Como criar um recebimento de doação: 13 etapas (com fotos)

Como as doações de caridade são dedutíveis fiscais para o doador e reportável pela organização sem fins lucrativos, um recibo de doação deve incluir informações específicas sobre o valor da doação e o que o doador recebeu em troca. O IRS fornece diretrizes para o que deve ser incluído nesses recibos, embora não específicos formas - se você tiver dúvidas sobre a lei fiscal, você deve consultar o site do IRS ou um advogado fiscal. No entanto, as instituições de caridade podem criar um novo recebimento de doações no computador ou manualmente para emitir para os doadores.

Passos

Parte 1 de 2:

Criando um recebimento

1. Escolha um formulário. O recibo não precisa ser nenhum estilo particular. Isto é, pode ser uma carta, um cartão postal, um e-mail ou um formulário que você preenche e entrega para o doador, por exemplo. Quanto tempo inclui as informações apropriadas, cumprirá o propósito de um recebimento de doações.

2. Inclua seu nome e seu status. Um dos itens mais importantes para incluir em sua doação é o nome da sua instituição de caridade. Além disso, você precisa reconhecer que você é um sem fins lucrativos, o que significa que tem status de 501C3 sob o governo federal.

3. Incluir o nome do doador. Você deve incluir o nome do doador no recibo para ser válido. Peça o nome quando a doação é dada, se não for fornecida em uma verificação ou outra declaração.

4. Adicionar informações sobre a doação. Você precisará incluir a data em que a doação foi feita, bem como a quantidade da doação. Se a doação não estava em dinheiro, você precisa adicionar uma descrição da doação, como "Camisas de cinco homens" ou "assento de amor de couro preto." Você não deve especificar um valor se a contribuição não era dinheiro - essa tarefa é até o doador.

Por exemplo, se o seu doador deu seus novos computadores de caridade, sua descrição poderia dizer "O doador John Doe fez quatro computadores desktop. Os computadores são novos neste ano." Você também deve incluir a marca e tipo de computadores.

Se a doação é um veículo, você deve incluir o número VIN.

5. Declarar se o doador recebeu mercadorias em troca da doação. O IRS faz uma distinção entre doações feitos sem retribuição e doações feitas que recebem bens ou serviços em troca. Esta distinção é feita porque apenas o valor que excede os bens ou serviços é considerado dedutível de imposto.

Por exemplo, se alguém doou dinheiro e em troca, ela participou de um jantar de caridade, que é considerado bens ou serviços. Nesse caso, você precisa fornecer uma descrição do que recebeu e aproximadamente quanto esses bens ou serviços valem.

No entanto, se alguém apenas deu computadores e não recebesse nada em troca, isso significa que ele fez isso puramente por doação. Nesse caso, você precisa afirmar que o doador não recebeu bens ou serviços em troca da doação.

Alguns bens são considerados insubstanciais e não se qualificam como bons ou serviços. O IRS tem leis específicas sobre esses itens, mas em geral, itens como canetas ou canecas baratas com o logotipo da sua instituição de sua caridade, não contam como bens ou serviços que devem ser declarados.

Se os únicos benefícios recebidos são intangíveis e de natureza religiosa, você precisa fazer uma declaração transmitindo essa informação.

6. Inclua informações extras para veículos acima de US $ 500. Doações de veículos exigem mais algumas declarações de você, especialmente se você se virar e vender o veículo. Se o veículo estiver entre US $ 250 e US $ 500, você poderá usar o recebimento de doação padrão.

Se o veículo for vendido, você precisará da data em que o veículo foi vendido, bem como os lucros brutos que você fez da venda. Você também precisará declarar que vendeu o veículo sob a transação de comprimento de braço que foi feita entre duas partes não relacionadas. Finalmente, você precisa dizer ao doador que a dedução que ela assume seus impostos não pode ser mais do que os lucros brutos que você fez da venda.

Se você mantiver o veículo, precisará declarar que pretende manter o veículo para usar por um longo período de tempo, bem como como você pretende usá-lo. O IRS chama isso "Uso de intervenção significativo," e significa que você planeja usar o veículo extensivamente quando é doado. Você também precisará dizer quanto tempo você irá usá-lo e certificar que não venderá o veículo antes da data em que você.

7. Adicione uma declaração de divulgação, se necessário. Estados diferentes têm diferentes leis regulando organizações sem fins lucrativos no estado. Alguns estados exigem que você inclua uma declaração de divulgação ao escrever letras ou recibos de confirmação. O que é incluído nessa divulgação varia de acordo com o estado, mas muitos sites legais listam os requisitos.

Por exemplo, as organizações sem fins lucrativos da Virginia são necessárias para afirmar que o doador pode receber uma demonstração financeira sobre a organização sem fins lucrativos do Estado do Conselho de Assuntos do Consumidor no Departamento de Agricultura e Serviços ao Consumidor, p.O. Caixa 1163, Richmond, VA 23218.

8. Assinar o formulário. É importante que alguém da organização assine o formulário. Que reconhece que a caridade criou o documento e assinou a doação.

9. Separar a carta de agradecimento. Se você também está incluindo uma carta de agradecimento, é uma boa ideia enviá-la separadamente do recebimento da doação. O recibo de doação é criado para fins fiscais, enquanto a carta de agradecimento reconhece a contribuição do doador para a organização. Você pode enviá-los no mesmo envelope, mas eles devem pelo menos estar em folhas separadas de papel. Seu doador pode querer exibir a carta de agradecimento sem divulgar o quanto ela doou.

10. Mantenha uma cópia. Se acontecer de você escrever o recibo com a mão ou criá-lo de forma que você não tenha uma cópia salva no computador, mantenha uma cópia do recebimento. Você pode fazer uma fotocópia ou digitalizá-lo no computador, por exemplo. Você precisará para fins fiscais mais tarde. Algumas organizações usam livros de recibo que automaticamente fazem uma cópia de carbono do recibo.

Parte 2 de 2:

Entendendo a lei em torno de recibos de doação

1. Dê um recibo se possível para uma doação acima de US $ 250. Para fazer uma reivindicação sobre impostos acima de US $ 250, o doador deve ter um reconhecimento escrito de você, a caridade. Embora você não seja obrigado por lei a fornecer, você constrói boa vontade com seus doadores, fornecendo-o.

Os doadores podem fazer reivindicações sobre seus impostos para doações abaixo de US $ 250 com uma declaração bancária para mostrar que fizeram a doação.

2. Dê um recibo para uma doação de US $ 75 que compre bens ou serviços. Se você fornecer um bom ou serviço em troca de uma doação de US $ 75 ou mais, é necessário fornecer um recibo ao doador. Isso significa que, se o doador paga US $ 75 e receber um calendário ou um jantar, por exemplo, você deve fornecer um recibo em Lei.

3. Fornecer recibos mediante solicitação. Os doadores não podem reivindicar doações acima de US $ 250 em seus impostos sem um recibo escrito da caridade. Além disso, alguns doadores se sentem melhor tendo o recebimento de doações abaixo de US $ 250 e, de fato, alguns podem não ter declarações bancárias para provar que fizeram a doação. Portanto, quando um doador solicita um recibo, mesmo que a doação seja inferior a US $ 250, forneça um.