Como criar um plano de continuidade de negócios

BCPs fornecem procedimentos de como os empregadores e os funcionários permanecerão em contato e continuarão fazendo seus empregos em caso de desastre ou emergência, como um incêndio no escritório.Infelizmente, muitas empresas nunca tomam tempo para desenvolver tal plano, tipicamente porque não sentem que é necessário. No entanto, criar um BCP abrangente permitirá que você melhore a capacidade da sua empresa de continuar os negócios como de costume durante ou após interrupções significativas às operações de negócios.

Passos

Método 1 de 4:
Compreender o que faz um bom plano de continuidade de negócios
  1. Criar um plano de continuidade de negócios Etapa 1
1. Aceite as potenciais ameaças e riscos enfrentando sua empresa. A possibilidade de uma interrupção desligar suas operações comerciais é assustador pensar, mas você deve sempre estar preparado e disposto a aceitar que os riscos e ameaças podem causar turbulência para o seu negócio. Uma vez que você pode aceitar que não planejado para riscos e ameaças pode ter resultados devastadores em operações comerciais, você pode fazer um plano que garanta que os ativos e funcionários do seu negócio estejam suficientemente protegidos.
  • Fazer uma lista de possíveis riscos e seu impacto sobre sua empresa. Por exemplo, a morte de uma pessoa chave não resultará em fechar as portas por um tempo, mas pode impactar severamente os resultados, as relações fornecedoras e o atendimento ao cliente.
  • Depois de identificar riscos, classifique-os por impacto e sustento para priorizar seu planejamento.
  • Criar um plano de continuidade de negócios Etapa 2
    2. Não confunda planos de continuidade de negócios com planos de recuperação de desastres. Os planos de continuidade de negócios são às vezes referidos como planos de recuperação de desastres e os dois têm muito em comum. Os planos de recuperação de desastres devem ser orientados para a recuperação de negócios após um desastre, e atenuar as conseqüências negativas de um desastre. Em contraste, os planos de continuidade de negócios se concentram na criação de um plano de ação que se concentra na prevenção das conseqüências negativas de um desastre ocorrendo em tudo.
  • Criar um plano de continuidade de negócios Etapa 3
    3. Considere as potenciais ameaças / riscos que enfrentam a empresa. Os planos de análise de impacto dos negócios consideram as consequências potenciais para o seu negócio quando a capacidade de funcionar e processos foi interrompida por uma ameaça ou risco. Como resultado, criar uma BIA permite determinar quais questões, riscos e ameaças que seu plano de continuidade de negócios precisa resolver. Você deve considerar os possíveis efeitos que uma interrupção das operações comerciais pode causar, como:
  • Renda perdida e vendas
  • Aumento das despesas
  • Desfeição / insatisfação do cliente
  • Atraso na entrega de serviço
  • Multas regulatórias
  • Atraso / incapacidade de iniciar futuros planos de negócios.
    • Método 2 de 4:
    Determinando os principais recursos de recuperação
    1. Criar um plano de continuidade de negócios Etapa 4
    1. Faça uma lista de pessoal chave interno. Após a ocorrência de um evento que interrompe as operações comerciais normais, você precisará mobilizar rapidamente o pessoal chave para executar com sucesso um BCP. Crie uma lista de pessoal de chave interna e backups --- estes são os funcionários que preenchem posições sem as quais seu negócio absolutamente não pode funcionar. Faça a lista tão grande quanto necessária, mas tão pequena quanto possível.
    • Faça uma lista de todos os principais funcionários internos com todas as informações de contato, incluindo telefone comercial, telefone doméstico, celular, pager, e-mail comercial, e-mail pessoal e qualquer outra maneira possível de contatá-los em uma situação de emergência em que as comunicações normais podem estar indisponíveis.
    • Considere quais funções de trabalho são criticamente necessárias para continuar as operações diárias. Você deve pensar em quem preenche essas posições quando o titular do trabalho principal está de férias.
    • Lembre-se que o pessoal chave não inclui apenas executivos de alta classificação. Por exemplo, um funcionário de contas a receber baixo a nível médio pode ser responsável por processar relatórios que afetam os empréstimos AR ou coleções, o que afetam muito a quantidade de renda operacional disponível. O funcionário de contas a receber deve ser considerado pessoal chave, porque as funções de trabalho dessas pessoa facilitam o acesso da empresa ao capital fornecido pelo processamento de recebíveis e da coleta de fundos.
  • Criar um plano de continuidade de negócios Passo 5
    2. Equipamento de negócios crítico de documento. Computadores de negócios no local geralmente contêm as informações mais críticas que você e seus funcionários devem poder acessar mesmo quando se trabalha fora do local. Você deve fazer uma lista de equipamentos / dados críticos e criar uma estratégia para acesso seguro em caso de interrupção.Não se esqueça de software que muitas vezes seria considerado equipamento crítico, especialmente se é software especializado ou se não puder ser substituído.
  • Esta lista deve incluir incluir senhas, dados de identificação e localização dos arquivos-chave.
  • Algumas empresas não podem funcionar mesmo por algumas horas sem uma máquina de fax.Você confia fortemente na sua máquina de cópia??Você tem impressoras especiais que você absolutamente deve ter?
  • Criar um plano de continuidade de negócios Passo 6
    3. Identifique documentos críticos. Você deve compilar toda a documentação necessária para iniciar o seu negócio novamente em caso de incêndio ou outro desastre que destrua documentos críticos localizados no local. Certifique-se de ter cópias alternativas em armazenamento físico externo e formas de acessar documentos críticos, como artigos de incorporação e outros documentos legais, contas de serviços públicos, informações bancárias, documentos de RH críticos, documentos de aluguel de construção, declarações de imposto e outros documentos críticos.
  • Você deve considerar o que o plano de ação seria se houvesse uma perda total de instalações.Você saberia quando pagar o empréstimo em veículos da sua empresa??Para quem você envia pagamento por seus serviços de e-mail?
  • Criar um plano de continuidade de negócios Passo 7
    4. Identificar quem pode telecomutar. No caso de as operações de negócios não puderem continuar na localização regular, o teletrabalho de casa é uma ótima maneira de os funcionários continuarem fazendo o trabalho como de costume. A capacidade de trabalho de seus funcionários, mesmo quando longe do escritório, significará que pelo menos alguns dos atrasos na realização do trabalho como de costume podem ser evitados. Algumas pessoas em sua empresa podem ser perfeitamente capazes de realizar negócios de um escritório em casa.


  • Descubra quem pode e quem não pode trabalhar em casa por causa de limitações de conectividade da internet ou outras questões, e certifique-se de fornecer aos seus funcionários os recursos necessários para telecomutação.
    • Método 3 de 4:
    Criando seu plano de continuidade de negócios
    1. Criar um plano de continuidade de negócios Etapa 8
    1. Identificar opções de equipamento de contingência. Opções de equipamentos de contingência são alternativas de equipamento acessível que podem ser usadas se e quando as operações comerciais normais forem interrompidas.
    • Onde você alugaria caminhões se um desastre danificado ou destruiu veículos usados ​​no curso normal dos negócios?Onde você alugaria computadores??Você pode usar uma tomada de serviço comercial para cópias, fax, impressão e outras funções críticas?
    • Os fornecedores de equipamentos alternativos normalmente não precisam ser identificados especificamente, a menos que sejam únicos e um arranjo já tenha sido negociado (muito raro).
    • É mais importante identificar os serviços, equipamentos e / ou recursos que um substituto deve ser capaz de fornecer. O pessoal chave encarregado da responsabilidade de administrar a relação com o substituto deve ter a autoridade necessária para tomar decisões relevantes.
  • Criar um plano de continuidade de negócios Etapa 9
    2. Identifique o seu local de contingência. Este é o lugar que você conduzirá negócios enquanto seus escritórios principais estão indisponíveis.
  • Pode ser um hotel - muitos deles têm instalações de negócios muito bem equipadas que você pode usar.Pode ser um dos escritórios de seus contratados, ou o escritório do seu advogado.
  • Uma instalação de arrendamento de armazenamento perto do seu site regular pode ser um ótimo lugar para realocar e armazenar produtos em uma pitada.
  • Talvez telecomutação para todos é uma opção viável.
  • Se você tiver um local temporário identificado, inclua um mapa para o local no seu BCP. Onde quer que seja, certifique-se de ter todas as informações de contato apropriadas (incluindo nomes das pessoas).
  • Criar um plano de continuidade de negócios Passo 10
    3. Faça A "Como" seção no seu BCP. Deve incluir instruções passo a passo sobre como executar o BCP e resolver o que fazer, quem deve fazê-lo e como. Liste cada responsabilidade e anote o nome da pessoa atribuída a ele.Além disso, faça o inverso: para cada pessoa, liste as responsabilidades.Dessa forma, se você quiser saber quem é suposto chamar a companhia de seguros, você pode procurar "Seguro", e se você quiser saber o que Joe Doe está fazendo, você pode olhar sob "Joe" Para essa informação.
  • Criar um plano de continuidade de negócios Passo 11
    4. Documentar contatos externos. Se você tiver fornecedores ou empreiteiros críticos, construa uma lista de contatos especiais que inclua uma descrição da empresa (ou individual) e qualquer outra informação absolutamente crítica sobre eles, incluindo informações de contato do pessoal-chave.
  • Incluir em sua lista Pessoas como advogados, banqueiros, consultores de TI...Qualquer um que você possa precisar ligar para ajudar com vários problemas operacionais.
  • Não esqueça empresas de serviços públicos, escritórios municipais e comunitários (polícia, fogo, água, hospitais) e os correios!
  • Criar um plano de continuidade de negócios Passo 12
    5. Coloque as informações juntas! Um BCP é inútil se todas as informações forem espalhadas em lugares diferentes. Um BCP é um documento de referência e tudo deve ser mantido juntos em algo como um fichário de 3 anéis.
  • Faça muitas cópias e dê um a cada um dos seus principais funcionários.
  • Mantenha várias cópias extras em um local fora do local, em casa e / ou em uma caixa de segurança.
    • Método 4 de 4:
    Implementando seu plano de continuidade de negócios
    1. Criar um plano de continuidade de negócios Etapa 13
    1. Comunicar o BCP para funcionários relevantes. Certifique-se de que todos os funcionários que possam ser potencialmente afetados por uma interrupção leram e entendam o BCP. Aproveite o tempo para garantir que os funcionários estejam cientes de seus papéis relevantes na implementação e execução da política.
  • Criar um plano de continuidade de negócios Passo 14
    2. Fornecer informações essenciais do plano do BCP ao pessoal não-chave. Não deixe as coisas para o acaso! Mesmo que o pessoal-chave seja informado sobre seu papel sob o BCP, você ainda deve se certificar de que todos os funcionários estão cientes de construir procedimentos de evacuação, bem como locais de contingência. Desta forma, a ausência imprevisível de pessoal chave não impedirá que o pessoal não-chave se consome como responder às interrupções de operação de negócios.
  • Criar um plano de continuidade de negócios Etapa 15
    3. Planeje para modificar e atualizar seu BCP. Não importa quão bom seja o seu BCP, é provável que haja eventos disruptivos que não são fornecidos em seu plano. Estar aberto para atualizar e / ou modificar seu BCP à luz de informações adicionais e / ou circunstâncias alteradas. Toda vez que algo muda, atualize todas as cópias do seu BCP, e nunca deixe sair da data.

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