Como desenvolver um sistema de inventário

Um sistema de inventário eficaz é um componente indispensável de qualquer operação de varejo ou fabricação. O objetivo principal de um sistema de inventário de varejo é manter com precisão uma contagem física de produtos, suprimentos e materiais armazenados em um armazém ou armazenamento. Uma vez estabelecido, um sistema de inventário pode ser usado para controlar e manter os bens armazenados, garantindo que o inventário não seja perdido para deterioração ou roubo.

Passos

Método 1 de 4:
Desenvolvendo o sistema de armazenamento para facilitar a contagem
  1. Imagem intitulada Desenvolva um sistema de inventário Passo 1
1. Organize os produtos sendo inventariados com os contadores em mente. A eficácia de um sistema de inventário depende fortemente da precisão com a qual os itens que estão sendo inventariados são contados. Contagem imprecisa de produtos ou mercadorias muitas vezes causa discrepâncias na contabilidade, rastreamento de vendas, sobrecarga e produção excessiva, entre outras questões. Um sistema de armazenamento ineficiente também afetará significativamente o custo do estojo de rastreamento, aumentando a quantidade de tempo gasta para concluir o processo.
  • Concentre-se em tornar seu inventário fácil de acessar, separar e contar. Trabalhe no fornecimento de visibilidade, facilidade de rotulagem e organização simples para que seus contadores possam acessar rapidamente cada item.
  • Desenvolva um sistema de inventário Passo 2
    2. Considere os requisitos de armazenamento. Calcular as dimensões físicas precisam armazenar seu inventário. Isso pode ser um armazém inteiro ou um armário pequeno, dependendo do tamanho de seus produtos ou materiais e seu volume de vendas. Você também deve considerar quaisquer condições especiais necessárias para armazenamento, como temperatura ou controle de umidade.
  • Também pode haver leis estaduais ou federais, ditando como você é obrigado a armazenar certos tipos de inventário, particularmente para itens perigosos ou controlados.
  • Desenvolva um sistema de inventário Passo 3
    3. Projete prateleiras de armazenamento para fornecer uma linha clara de visão para cada item. Organizar os produtos armazenados para que os responsáveis ​​por tomar inventário possam acessar facilmente e contar cada item individual. Rotular tudo para que possa ser facilmente reconhecido e o inventário pode ser colocado na área apropriada.
  • Escolha e configure prateleiras de armazenamento e caixas dependendo do tipo de inventário que você armazenará neles. Considere o tamanho, altura e atributos especiais necessários das caixas ou prateleiras ao escolher o seu.
  • Por exemplo, pense em quão pesada uma prateleira cheia de seu inventário será e escolher um sistema de prateleiras que atenda ou exceda esse requisito de peso.
  • Tenha em mente que o inventário mantido nas prateleiras da loja também deve ser contado em um sistema de inventário.
  • Você também pode usar a passagem para melhorar a facilidade de uso. Slotting refere-se à colocação do inventário de maneira eficiente. Por exemplo, itens que são tipicamente enviados juntos podem ser colocados próximos um do outro no warehouse.
  • Além disso, deve ser criado inventário de tal forma que o inventário com o maior volume de negócios é o mais acessível. A fenda deve ser planejada desde o início e revisada ao longo do tempo para explicar novos itens e alterações na demanda ou operações. Idealmente, a entusiasta deve ser repensada semanalmente ou mesmo diariamente.
  • Você também deve considerar livrar-se de itens raros e obsoletos o mais rápido possível. As chances de que eles vão vender são baixas e muitas vezes esses itens estão custando mais para armazenar do que trará.
  • Desenvolver um sistema de inventário Passo 4
    4. Considere um sistema de código de barras. Se você tiver uma grande quantidade de estoque, precisará de alguma maneira de acompanhar seu inventário sem se referir a cada item por nome. A maneira mais simples de fazê-lo é através de um sistema de código de barras. Obtenha um scanner que você pode usar para digitalizar seu inventário dentro e fora e realizar contagens de inventário. No entanto, se você tiver muito poucos itens ou tipos de itens, talvez seja possível usar um sistema visual simples. Você pode então mudar para um sistema de código de barras se o seu sistema visual se tornar excessivamente demorado ou impreciso.
  • Certifique-se de que o scanner é projetado para o seu ambiente. Por exemplo, um hospital pode precisar de scanners que podem ser esterilizados.
  • Você também precisará de uma impressora de código de barras para rotular prateleiras ou espaços onde o item com esse código de barras é armazenado.
  • Se você executar uma pequena operação, também poderá optar por baixar um aplicativo que permita que os telefones celulares de seus funcionários sejam transformados em scanners.
  • Desenvolva um sistema de inventário Passo 5
    5. Formatar uma planilha de inventário para servir como um registro mestre de cada inventário. Abra uma planilha em um programa como Excel, páginas ou folhas do Google para começar. Construa suas categorias usando colunas em uma planilha, listando seus itens de inventário na página em linhas. Um sistema de inventário eficaz deve incluir as seguintes categorias de cabeçalho de coluna:
  • Use uma coluna intitulada "Data de conta" Para registrar a data atual.
  • Use o "Quantidade anterior" Coluna para registrar a quantidade deste item da última contagem.
  • Use o "Quantidade disponível" Coluna para registrar as contagens totais para cada item.
  • Incluir uma unidade de medida.
  • Use o "Descrição do produto" Coluna para fornecer uma descrição do (s) item (s) sendo contado.
  • Use o "Construir-to" coluna para representar a quantidade de itens necessários à disposição para atender a demanda projetada.
  • Use o "Quantidade vendida" coluna para representar a quantidade de itens vendidos durante o período anterior.
  • Use o "Custo de porcentagem de vendas" coluna para representar o custo de cada item como uma porcentagem do custo do total de vendas.
  • Use o "Quantidade para produzir ou reordenar" coluna para produzir automaticamente o número de itens para comprar ou produzir para atender a demanda do próximo período de vendas.
  • Você também pode usar software de contabilidade, como QuickBooks ou Peachtree para gerenciar seus níveis de inventário.
    • Método 2 de 4:
    Reconciliando o inventário físico para reservar inventário


    1. Desenvolver um sistema de inventário Passo 6
    1. Digite os dados para cada categoria nas colunas apropriadas na planilha. Subtrair o montante vendido a partir do valor ordenado para estabelecer o "construir-to." Em seguida, subtraia a quantidade à disposição da quantidade do "construir-to" Para determinar a quantidade correta para ajustar o inventário para o próximo período. Não se esqueça de inserir dados para todos os tipos de itens de inventário, incluindo matérias-primas e componentes.
  • Desenvolver um sistema de inventário Passo 7
    2. Ajuste os dados para o encolhimento do inventário. Encolhimento de Inventário significa simplesmente perdas de inventário durante as operações comerciais regulares. O inventário pode ser perdido devido a roubo, obsolescência, deterioração ou dano. O encolhimento do inventário explicará a diferença entre uma contagem de inventário físico e a contagem de inventário gravada pela última vez nos livros. Se você reconhecer qualquer encolhimento antes de tomar o inventário, certifique-se de gravá-lo em sua planilha de inventário imediatamente.
  • Desenvolva um sistema de inventário Etapa 8
    3. Inventário separado e deveres administrativos. O gerenciamento de inventário exigirá gerenciamento de inventário físico, como contagem de estoque e movimento e deveres administrativos, como o arquivamento da documentação e contabilidade adequados. Em grandes empresas, esses processos provavelmente serão tratados por departamentos ou equipes separados. No entanto, mesmo nos menores negócios, você deve ter uma pessoa diferente para lidar com cada lado. Isso reduz o risco de roubo.
    • Método 3 de 4:
    Tomando inventário em intervalos regulares
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    1. Treinar seus trabalhadores de inventário. As pessoas que trabalham em seus sistemas de inventário e inventário são o aspecto mais crítico do seu sistema de inventário. Se eles são destreinados ou inseguros de quem deve realizar uma ação, sua eficiência de gerenciamento de inventário e precisão sofrerão. Treinar seus funcionários em todos os aspectos do processo de gerenciamento de inventário, incluindo o que deve ser feito em cada ponto, que precisa fazer isso e como deve ser documentado. Se necessário, anote essas políticas para que os funcionários possam se referir a um guia. Isso ajudará a prevenir a frustração e a má gestão de inventário.
  • Desenvolva um Sistema de Inventário Passo 10
    2. Realizar inventário conta diariamente, semanalmente ou mensalmente. A frequência com a qual o inventário é tomado terá uma influência significativa sobre a precisão de um sistema de inventário. Independentemente do tipo de operação, no entanto, alguns tipos de operações exigirão mais intervalos regulares de inventário do que outros. Por exemplo, uma concessionária automática não exigirá necessariamente a mesma frequência de intervalos de inventário como uma operação de armazenamento ou serviço de alimentos.
  • Concentre-se nos itens mais críticos primeiro. Dividir seus itens em três categorias com base em com que frequência eles vendem.
  • Por exemplo, tente definir seus itens de alta prioridade como esses itens que compõem 80% de suas vendas. Então, você pode criar prioridade média e categorias de baixa prioridade para itens vendidos com menos frequência.
  • Depois de ter feito isso, você pode concentrar a grande maioria do seu esforço em seus itens de alta prioridade. Este esforço inclui contagem, previsão de vendas e reordenamento.
  • Uma vez feito isso, você pode usar o excesso de tempo para seus itens de média e baixa prioridade. Fazê-lo vai te salvar de perder tempo em itens de baixo desempenho.
  • Desenvolva um Sistema de Inventário Passo 11
    3. Tem dois contadores tomar conta de inventário. Isso pode reduzir significativamente a quantidade de erro humano ao tomar contagens físicas de itens inventariados. Imprima as folhas de inventário de papel que correspondem ao registro mestre para uso em levar o inventário físico.
  • Ter um indivíduo realizar a contagem física chamando os números em voz alta.
  • O outro contador entrará nos números no campo apropriado na planilha de inventário mestre, pois eles são chamados.
  • No entanto, isso não precisa necessariamente ser feito ao mesmo tempo. O inventário pode simplesmente ser tomado duas vezes por indivíduos diferentes.
  • As figuras podem então ser comparadas para garantir a precisão do inventário.
    • Método 4 de 4:
    Melhorar o gerenciamento de inventário
    1. Imagem intitulada Desenvolver um sistema de inventário Etapa 12
    1. Analisar dados de inventário. Você pode melhorar seu gerenciamento de inventário analisando informações de inventário. Especificamente, você pode trabalhar para entender quanto inventário você precisa para levar em um determinado momento e quando você deve pedir mais. Comece calculando seu custo diário de mercadorias vendidas dividindo seu custo anual ou trimestral de mercadorias vendidas pelo número de dias que você estava aberto durante esse período. Então, divida seu valor atual de inventário por este valor. O resultado é o seu período médio de investimento de inventário.
    • Este valor representa quanto tempo leva para o seu inventário comprado para ser convertido em vendas, em média.
    • Você pode então trabalhar para reduzir essa figura, ordenando uma quantidade menor de inventário ou trabalhar para obter pagamentos mais rápidos dos clientes.
    • Você também pode encontrar seu inventário à relação de vendas dividindo seu valor de inventário por suas vendas para o mês. Acompanhar esse valor ao longo do tempo para ver se está aumentando ou diminuindo.
    • Um inventário crescente para a relação de vendas significa que você está comprando muito inventário, enquanto uma diminuição significa que você deve comprar mais.
  • Imagem intitulada Desenvolva um sistema de inventário Etapa 13
    2. Otimize seus níveis de inventário. Os níveis de inventário devem ser gerenciados de forma eficaz e mantida no nível correto, a fim de maximizar o lucro e reduzir a perda. Segurando demais inventário aumenta o risco de obsolescência, dano e deterioração, enquanto não mantém o suficiente significa oportunidades de vendas perdidas. Para otimizar seu inventário, comece com projeções de vendas com base nos períodos anteriores. Então, ajuste para tendências e sazonalidade. Por exemplo, se você tiver mais vendas no outono do que o resto do ano, você pode querer ajustar seu inventário para esses meses.
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    3. Implemente o software de gerenciamento de inventário. Ao usar uma planilha de inventário pode funcionar para uma pequena empresa, qualquer tipo de empresa de grande volume precisará de um software de gerenciamento dedicado de inventário. Esses programas permitem gerenciar inventário, pedidos e outros dados, proporcionando análises e rastreamento úteis. Idealmente, seu sistema pode integrar com seu outro software de negócios para criar um sistema unificado e automatizar algumas de suas operações.
  • Pacotes de software de gerenciamento de inventário de pesquisa on-line para encontrar um que atenda às suas necessidades. Provedores populares incluem Oracle e SAP.
  • Sua escolha de software dependerá de suas necessidades específicas (volume, tipo de inventário, etc.), seu orçamento e seu tempo de conversão (quanto tempo você pode poupar para implementar uma nova tecnologia).
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    4. Fazer esforços para reduzir a perda. O encolhimento de inventário é tipicamente pequeno, mas pode acabar representando uma perda substancial, se não for sistematicamente reduzida. Trabalhe para evitar o roubo pela segurança em torno de suas áreas de armazenamento ou armazenamento. Reduza o roubo em sua loja, instalando um sistema de câmera e mantendo-se de olho em clientes suspeitos. Você também pode configurar um sistema de alarme que responde às etiquetas de etiquetas ou RFID em seus itens.
  • Reduzir o roubo potencial pelos funcionários, restringindo o acesso a áreas de produtos àqueles que absolutamente precisam estar lá.
  • Reduzir as perdas de deterioração, ficando em cima de suas práticas de contagem de inventário. Lembre-se de ciclo de estoque mais antigo para a frente quando estacionar o inventário.
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