Como se candidatar a uma certificação ISO

Ter sua empresa ou produto certificado pela organização internacional para sinais de padronização (ISO) para os consumidores que o serviço que você está fornecendo é seguro, eficiente e confiável. Depois de montar uma análise abrangente do sistema de gerenciamento de qualidade, programe uma auditoria com um registrador de um corpo de certificação externo credenciado. O registrador determinará se as políticas e procedimentos de sua empresa estão em conformidade com os rigorosos padrões da ISO. Se você passar com sucesso a auditoria, receberá um certificado da ISO afirmando que você satisfez as condições para a certificação.

Passos

Parte 1 de 3:

Desenvolvendo um sistema de gerenciamento de qualidade

1. Nomear um supervisor de projeto. Escolha alguém dentro da sua empresa para supervisionar a tarefa de criar um sistema de gerenciamento de qualidade. Esta é essencialmente uma coleção de documentos detalhando a maneira como sua empresa realiza suas operações. Como reunir uma análise tão complexa exigirá uma compreensão completa das políticas e estrutura interna do negócio, apenas os funcionários mais experientes devem ser considerados para o trabalho.

Um gerente, cabeça de departamento ou diretor de operações estará entre os funcionários mais qualificados para criar um sistema de gestão de qualidade focado.
Se você é um oficial de controle para sua empresa, você pode estar mais confortável assumindo a responsabilidade.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 2

2. Documente as práticas exclusivas da sua empresa. Durante esta fase, você estará delineando todas as características do seu negócio ou produto por escrito. Sua análise do sistema de gerenciamento de qualidade pode incluir detalhes como a declaração de missão da sua empresa, informações sobre políticas e procedimentos específicos, e uma lista de padrões estaduais e federais que você opera de acordo com.

Pense no seu sistema de gerenciamento de qualidade como uma visão abrangente do que sua empresa espera alcançar com um determinado produto, serviço ou modelo de negócios, e os passos exatos que seguem para alcançá-lo.

Se você estiver procurando certificação para um produto, o objetivo de sua análise será descrever o projeto e os materiais do produto, o sistema de produção da sua empresa e o processo de avaliação de qualidade interna da sua empresa.

Este é o passo mais exigente para proteger a certificação ISO, então pegue seu tempo para garantir que sua documentação seja meticulosa.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 3

3. Executar uma auditoria interna. Atribuir um funcionário qualificado a comparar as informações estabelecidas em sua análise do sistema de gerenciamento de qualidade em relação às operações do dia-a-dia da empresa. Em particular, eles devem estar procurando ver que seus procedimentos satisfazem os regulamentos da indústria e os padrões da empresa. Se você espera obter a certificação ISO, é importante que cada aspecto da produção ou serviço esteja sendo executado da maneira como é descrito.

Instrua seu auditor interno a ficar de olho em inconsistências entre sua documentação do sistema de gerenciamento de qualidade e a maneira como as coisas estão sendo feitas.

Nomeie alguém que não seja o supervisor do projeto para o papel de auditor. Isso ajudará a garantir a imparcialidade e diminuirá as chances de possíveis lacunas despercebidas.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 4

4. Fazer quaisquer melhorias necessárias em suas práticas. Se a sua auditoria interna aparecer algum recurso que não é até o rapé, sua principal prioridade será corrigi-la antes de enviar para uma auditoria formal. Usando as notas do seu auditor como guia, identifique áreas onde suas operações não realizam os objetivos estabelecidos pelo seu sistema de qualidade. Encontrar maneiras de resolver problemas em potencial nas semanas e meses avançando.

O cumprimento de seus padrões de desempenho alvo pode exigir que você implemente novas políticas, explore procedimentos mais seguros ou eficientes, ou treine os funcionários.

Parte 2 de 3:

Escolhendo um corpo de certificação

1. Encontre um registrador qualificado para rever suas operações. Procurar um registrador licenciado para trazer uma auditoria externa. Procurar organizações em sua região representando o setor específico que seus negócios caem sob. Alguns registradores lidam apenas com a engenharia de software, por exemplo, enquanto outros podem ser qualificados para garantir padrões de qualidade para dispositivos médicos, produção de gás natural e gestão ambiental.

A organização ISO apenas cria os padrões da indústria e fornece credenciamento a organismos certificadores independentes - não emita realmente as certificações.
O Conselho Nacional de Acreditação ANSI-ASQ (ANAB) compilou um diretório de órgãos de certificação credenciados para empresas que solicitam uma auditoria externa.
Selecionando o registrador certo para o seu negócio pode demorar um pouco. Comece sua pesquisa enquanto você ainda está desenvolvendo sua documentação do sistema de gerenciamento de qualidade para se dar bastante tempo.

Candidate-se a uma etapa de certificação ISO 6

2. Selecione um registrador que mantenha as credenciais necessárias. Sua certificação ficará melhor a partir de uma organização que também se provou atender a certos requisitos. Considere apenas os órgãos de certificação que utilizam a Comissão de Avaliação da Comissão (CASCO). Acreditação independente também é um sinal de que o corpo que você está lidando foi completamente pesquisado e aprovado.

A acreditação é uma grande vantagem, mas não é uma necessidade. Um registrador ainda pode ser altamente qualificado, mesmo que não estejam em uma lista de certificadores credenciados.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 7

3. Elaborar um contrato de aplicação ISO. Depois de assegurar os serviços de um registrador, sente-se com eles para discutir as disposições do processo de auditoria. Eles vão passar pelos vários direitos legais e obrigações de ambas as partes e informá-lo sobre as políticas de confidencialidade da responsabilidade da organização. Se você estiver satisfeito com os termos do contrato, assine o contrato para confirmar sua data de auditoria.

Devido à necessidade de padrões internacionais estritos em todo o conselho, pode não ser possível negociar os termos do seu contrato de inscrição.

Parte 3 de 3:

Aplicando a certificação

1. Envie sua documentação do sistema de gerenciamento de qualidade para pré-avaliação. A pré-avaliação não é uma etapa necessária no processo de certificação. No entanto, uma revisão preliminar dará ao corpo de certificação uma chance de identificar quaisquer erros ou omissões óbvios em sua documentação. Limpar estes problemas antes da auditoria formal ajudará você a concentrar seu sistema de qualidade e melhorar suas chances de atender com sucesso os padrões de certificação ISO.

Se você optar por passar por uma pré-avaliação, precisará fornecer seu corpo de certificação escolhido com uma cópia completa e atualizada de sua documentação do sistema de gerenciamento de qualidade.
Esteja ciente de que o período de pré-avaliação pode adicionar 2-4 semanas ao processo de certificação.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 9

2. Passar a auditoria externa. Na data de abertura de sua inspeção, seu registrador se sentará com o pessoal da empresa-chave para se apresentar e discutir brevemente o processo. Eles então lançarão sua atenção para insegar as operações da sua empresa e certificando-se de que eles aderem aos padrões detalhados em seu sistema de gerenciamento de qualidade. Esteja preparado para oferecer sua ajuda de maneira alguma possível.

Você ou seus funcionários podem ser entrevistados separadamente ou chamados para explicar detalhes de políticas e procedimentos que são centrais para suas operações.

A auditoria real é um processo contínuo que pode levar de dias a semanas. O comprimento exato dependerá da complexidade do seu sistema de gestão da qualidade e do tamanho e estrutura organizacional da sua empresa.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 10

3. Revise seu relatório completo de auditoria. Após a auditoria, o organismo de certificação enviará um relatório de auditoria detalhado pelo correio. O relatório resumirá as descobertas do Registrador em toda a auditoria e levará à sua atenção quaisquer áreas em que as práticas da sua empresa não correspondem aos padrões listados em seu sistema de gerenciamento de qualidade (referido como "não conformidades.") O registrador pode citar dois tipos diferentes de questões - menores não conformidades e grandes não-conformidades.

Certifique-se de que o seu supervisor de projetos, o Auditor Interno e todos os outros funcionários importantes estejam presentes quando você ultrapassa as conclusões do seu relatório de auditoria.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 11

4. Enviar um plano de ação corretiva para resolver pequenas não-conformidades. Este é um breve documento explicando a natureza da questão e articulando as medidas necessárias para corrigi-lo. É o objetivo principal é demonstrar ao corpo certificador que você entende como uma supervisão não consegue viver de acordo com os padrões ISO. A maioria das não-conformidades menores pode ser esclarecida sem a necessidade de inspeções adicionais e não aguentará sua certificação.

Pequenas não-conformidades referem-se a pequenos erros ou casos processuais em que a política e a prática não se alinham, mas não afetam a qualidade do seu produto ou serviço.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 12

5. Aperte suas operações para lidar com grandes não-conformidades. Essas citações apontam para gritar discrepâncias na forma como seu modelo de negócios é concebido e executado. Voltar de uma grande não-conformidade, muitas vezes envolve uma série de inspeções de acompanhamento, juntamente com os custos associados à fixação do problema de dentro. Sua empresa ou produto não será aprovado para certificação até que todas as principais citações de não-conformidade tenham sido reexaminadas e liberadas pelo registrador.

As principais não-conformidades também poderiam deixar você sujeito a multas ou penalidades semelhantes, se forem descobertas em violação da lei.

Se o seu relatório de auditoria voltar com mais de uma grande não-conformidade destacada, talvez seja necessário reconsiderar o conteúdo do seu sistema de gerenciamento de qualidade para determinar se é viável em seu formulário atual.

Candidate-se a uma certificação ISO Step 13

6. Aguarde sua certificação ISO. Se o registrador estiver satisfeito com suas descobertas, eles relatarão de volta ao corpo certificador com uma recomendação de que sua empresa receba a certificação. Você então será enviado seu certificado oficial. O documento exibirá seu nível de certificação e o conjunto exato de padrões que você foi considerado em conformidade, juntamente com um carimbo oficial do corpo certificado.

Pode demorar 2-3 semanas para que o seu certificado chegasse depois de ter recebido a aprovação do órgão de certificação.

Sua empresa também será adicionada a um registro de empresas com certificação ISO, que pode ser vista pelos consumidores, bem como outras empresas.

Pontas

Você não precisa ser certificado com o ISO para que sua empresa ou produto seja um sucesso - é simplesmente uma maneira útil para os consumidores reconhecer empresas cujas práticas são consistentes com os padrões internacionais elaborados por seus próprios benefícios.

Ao rotular um produto, serviço ou procedimento após ter recebido sua certificação ISO, inclua a designação numérica do padrão específico usado. Em vez de simplesmente escrever, "ISO certificou", por exemplo, você escreveria "ISO 9001 certificada."

Certifique-se de ler a duração exata e as condições de sua certificação para ver o que você precisa fazer para mantê-lo na linha.

Compartilhe na rede social: