4 maneiras de criar um PowerPoint eficaz

Você tem medo do seu PowerPoint colocará seu público para dormir? Ou que você vai começar sua apresentação apenas para realizar metade dos seus slides são inúteis? Você provavelmente sentou através da sua quoteira de powerpoints chatos, e agora você está determinado que sua apresentação será melhor. Com alguns ajustes fáceis, você pode ter um PowerPoint eficaz que seu público encontrará útil e envolvente.

Passos

Método 1 de 4:

Criando seu conteúdo

1. Escreva seu discurso antes de começar a fazer o PowerPoint. É difícil fazer uma apresentação se você não sabe o que pretende dizer. Brainstorm o que você pretende dizer e quebrá-lo em pedaços. Então, faça um contorno ou anota notas para você. Você pode até criar um script curto.

Use seu esboço ou anotações para ajudá-lo a decidir o que precisa ser incluído em seus slides.

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2. Adaptar as informações para se adequar ao seu público. Você provavelmente criaria apresentações muito diferentes para uma classe de alunos do ensino médio versus um grupo de executivos de negócios, mesmo que o tópico seja o mesmo. Considere a idade média e o fundo dos membros do seu público ao escrever seus slides. Apresentar suas ideias de uma forma que será facilmente digerível para eles.

Se o seu público terá menos conhecimento de fundo sobre o seu tópico, evite usar o jargão e gastar um pouco mais de tempo explicando conceitos que precisam para entender.

Se você está falando com pessoas que sabem muito sobre o seu tópico, provavelmente não precisa incluir tanta formação e pode ser bem usando algum jargão comum.

Para uma audiência com origens mistas, você pode incluir uma pequena informação de fundo conforme necessário, mas pode mantê-lo mínimo que os membros da audiência tão bem informados não ficam entediados.

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3. Incluir apenas informações essenciais para melhorar a legibilidade. Você provavelmente quer fornecer seu público com tanta informação quanto puder, mas eles vão lutar para ler slides que são abarrotados com texto. Não se preocupe em escrever frases completas ou listar todos os detalhes. Basta incluir os destaques, como seus principais pontos, dados e conceitos-chave.

Digamos que você esteja dando uma apresentação explicando os resultados de uma pesquisa que você conduziu em um parque local. Seu slide pode incluir pontos de bala que dizem: "Levantamento conduzido ao longo de 3 meses", "Somente adultos incluídos", "62% querem novos equipamentos de playground" e "32% querem uma almofada inicial instalada."

Sua apresentação não deve incluir tudo o que você planeja dizer.

4. Limite-se a 5 linhas de texto por slide com até 6-8 palavras por linha. Você quer que seu público ouça o que você está dizendo, não ler parágrafos de informações em seus slides. Seus slides mais longos devem cair em 5 linhas, com a maioria dos slides tendo 2 a 4 linhas de texto. Escolha suas palavras cuidadosamente para que o público apenas veja o que eles precisam lembrar da sua apresentação.

Isso significa que seus slides não devem ter mais de 40 palavras sobre eles.

Método 2 de 4:

Projetando sua apresentação

1. Aplique um modelo consistente que tenha um esquema de cores minimalista. Não se estresse muito sobre o seu tema. Você não precisa de uma paleta de cores complicada ou um design exclusivo para criar um PowerPoint envolvente. A maioria das pessoas gosta de um formato simples que é fácil nos olhos. Escolha um modelo que inclui 2-3 cores e um design simples.

Quando você abre uma nova apresentação do PowerPoint, a guia Modelo será automaticamente aberta. Você pode escolher um modelo com destaque ou procurar por um estilo específico. É melhor definir um modelo antes de fazer qualquer outra coisa, como alterar seu modelo pode mover o posicionamento de texto e imagens existentes.
Por exemplo, você pode escolher um modelo que tenha uma borda simples e use um esquema de cores de preto e amarelo ou marrom e branco. Se você está representando uma organização, você pode usar suas cores.
As apresentações do PowerPoint são tipicamente na paisagem, por isso é geralmente melhor para não mudar sua orientação para o retrato.

2. Escolha cores contrastantes para o fundo e o texto para legibilidade. Escolher as cores erradas pode tornar seus slides difíceis de ler. Se o seu fundo é uma cor escura, escolha uma cor clara para sua fonte. Se você estiver usando uma cor clara para o seu fundo, vá com uma fonte escura. Use as mesmas cores em todos os slides.

Geralmente é bom usar as cores padrão para o tema que você escolher. No entanto, você pode decidir mudá-los se o texto se mistura no fundo.

Você pode alterar as cores usando a caixa de cor na barra de ferramentas na parte superior da tela.

Por exemplo, você pode usar texto branco em um fundo marrom ou texto preto sobre um fundo branco. Em geral, o texto leve em um fundo escuro é mais fácil de ler.

Sempre use fundos sólidos. Impressões e projetos podem parecer legais, mas eles tornam mais difícil para o seu público ler seu texto.

Nunca use vermelho e verde juntos ou azul e amarelo juntos, como pessoas que são cegas de cor não poderão ler o material.

3. Escolha uma fonte clara e legível para seus títulos e texto do corpo. Não há problema em usar uma única fonte para toda a sua apresentação, mas você pode preferir usar uma fonte de cabeçalho para seus títulos de slides e uma fonte de texto para as informações no corpo de seus slides. No entanto, resista ao desejo de usar várias fontes para diferentes tipos de informações, pois pode tornar sua apresentação parecer não profissional e pode confundir o público.

Como com as cores, você pode decidir usar as fontes padrão que vêm com o tema que você escolher. No entanto, verifique se o tamanho da fonte não é muito pequeno.

Você verá menus suspensos para o estilo de fonte e o tamanho da fonte ao longo da barra de ferramentas na parte superior da tela. Clique no menu para selecionar o estilo e o tamanho desejado.

Sans Serif Fontes como Arial e Helvetica são os mais fáceis de ler em uma apresentação de slides, então são uma ótima opção. Você pode usar Arial para seus títulos e Helvetica para o seu texto do corpo.

Não use uma fonte divertida ou boba, como cômica sans. Eles podem tornar seu PowerPoint menos eficaz por minar sua mensagem.

4. Defina sua fonte entre 24 pt e 48 pt, então é visível. Quando você está olhando para sua apresentação em uma tela de computador, uma pequena fonte parece ótima. No entanto, uma vez que sua apresentação é projetada em uma tela, essa fonte pode ser muito pequena para a maior parte do seu público para ler. Sempre defina sua fonte para pelo menos 24 pt para que as pessoas possam ver seu texto e usar o mesmo tamanho da fonte para todos os seus slides.

Para ver se você fonte é grande o suficiente, fica cerca de 6 pés (1.8 m) longe do monitor do seu computador e veja se você pode ler a fonte.

Considere quantas pessoas estarão em seu público ao definir a fonte. Se você está dando uma apresentação em uma pequena sala de conferência, uma fonte de 24 pt provavelmente será ótima. No entanto, se você está apresentando em um grande auditório, talvez seja necessário ir com uma fonte de 48 pt.

5. Alinhe seu texto à esquerda, então é fácil ler. Enquanto não há regra que você não pode centrar seu texto, é geralmente mais fácil para o seu público ler texto se estiver alinhado à esquerda. Desta forma os pontos de bala vão se alinhar bem. Se você quiser seu texto no centro da página, basta encolher o tamanho da sua caixa de texto e usar o mouse para mover a caixa no centro do slide.

Você também pode encher o espaço em branco no seu slide com uma imagem.

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6. Use texto ousado ou ampliado para títulos ou teclas. Não há problema em pular isso, mas você pode ter alguns pontos ou dados que deseja realçar em sua apresentação. Em caso afirmativo, vá em frente e negrito esse texto ou aumente ligeiramente, então se destaca. Apenas certifique-se de usar isso minimamente para que o público reconheça que o texto destacado é importante.

Como exemplo, você pode negar nenhuma estatística que você usa em sua apresentação. Você poderia escrever "até 64% de estudantes melhoraram suas pontuações de teste."

Da mesma forma, você poderia usá-lo para destacar o texto específico, como "Maioridade muito satisfeito com serviços de parque."

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7. Selecione uma transição básica de slides que não seja perturbadora. Você tem tantas transições divertidas para escolher e pode ser tentado a ter seus slides voar, desaparecer ou girar quando você clica no próximo slide. No entanto, os membros da audiência acham isso irritante depois de alguns slides, e pode distrair sua mensagem. Em vez disso, escolha uma única transição simples para ir de slide-to-slide.

Você pode selecionar e alterar as transições clicando na guia Transições ao longo do topo da tela. Quando o menu abre, clique na transição que você deseja tentar ver uma visualização.

A transição de fade é uma ótima opção. Quando você clica no próximo slide, seu lado atual desaparecerá para revelar o novo slide.

Você também pode tentar a transição de capa, onde o novo slide parece se mover na frente do slide antigo.

8. Limite de animações e efeitos sonoros para uma aparência mais profissional. Você provavelmente já viu apresentações onde as palavras saltavam na tela ou um sino tocou quando o slide mudou. No entanto, sua apresentação será mais eficaz se você mantiver seu design simples. Use apenas esses recursos se você quiser destacar um slide ou informação específica.

Você pode usar animações em um único slide que é super importante para sua apresentação. Por exemplo, se você estiver usando um gráfico para apresentar alguns dados, você pode incluir um efeito de som apenas no slide do gráfico.

Método 3 de 4:

Colocando seu conteúdo em seus slides

1. Planeje gastar cerca de 1 minuto em cada slide. Você não quer mudar de slides com muita frequência porque seu público pode perder foco. Em geral, você precisa de aproximadamente 1 slide para cada minuto da sua apresentação. Incluir informações suficientes sobre cada slide para preencher esse minuto.

A quantidade de informações que você precisa em cada slide dependerá do que você pretende dizer. Considere quanta explicações você vai dar sobre cada ponto para ajudá-lo a decidir a quantidade de informações para incluir em cada slide.
Você não precisa gastar exatamente 1 minuto em cada slide, mas use isso como uma diretriz áspera. Não há problema em gastar 45 segundos em 1 slide e 90 segundos em outro. No entanto, tente evitar slides que você gasta apenas 20 a 30 segundos em.
Você corre o risco de perder a atenção do seu público cada vez que você mudar de slides, então você não quer fazer muitas vezes.

2. Minimize seu uso de pontuação porque clutter seu slide. Você provavelmente está preocupado em usar uma gramática ruim na sua apresentação, mas um PowerPoint é diferente de um ensaio ou relatório. Não se preocupe em colocar vírgulas ou períodos no final das listas de balas. Além disso, tente reduzir as frases longas para que eles não precisem de pontuação. Está totalmente bem ter fragmentos de frase em um PowerPoint.

Se você estiver usando muita pontuação, provavelmente tem muita informação em seus slides. Volte e veja o que você pode cortar para descer ao essencial.

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3. Não use todas as tampas, exceto em títulos. Você pode pensar que a capitalização de uma palavra ou frase inteira salienta a importância das palavras, mas é mais difícil para o seu público ler texto que está em todos os bonés. Além disso, as pessoas geralmente percebem o texto capitalizado como gritando. Use o caso de sentença para todo o seu texto de bloco nos slides, para que eles sejam fáceis de ler.

Lembre-se, você sempre pode ousar palavras importantes para chamar a atenção para eles.

4. Use uma lista de bala para apresentar pontos-chave. Listas de balas são o pão e a manteiga de uma apresentação do PowerPoint. A maioria dos seus slides consistirá em listas de bullet de palavras e frases. Tente incluir cerca de 2-4 pontos-chave por slide.

Se você estiver comparando ou contrastando um tópico, você pode criar 2 colunas no seu slide. Idealmente, limite cada coluna a 3-4 pontos de bala, então ainda é fácil ler.

5. Exibir dados em gráficos ou gráficos, então é fácil de entender. Tudo bem se sua apresentação não tiver gráficos ou gráficos, mas use-os se puder. Um bom gráfico ou gráfico aumentará o profissionalismo da sua apresentação, e você pode facilmente criá-los no PowerPoint. Dedicar um deslize completo para um gráfico ou gráfico se você estiver usando um.

Por exemplo, você pode usar um gráfico de barras para representar o aumento das vendas ou um gráfico de pizza para representar o suporte para uma posição.

Não use mais de 4 cores em um gráfico porque o seu slide vai parecer muito ocupado.

6. Incluem imagens de alta qualidade ou clip-art para equilibrar os slides. Se você quiser deslumbrar seu público, a maioria dos slides deve incluir uma imagem. Escolha fotos que ilustram ou representem suas ideias. Posicione-os em frente ao seu texto ou no espaço negativo no seu slide. Use suas imagens para ilustrar o que está em seus slides ou para substituir o texto.

Use 1 ou 2 imagens por slide, mas não use mais de 2.

Verifique se suas imagens ficarão bem quando estão projetadas em uma tela.

Não use imagens que não correspondem ao seu texto porque podem confundir seu público. Por exemplo, você pode usar uma foto de um piquenique se você estiver dando uma apresentação sobre parques, mas essa mesma foto seria confusa se você está falando sobre cuidados de saúde.

Tenha cuidado ao usar o clip-art. Clip-art básico pode parecer desatualizado para alguns membros da audiência, então use apenas imagens de qualidade.

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7. Incorporar todos os vídeos que você está usando, então eles são fáceis de ver. Você não precisa usar um vídeo no seu PowerPoint, então não se preocupe com isso, se você ainda não tiver planos de usar um. No entanto, você pode querer usar um vídeo para apoiar suas ideias ou ilustrar um ponto. Se for assim, Incorporá-lo no PowerPoint então vai jogar facilmente durante sua apresentação. Desta forma, você não terá que clicar em seu PowerPoint para mostrar o vídeo.

Digamos que você esteja fazendo uma apresentação sobre o jogo Macbeth. Você pode planejar usar clipes de filmes de cenas importantes durante sua apresentação. Incorporar eles facilitará o clipe enquanto você ainda estiver no modo de apresentação.

Método 4 de 4:

Finalizando seu PowerPoint

1. Revise sua apresentação para verificar erros e erros de ortografia. Todo mundo comete erros, então sempre revise o que você escreve antes de liberá-lo no mundo. Clique em seus slides no modo de apresentação para que você possa ver como eles vão olhar para o seu público. Passar por cada slide para garantir que o título e o texto do bloco estão todos corretos.

Certifique-se de corrigir todos os erros.
Se você puder, peça a alguém que você confia para revisar a apresentação, bem. Eles podem pegar erros que você não vê imediatamente.

2. Pratique seu discurso enquanto move seus deslizamentos para frente e para trás. Isso soa bobo, mas você pode ser tropeçado durante sua apresentação quando é hora de mudar de slides. Execute sua apresentação algumas vezes para se certificar de que você pode clicar nos slides suavemente. Não olhe para os seus slides enquanto você dá sua apresentação, pois isso faz com que o público se sinta como se estivesse lendo para eles. Em vez disso, consulte um script ou notas se você não puder recitar seu discurso da memória.

Pratique seu discurso na frente de um espelho ou filme você mesmo para que você possa fazer as melhorias necessárias. Além disso, o tempo se você tiver um limite de tempo.

É importante ir para frente e para trás porque você pode ter membros do público pedir para você voltar. Da mesma forma, você poderia acidentalmente pular um slide enquanto clica em frente.

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3. Verifique se você pode ver o texto de longe, se possível. Você já fez tudo o que puder para garantir que sua apresentação seja perfeita, mas você ainda pode se encontrar com slides borrados. Se puder, revise seu PowerPoint na tela do projetor antes de dar sua apresentação. Verifique novamente se seus slides são fáceis de ler até mesmo da parte de trás da sala. Se você não pode vê-los, tente aumentar a fonte ou ampliar a projeção.

Tente não se preocupar se você não conseguir verificar sua apresentação de antemão. Sua apresentação provavelmente vai ficar bem.

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4. Remova textos ou imagens difíceis de ver na tela do projetor. Às vezes, uma imagem que parece perfeita na tela do seu computador se transforma em um blob borrado quando você o projete em uma tela. Da mesma forma, o texto pode ser fácil de ler no seu computador, mas pode ser executado juntos no modo de apresentação. Se você está tendo problemas para ler qualquer coisa no seu slide, exclua-o. Tente substituí-lo se você tiver tempo antes de você estar programado para dar a apresentação.

É melhor ter espaço vazio no seu slide do que ter imagens ou palavras que seu público não possa ler. Eles provavelmente vão se distrair tentando fazer o que está no slide.

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5. Pergunte a alguém em quem você confia para assistir seu PowerPoint e dar feedback. Na maioria dos casos, você não precisa se preocupar com isso. No entanto, você pode querer feedback extra sobre uma apresentação muito importante. Procure alguém que seja semelhante ao seu público demográficos. Mostre a eles sua apresentação e veja o que eles pensam.

Por exemplo, digamos que você seja um orador de palestras em um fundraiser. Esta é uma apresentação bastante importante, então você pode querer alguém para verificar de antemão. No entanto, você provavelmente não precisará de feedback em toda apresentação de trabalho que você dá.

Se a pessoa der crítica construtiva que faz sentido para você, você pode revisar seu PowerPoint.