forneça essa razão e declarar que você pagará pelas mercadorias quando forem recebidas.

4. Mencione qualquer chamada telefônica ou outras conversas que você tivesse. Se você conversou com quaisquer funcionários da empresa, ou a pessoa a quem você está se dirigindo a carta, sua carta deve se dirigir a seguir essas conversas.

Por exemplo, você pode escrever: "Eu falei com Sharon em seu escritório de contas a receber em 8 de outubro, e ela indicou que eu deveria chegar a você sobre esse problema." Mesmo se você foi informado de que a fatura estava correta e não houve erro, não fornecesse essa informação dentro da letra - só dá à pessoa a capacidade de se esconder atrás do empregado com quem você já falou em vez de olhar para o importa pessoalmente.

Se você fosse incapaz de alcançar alguém, você também deve mencionar isso e continuar com a atitude de que provavelmente é apenas um erro simples ou mal-entendido.

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5. Solicite a empresa tome medidas para corrigir o problema. Depois de descrever sua disputa com a fatura, lista específicas sobre como você gostaria que o problema resolvesse e fornecesse a empresa um prazo responder.

Dê a empresa um período de tempo razoável para resolver o problema - uma semana a 10 dias do recebimento da sua carta deve ser suficiente.

Neste ponto, você não precisa ameaçar que tomará qualquer ação específica se o assunto não for resolvido a seu favor. É o suficiente para simplesmente dizer que você vai buscar outras opções se o seu prazo não for cumprido.

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6. Assinar a letra. Conclua sua carta em uma nota firme, mas cordial e inclua seu nome impresso, sua posição dentro de sua empresa e informações de contato direto.

Certifique-se de ler sobre ele e verificá-lo para erros de digitação ou outros erros antes de imprimir e assinar. Verifique novamente qualquer número ou cálculos contra seus registros.

Na parte inferior da sua carta, liste os documentos que você está conectando para suportar sua posição.

Depois de finalizar e assinar sua carta, faça pelo menos uma cópia para seus registros antes de enviá-lo para a empresa.

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7. Envie sua carta. Depois de assinar sua carta, envie-a junto com quaisquer compartimentos o mais rápido possível depois de receber a fatura.

Embora normalmente você tenha 30 dias para notificar uma empresa de uma disputa, em alguns casos você tem muito menos tempo. Por exemplo, estados como Delaware exigem aviso de disputa de uma fatura de construção dentro de 7 dias de recebimento ou a fatura é legalmente considerada aceita para o montante listado na fatura.

Você pode querer enviar a carta via fax ou e-mail também. Se você planeja enviá-lo usando vários métodos, verifique se isso é notado na letra, pois provavelmente será recebido por último.

Considere o uso de correio certificado ou um serviço de entrega privada, como Fedex ou UPS, para que você tenha comprovante quando a empresa recebeu sua carta.

Parte 3 de 3:

Tirando mais ação

1. Acompanhamento após o seu prazo. Se você deu à empresa um prazo para resolver o problema e não ouviu de ninguém nessa data, fique a ele chamando para acompanhar naquele dia.

Dependendo da gravidade da discrepância, você pode querer considerar a fim de terminar seu relacionamento com a empresa se eles não estiverem dispostos a trabalhar com você para resolver a disputa.
Se, por outro lado, você ouviu falar da empresa e eles não estão dispostos a comprometer o assunto e insistir a fatura está correta, você pode ter que buscar outros meios para resolver o problema.

2. Considere a contratação de um advogado. Se a empresa se recusar a lidar com você, ou se você não receber qualquer resposta à sua carta, um advogado pode ser capaz de obter um resultado melhor para você.

Um advogado também pode aconselhá-lo de suas opções legais caso a outra empresa tenha você pelo valor contestado.

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3. Entre em contato com a placa ou agência de licenciamento de estado. Se o indivíduo ou empresa que a faturada for regulada ou licenciada por uma agência estatal, essa agência pode ter procedimentos em vigor para resolver disputas semelhantes às suas.

Por exemplo, se você é um proprietário e ter uma disputa sobre uma fatura que recebeu do contratante geral que trabalhou em reformas para sua casa, talvez seja capaz de apresentar uma reclamação com a placa do contratante de construção do seu estado. Observe que alguns estados como Oregon exigem que você forneça aviso prévio por escrito ao contratante especificamente declarando sua intenção de apresentar uma reclamação com a placa, pelo menos 30 dias antes de apresentar a reclamação.

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4. Envie outra letra. O conteúdo da sua segunda letra varia dependendo da resposta que você recebeu do seu primeiro, mas geralmente deve seguir o mesmo formato com um tom mais forte e mais firme.

Referenciar sua carta anterior e quaisquer conversas ou correspondência que você teve com a empresa no provisório e reitera sua posição e quaisquer documentos que você anexasse à letra original.

Se você tiver um contrato por escrito, referência aos métodos discutidos no contrato para resolver disputas e indicar sua disposição de cumprir esses termos.

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5. Sugerir mediação. Especialmente se você tiver um contrato escrito que inclua uma cláusula de mediação, considere usar um mediador neutro e terceiro para ajudá-lo a chegar a um compromisso.

A mediação oferece uma maneira mais rápida e mais cara de resolver uma disputa em comparação com um processo, incentivando você a encontrar uma solução que funcione para ambas as partes.

Dependendo do contexto da sua disputa de fatura, você poderá encontrar serviços de mediação gratuitamente. Por exemplo, a Comissão de Melhoria da Casa Maryland oferece um programa de mediação gratuito para proprietários de proprietários e empreiteiros de construção.

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