Como informatizar operações comerciais (com fotos)

A informatização de operações comerciais é uma maneira eficaz de simplificar os processos de negócios, gerenciar com precisão quantidades grandes de informações e dados, e realizar mais trabalho em menos tempo. Publicidade, contabilidade, gerenciamento de informações do cliente e comunicações de interoffice são processos de negócios que se beneficiam da informatização. A decisão de informatizar operações comerciais requer entrada de todos os níveis da organização. Detalhes importantes devem ser considerados, incluindo decisões sobre compras de hardware e software, necessidades de treinamento de computador especializadas e uma abordagem sistemática para a entrada e gerenciamento de dados.

Passos

Parte 1 de 3:

Avaliando opções de informatização

1. Brainstorm e áreas de pesquisa onde a informatização poderia ser útil. Tire um tempo para considerar o que poderia ser automatizado para melhorar suas operações comerciais. Pense em trabalho de trabalho intensivo que possa ser simplificado ou melhorado com software. Alternadamente, considere sistemas que podem precisar ser apoiados (como contabilidade ou registros de pessoal). Pergunte a outros empresários o que eles têm automatizado e como isso afetou suas operações.

Você também pode ler publicações comerciais e periódicos do setor para obter ideias de informatização.

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2. Consulte todos os funcionários. Reunir-se com gerentes e cabeças de departamento. Peça-lhes para fazer uma lista de todas as atividades que possam ser potencialmente informatizadas. Verificações da folha de pagamento de caligrafia e etiquetas de envelope, calculando manualmente os totais do produto e o imposto sobre vendas, e a produção de flier de terceirização para impressoras são apenas alguns exemplos de tarefas que podem ser feitas internamente em um computador.

Peça aos gerentes para se reunirem com seus funcionários. Inclua funcionários em todos os níveis do negócio na conversa para implementar um sistema que beneficia todos.

Por exemplo, um driver de entrega cujo trabalho principal é fornecer mercadorias pode economizar tempo de um investimento da empresa em um sistema GPS, em vez de escrever direções à mão ou consultando um mapa.

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3. Considere o uso de software de contabilidade. O primeiro passo que muitas empresas assumem a informatização de suas operações é o uso do software de contabilidade. Este software permite que você acompanhe suas contas, pague seus funcionários, crie demonstrações financeiras e arquive seus impostos (ou pode oferecer algumas dessas opções, dependendo de qual software você escolher). Também pode garantir que seus dados financeiros sejam apoiados no caso de você precisar. O software de contabilidade pode substituir manter livros físicos que podem ser desorganizados ou trabalhistas intensivos com qualquer versão de computador fácil de acessar.

Algumas opções pagas incluem QuickBooks e Freshbooks.

No entanto, você também pode usar software de contabilidade gratuito, como contabilidade de ondas.

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4. Use computadores para comunicações e / ou marketing. A maioria das pequenas empresas já usa e-mail e talvez faxes de computador para realizar comunicações empresariais. Esses métodos permitem custos mais baixos, formas mais fáceis de se comunicar e enviar informações para clientes e fornecedores. No entanto, o software também pode ser usado para esforços de marketing. Por exemplo, o email pode ser usado para enviar uma newsletter ou detalhes de um novo produto para clientes existentes.

O software de marketing mais complicado permite que as empresas acompanhem as informações do cliente, seguem leads e criem campanhas de marketing.

Exemplos incluem Marketo, Sailtru e Vocus.

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5. Obter design especializado ou software de fabricação. Se a sua empresa envolveu o design e a fabricação de produtos, o software pode ajudar muito o processo de criação do seu produto. O software de design permite criar modelos virtuais do seu produto e executar testes nele, sem sequer criar um protótipo. Além disso, este software pode ser vinculado a programas de fabricação que controlam máquinas, permitindo que você realize todo o processo de criação no computador.

O tipo de software usado dependerá do seu setor, tipo de produto e maquinaria. Procure on-line para projetos e fabricação de pacotes de software específicos para suas necessidades.

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6. Use o software para gerenciar o inventário. Software de Inventário Auxiliares no pedido, recebimento, rastreamento e envio do inventário. Este software também pode funcionar com software de contabilidade e / ou sistemas de gerenciamento de inventário eletrônico para automatizar suas operações. Isso permite que você controle mais facilmente seu inventário, reduzindo o encolhimento do inventário e melhorando a eficiência.

Exemplos incluem 3PL Warehouse Manager, Bizslate e Cin7.

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7. Gerenciar HR e agendamento. O software também pode ser usado para gerenciar parte do relacionamento do seu empregado. Para um, os pacotes de software de RH permitem que você pague, a bordo e dê licença para seus funcionários. Eles também podem permitir que você gerencie os benefícios ou lidam com detalhes específicos para contratados independentes, dependendo de qual software você escolher.

Exemplos incluem zenefits, sumhr e bamboohr.

Além disso, outro software pode ser usado para gerenciar o agendamento para trabalhadores por hora e / ou compromissos de clientes. Esses programas simplificam e melhoram o processo de agendamento, reduzindo possíveis erros e compromissos esquecidos.

Exemplos incluem quando eu trabalho, genbook e booker.

Parte 2 de 3:

Instalando sistemas de computadores

1. Escolha o software certo ou o pacote de software. Selecione as áreas em que o software poderia melhorar suas operações. Em seguida, software de pesquisa e pacotes de software (grupos de programas interconectados) que atendem às suas necessidades e se encaixam em seu orçamento. Certifique-se de não explodir todo o seu orçamento no software, pois você ainda precisa comprar hardware e pagar por custos incidentais, como treinamento de funcionários, instalação do sistema e software de segurança.

Certifique-se de investigar o software de código aberto. Pode não ter todos os recursos que você precisa em alguns casos, mas é livre e pode servir como uma boa introdução à informatização.
Programas como o SugarCrm (para gerenciamento de clientes) e faturas simples (para faturamento) estão disponíveis gratuitamente.

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2. Identifique suas necessidades de hardware. Verifique seus pacotes de software para requisitos de hardware. Certifique-se de anotar a energia de processamento necessária, memória (RAM), placas gráficas e sistema operacional. Na maioria dos casos, o software listará os requisitos mínimos, para que você possa considerar o disparo um pouco mais alto para que seu sistema não precise ser atualizado se você decidir alterar o software em alguns anos. Saber que tipo de energia de hardware você precisa ajudar a guiar sua pesquisa de computador.

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3. Opções de hardware do computador de pesquisa. Consulte um especialista em informática, explique os processos do seu negócio e peça recomendações de hardware. O tipo de negócio que você executa, a quantidade de informações que você deve processar e salvar, e a velocidade com a qual os dados devem ser acessados são todas importantes considerações na escolha de hardware do computador.

A maior parte do dinheiro que você gasta provavelmente estará em computadores pessoais para você e seus funcionários. Sua primeira escolha é entre desktops e laptops. Ambos fornecem as mesmas capacidades (a menos que você precise de hardware muito poderoso para executar programas complexos), mas os laptops são mais caros.

No entanto, eles também oferecem mais flexibilidade e podem incentivar a colaboração (os funcionários podem se mover pelo escritório com laptops).

Lembre-se de também olhar para periféricos para o seu computador, se necessário. Por exemplo, você pode precisar de monitores adicionais, impressoras, discos rígidos externos, scanners ou tablets para determinados programas ou para ajudar em suas operações.

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4. Organizar instalações de computador. Depois de tomar decisões sobre opções de hardware e software, providenciar os computadores a serem instalados. Se é um pequeno escritório, a tarefa pode ser tão simples como conectando os computadores a si mesmo. Se a empresa de hardware ou software que você comprou da oferta de instalação, certifique-se de aproveitar isso. Certifique-se de que seus sistemas estejam funcionando antes que o instalador saia.

Se seus computadores devem ser conectados uns aos outros para compartilhar documentos, configure uma rede. Contratar um administrador de rede temporário ou permanente para configurar isso para você.

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5. Proteja seu sistema de computador. Consulte um especialista em segurança de computadores para selecionar o melhor software antivírus. Explorar opções de software para proteger dados confidenciais, como informações de pagamento do cliente e informações pessoais do funcionário. Você deve comprar um programa que fornece proteção como antivírus, firewall e detecção de intrusão de rede. Para mais negócios sensíveis aos dados, você pode dar um passo adiante com várias ferramentas de criptografia e identificação de funcionários.

Parte 3 de 3:

Incorporando sistemas de computador

1. Configurar sessões de treinamento para todos os funcionários. Os funcionários podem possuir graus variados de conforto e proficiência com computadores e software especializado. Organizar que os funcionários sejam treinados em todas as atividades do computador necessárias para suas tarefas atribuídas. Para sistemas complicados, você pode querer ter os funcionários do treinador do fornecedor ou do técnico de serviço.

Assegure-se de que as sessões de treinamento sejam completas, particularmente para tarefas críticas.
Se a sua empresa é uma clínica médica, por exemplo, certifique-se de que todos os médicos e enfermeiros sejam bem treinados sobre como entrar e acessar informações críticas do paciente.

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2. Inicie um processo organizado e lógico para inserir dados. Comece com tarefas e projetos de alta prioridade com prazos de pressão. Implementar um sistema de cada vez para que suas operações não sejam de mau estado pela implementação do sistema lento. Seu objetivo geral deve ser integrar o sistema de computador de forma rápida e perfeita.

Por exemplo, se a sua empresa irá informatizar declarações de folha de pagamento, priorizará esta tarefa para garantir que as verificações de folha de pagamento atempadamente.

Considere a contratação de trabalhadores temporários para entrada de dados, se houver uma quantidade significativa. Isso permite que seus funcionários regulares continuem fazendo seus trabalhos sem interrupção.

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3. Mantenha todos os documentos de cópia impressa. No caso de os erros serem feitos na entrada de dados ou em economizar dados para o novo sistema, você pode perder todos os seus dados. Para evitar isso, mantenha todos os documentos de cópia impressa, como faturas, registros de clientes, informações de funcionários e outros documentos que contenham detalhes importantes.

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4. Invista em um sistema de backup.Consulte um especialista em informática para escolher o melhor sistema de backup para as necessidades do seu negócio. Se o seu negócio é pequeno, você pode optar por fazer backup manualmente seus dados para um dispositivo de armazenamento portátil regularmente. Para empresas maiores, as opções incluem automatizar o procedimento de backup através de provedores de armazenamento de arquivos on-line e servidor de backup.

Idealmente, os backups devem ser mantidos fora do local, fisicamente ou on-line no armazenamento em nuvem.