Como realizar reuniões eficazes

Se é sua primeira vez em execução uma reunião, Parabéns! Você tem uma ótima oportunidade para colaborar com diversos membros da equipe, organizar informações disponíveis e enfrentar objetivos. Ao mesmo tempo, levando um grupo pode ser intimidante. Não se preocupar - nós coletamos alguns ótimos conselhos que você pode usar para realizar uma reunião eficaz e eficiente que terá seus colegas de trabalho cantando seus louvores.

Passos

Método 1 de 4:
Executando reuniões virtuais
  1. Reading Reuniões eficazes Passo 1
1. Fornecer cópias em avanços dos relatórios que você passará. Um relatório completo, ou pelo menos um resumo, garante que todo mundo entra na reunião na mesma página. Dessa forma, você não precisa perder tempo com os participantes simplesmente relatar informações que poderiam ser facilmente lidas de antemão.
  • Se outros membros da equipe estiver encarregado de diferentes departamentos ou áreas, faça-os submeter seus relatórios para você com antecedência para que você possa enviar os resumos para todos que participam da reunião.
  • Se você está discutindo vários itens, você também pode querer nomear alguém para ser responsável pela agenda. Eles podem manter o tempo durante os períodos de discussão para que a reunião permaneça no caminho certo.
  • Reuniões intituladas Reuniões eficazes Passo 2
    2. Enviar informações de login pelo menos um dia antes da reunião. No seu convite e-mail, deixe os participantes saberem o software que você usará (como zoom, skype ou agenda do Google) e quaisquer nomes de usuários, senhas ou números de chamada. Enviando esta informação cedo dá a todos os participantes a chance de baixar qualquer software que possam precisar e testar suas credenciais para garantir que tudo funcione antes da reunião.
  • Se você estiver usando um novo software, talvez você também deseja enviar um segundo e-mail contando aos participantes que eles podem entrar em contato se tiverem algum problema com download ou instalação.
  • Certifique-se de testar sua própria configuração de tecnologia com antecedência também. Certifique-se de acessar sua área de trabalho ou quaisquer slides criados para a reunião dentro do software de reunião.
  • Reading Reuniões eficazes Etapa 3
    3. Descreva as diretrizes básicas de participação para todos os participantes. Sua reunião será mais eficaz se todos entenderão como fazer perguntas ou com problemas de tecnologia. Aqui estão algumas diretrizes que você pode definir:
  • Digite perguntas em caixas de bate-papo para você para resolver
  • Use laptops ou computadores desktop em vez de dispositivos móveis
  • Evite atividades de distração, como comer ou mensagens de texto
  • Reading Reuniões efetivas Passo 4
    4. Anfitrião a reunião de uma área clara de escritório com uma boa conexão Wi-Fi. A área atrás de você que outros participantes podem ver definir o tom para a reunião. Certifique-se de que a iluminação é boa e não há nada acontecendo em segundo plano que pode tirar da sua apresentação.
  • Se você está conduzindo a reunião de casa, escolha uma sala tranquila com uma porta para que você não tenha que se preocupar com interrupções.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 5
    5. Envolva todos com um disjuntor antes de começar na agenda. Reuniões virtuais muitas vezes faltam em interação pessoal. Em uma reunião em pessoa, os participantes provavelmente conversariam entre si antes de começar oficialmente. Você pode simular isso pedindo às pessoas que se revezem se apresentando ou dizendo um ao outro o que eles fizeram no final de semana.
  • Mantenha a luz do quebra-gelo - evite qualquer coisa que possa fazer alguém se sentir como se estivessem sendo colocadas no local.
  • Reconheça todos os participantes pelo nome e agradeça por participar. Você também pode perguntar a perguntas de acompanhamento com base em algo que disseram durante o quebrador de gelo.
  • Reunião de Reuniões Efetivas Passo 6
    6. Participantes mutuais para eliminar distrações. Seus participantes nem sempre podem controlar completamente o que estiver acontecendo em segundo plano - especialmente se eles estão em casa. Mudo seus microfones para evitar a possibilidade de uma interrupção de áudio. Eles podem transformar seu áudio se você os reconhecer para falar.
  • Se o seu software tiver um recurso de angariação de mãos, use-o! Que torna mais fácil pegar uma pergunta ou comentário. Recursos de bate-papo também permitem que os participantes obtenham uma palavra sem interromper o fluxo da reunião.
  • Reading Reuniões eficazes Passo 7
    7. Deixe cada participante ter o chão por 2-3 minutos. É fácil ser esquecido em uma reunião virtual. Tempo de trabalho no final da reunião para que cada participante tenha a oportunidade de fazer qualquer dúvida, fazer sugestões ou comentar sobre qualquer outra coisa.
  • Se os participantes mais altos, mais extrovertidos têm dominante a reunião, faça perguntas diretamente a alguns dos participantes mais silenciosos para obter sua contribuição.
  • Olhe diretamente para a câmera como um substituto para contato visual para mostrar todos os participantes que você está ativamente envolvido e ouvindo o que eles estão dizendo.
    • Método 2 de 4:
    Conduzindo uma reunião
    1. Reading Reuniões eficazes Etapa 8
    1. Esteja preparado. Tenha uma cópia da agenda na mão e destaque os pontos-chave que você deseja enfatizar. Se você tiver uma apresentação visual preparada, certifique-se de ter toda a configuração técnica que precisa no local da reunião e que tudo está funcionando corretamente.
    • Se você está dando uma apresentação, é uma boa ideia ensaiar algumas vezes antes da reunião para ter certeza de que tudo funciona bem e você tem todas as suas pistas para a AIDS Visual.
  • Reading Reuniões eficazes Etapa 9
    2. Leve roll e revise a agenda. Comece a reunião, indo pela sala e ter todos se apresentarem e explicar seu papel. Isso é útil se há pessoas na reunião que não se conhecem e também garante que você tenha um nome para combinar todas as faces. Então, explique brevemente o que a reunião se concentrará em.
  • Neste ponto, você pode querer fazer perguntas apenas para garantir que todos estão na mesma página sobre o que a reunião cobrirá. Por exemplo, se alguém estava sob a impressão de que esta reunião cobriria as vendas de um novo produto, mas isso não está em sua agenda, você pode esclarecer isso para eles.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 10
    3. Defina um plano de ação para atender a cada objetivo. Seu plano de ação estabelece como um item de agenda específico será tratado. Inclua especificidades, com os nomes de todos os envolvidos e prazos que garantem que a equipe possa atender às suas metas.
  • Assegure-se de que cada objetivo tenha uma "pessoa de ponto" que conecta as pessoas que precisam se envolver e garantir que os recursos necessários estejam disponíveis.
  • Atribuir relatórios de progresso para que a pessoa do ponto possa ficar no topo do objetivo e verifique se tudo está indo de acordo com o plano.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 11
    4. Limitar a discussão a cada item da agenda. Ao terminar um item em sua agenda, resumir brevemente o resultado ou as etapas a serem tomadas, então peça perguntas. Mantenha perguntas e respostas resumidas e no tópico.
  • Se alguém faz uma pergunta que vende off-tópico, você pode suavemente e educadamente dirige-os de volta. Por exemplo, você pode dizer "Enquanto as vendas de barras de chocolate são importantes, agora estamos abordando trufas. Se você pudesse segurar sua pergunta, chegaremos a isso quando discutirmos barras de doces."
  • Reading Reuniões efetivas Passo 12
    5. Agende a próxima reunião. Agendando a próxima reunião enquanto todo mundo lhes dá a oportunidade de responder imediatamente com quaisquer conflitos de agendamento. Ele também recebe sua reunião no calendário o mais rápido possível para que você não esteja correndo mais tarde. Isso é especialmente importante se o espaço de reunião é limitado.
  • Deixe que os participantes saibam que, se houver alguma coisa que eles querem discutir na próxima reunião, eles devem enviar por e-mail sobre isso. Defina um prazo para adicionar itens da agenda à próxima reunião para que você tenha tempo para se preparar para ele.
    • Método 3 de 4:
    Preparando-se para uma reunião
    1. Reading Reuniões efetivas Passo 13
    1. Decidir quem o presidente vai ser. Normalmente, um gerente ou outro líder preside a reunião. No entanto, se a reunião ler com um projeto especial ou outra questão, pode ser apropriado permitir que outro membro da equipe leve as rédeas.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 14
    2. Alinhadores de alinhamento para apresentar objetivos individuais. Se alguém estiver organizando pessoas e recursos para alcançar um objetivo, eles são aquele que pode descrever o processo e os resultados mais eficazmente. Seus participantes valorizarão a audição dessas informações diretamente deles, ao contrário de você simplesmente ler do seu relatório.


  • Se você tiver outras pessoas envolvidas e as darem atualizações durante a reunião, você não terá que ser a cabeça falante na frente da sala o tempo todo.
  • Reading Reuniões eficazes Etapa 15
    3. Coordenar cronogramas para acomodar participantes da reunião. Descubra quem precisa estar na reunião e ter um senso de disponibilidade. Flutue 2 ou 3 opções para os tempos de reunião, depois escolha aquele que a maioria das pessoas pode participar. Assumir o assunto da reunião em consideração ao olhar para os horários.
  • Por exemplo, se você precisar chamar uma reunião para discutir uma questão desafiadora e potencialmente aquecida, no final da tarde em uma sexta-feira pode não ser a melhor hora - mesmo que todos estejam disponíveis, então.
  • Se algumas pessoas não podem estar lá, certifique-se de pelo menos os principais players para os projetos discutidos estarão disponíveis. Atribuir alguém para fazer anotações e distribuí-los prontamente a qualquer um que não pudesse comparecer.
  • Reading Reuniões eficazes Etapa 16
    4. Peça sugestões para a reunião agenda. Sua agenda inclui uma lista de tópicos, os nomes de pessoas que estarão apresentando, e a quantidade de tempo que você vai gastar em cada tópico. Obter sugestões dos participantes da reunião ajuda você a garantir que tudo é importante é coberto.
  • Atire em um email para os participantes em potencial perguntando se há alguma coisa que eles gostariam de falar sobre. Defina um prazo por um par de dias antes da reunião, então você tem tempo para se preparar.
  • Coloque todas as suas solicitações da agenda em uma planilha com colunas para tópico, alto-falante e tempo necessário. Se você tem muitos pedidos para o tempo permitido, priorize os itens. Se algo poderia simplesmente ser tratado como um email, entre em contato com a pessoa que fez o pedido e informá-los.
  • Geralmente, têm mais tempo alocado para a reunião do que você agendou na agenda. Você sempre pode adiar a reunião cedo, mas deixar o tempo extra garante que possa responder a perguntas ou permitir alguma discussão.
  • Reuniões intituladas de conduzir Reuniões eficazes Etapa 17
    5. Estabelecer regras de reunião. Enquanto você não necessariamente precisa de regras formais (pense "Regras de ordem de Robert"), é uma boa ideia ter algum protocolo básico para que a reunião seja executada sem problemas e todos têm a oportunidade de compartilhar seus insights. Deixe os participantes saberem que o propósito de suas regras é simplesmente garantir que a reunião seja executada da maneira mais eficiente possível.
  • Você também pode colocá-los no início da reunião. Por exemplo, você pode dizer: "No interesse do tempo, mantenha perguntas e comentários até que cada orador tenha apresentado. Se não chegarmos ao seu comentário durante o tempo de discussão alocado, e-mail-me mais tarde e podemos conversar."
  • Reading Reuniões efetivas Passo 18
    6. Tempo de orçamento para cada item na agenda. Liste a quantidade total de tempo para cada item, então divida esse tempo para mostrar o tempo para a apresentação e tempo para discussão após a apresentação. Isso dá aos participantes uma compreensão de quando eles podem contribuir.
  • Geralmente, planeje pelo menos 10 minutos de tempos de discussão para cada item da sua agenda. Você pode não precisar tanto tempo para cada item, mas alguns itens podem precisar de mais.
  • Reading Reuniões eficazes Etapa 19
    7. Circular a agenda no dia anterior à reunião. Isso garante que todos os participantes tenham uma cópia e saibam o que esperar. Isso também lhes dá a oportunidade de se aproximar de você se houver alguma informação incorreta.
  • Se esta é uma reunião nova ou infrequente, você também pode enviar um lembrete uma ou duas horas antes da reunião.
    • Método 4 de 4:
    Sendo um presidente eficaz
    1. Reading Reuniões efetivas Passo 20
    1. Comunicação de controle na reunião. Assuma a responsabilidade por encaminhar discussões e manter todos na tarefa. Se você tem outros alto-falantes, você pode delegar a discussão de responsabilidade de liderança para eles, mas certifique-se de que ainda participa.
    • Por exemplo, você pode fazer uma pergunta que ninguém perguntou, mas você acha importante ou foi um ponto que o orador negligenciou em sua apresentação.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 21
    2. Destacar o progresso e discutir falta de progresso. Em reuniões que abordam uma série contínua de objetivos, comece a mencionar onde você estava na última reunião, então entre onde você está agora. Se houve pouco a nenhum progresso desde a última reunião, descubra o que aconteceu e como o problema pode ser corrigido.
  • Identifique as pessoas responsáveis ​​por cada objetivo e ligue para eles para ver se eles têm alguma coisa para adicionar antes de se mudar para a fase de discussão.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 22
    3. Refocus discussão que se afastou do ponto. Há momentos em que entusiasmo ou frustração podem empurrar as discussões fora do curso. Preste atenção para que você possa trazer discussões fora do tópico de volta com os objetivos da agenda.
  • Por exemplo, você pode enquadrar a reunião como um "missão de coleta de fatos." Isso implica que todo mundo precisa ser ouvido para que você possa acumular o máximo de informações possível e pode manter alguns participantes do monopolizando a conversa.
  • Se alguém começar a divagar e sair do tópico, você pode dizer "Isso é um bom ponto e eu estou feliz que você trouxe. Pare pelo meu escritório para que possamos falar sobre isso mais tarde, ok?"
  • Reuniões intituladas Reuniões eficazes Passo 23
    4. Tentar "Ciberstorming" Para compartilhar ideias. Cyberstorming usa bate-papo eletrônico ou estrutura do fórum para debater em reuniões mais informais. Porque todo mundo tem a oportunidade de participar e toda a entrada pode ser vista por todos, as pessoas são menos competitivas sobre serem ouvidas.
  • Como as pessoas podem ter idéias a eles em momentos diferentes, isso também permite que o brainstorming em um tópico continue enquanto a reunião se move para outras coisas.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 24
    5. Manter a linha do tempo da agenda assertivamente. Enquanto você não quer ser rude, se a discussão transborda e você ainda tem itens para enfrentar, deixe os participantes saberem que você precisa obter a reunião de volta no caminho certo. Pontos importantes podem ser salvos para outra reunião ou email.
  • Sempre pergunte se há alguma pergunta antes de avançar para um novo item da agenda. Certifique-se de que todo mundo esteja a bordo e pronto para seguir em frente antes de sair do último item por trás.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 25
    6. Destaque pontos importantes. Enfatizar os principais objetivos da reunião. Se você também está discutindo pontos menores, explique como eles amarram as coisas mais importantes.
  • Ajudar os membros da reunião entender o escopo do projeto e como cada parte individual é uma peça importante em um todo muito mais importante.
  • Reading Reuniões efetivas Passo 26
    7. Ajudar com a tomada de nota, se necessário. Normalmente, você terá uma pessoa específica que toma notas. Mas em algumas situações, você pode ter que intervir e ajudar se eles se tornarem sobrecarregados.
  • Por exemplo, se você tiver slides e seu taker está lutando para obtê-los tudo ao que você passa por eles, você pode deixá-los saber que eles podem ter uma cópia dos slides para adicionar às suas anotações.
  • Imagem intitulada Real Reuniões eficaz Passo 27
    8. Oferecer um resumo abrangente no final das reuniões. Encaixe sua reunião com uma frase ou dois para cada item na agenda. Descrever quais decisões foram tomadas e quais passos de acompanhamento serão concluídos.
  • Por exemplo, você pode dizer "No que diz respeito às vendas de barras de doces, determinamos que novas caixas de exibição são necessárias. Sally Sunshine é responsável por projetar essas novas caixas e terá seus desenhos para Harvey até quarta-feira."
  • Reunião de conduta Reuniões eficazes Passo 28
    9. Ter reuniões one-on-one para acompanhar. Se um participante estava tentando monopolizar sua reunião, fale com eles mais tarde sobre o que aconteceu. Em vez de acusar a pessoa, concentre-se em suas ações e o que você viu. Dar-lhes uma oportunidade para explicar o que aconteceu.
  • Essas conversas podem ajudá-lo a encontrar maneiras melhores de manter as pessoas de monopolizar as reuniões no futuro. No mínimo, a pessoa sabe que seu comportamento na reunião não era aceitável e não será tolerado no futuro.
    • Compartilhe na rede social:
    Semelhante