Como fazer uma entrega em um escritório: 12 passos (com fotos)

Quando você está deixando uma posição, é provável que seu gerente ou supervisor peça para você ajudar no período de entrega ao seu sucessor. Ser organizado e proativo ajudará a garantir que sua empresa tenha uma transição suave e você sai com uma excelente reputação profissional.

Passos

Parte 1 de 3:

Organizando sua entrega

1. Discuta a entrega com seu gerente. Você deve começar por ter uma discussão detalhada com seu gerente para determinar exatamente como eles querem que você lide com a entrega. Dependendo do seu trabalho e como seu gerente gosta de trabalhar, você pode ser solicitado a contribuir extensivamente para a entrega. Isso pode incluir a nova pessoa noturná-lo por alguns dias ou mais.

Na maioria dos casos, você terá que pelo menos preparar um documento formal de entrega.
Discuta isso com seu gerente e descubra o quanto você deve contribuir, e qual deve ser o foco de sua entrega.

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2. Elabore um contorno precoce do documento de entrega. Depois de ter uma ideia clara das expectativas do seu gerente, você pode começar por elaborar um documento de entrega de rascunho. Isso irá ajudá-lo a se organizar e catalogar todas as várias tarefas e informações que você precisará passar durante o período de entrega. Este documento deve incluir:

Informações detalhadas sobre suas atividades, tarefas e prioridades do dia-a-dia.

Um esboço dos pontos-chave do papel.

Um esboço claro do que se espera do seu sucessor.

Uma lista de arquivos essenciais que serão entregues. Isso pode incluir um determinado contrato ou programa de trabalho.

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3. Amarrar extremidades soltas. Se você sabe que vai deixar sua postagem em breve, pode ser útil colocar um pouco de trabalho extra para garantir que você amarre as extremidades soltas. Você receberá uma sensação de satisfação em alcançar isso, e você também estará ajudando seu sucessor começar com uma ardósia limpa. Fazer isso também ajudará a garantir que você saia em excelentes termos e com uma boa reputação.

Isso nem sempre será possível, mas se você tem algo que está quase na linha, coloque um pouco de trabalho extra para fazê-lo.

Uma nova pessoa que entra em um acordo quando está perto da linha pode lutar para fechá-lo, porque eles não estão familiarizados com todas as suas complexidades.

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4. Comunique-se com seus colegas. Antes que seu sucessor seja devido a começar, tente fazer algum tempo para conversar com seus colegas sobre a entrega e perguntar se há algo que seus colegas achem que você deve destacar. Se houver um problema em desenvolvimento que você não tem conhecimento, esta é uma boa oportunidade para tocar na base e descobrir.

Problemas em desenvolvimento não são susceptíveis de afetar seus últimos dias, mas se você está ciente deles, então você pode sinalizá-los até o seu sucessor.

Esta também é uma chance de garantir que todos saibam que você está indo embora e quando. Deixe seus colegas saberem sobre o período de entrega, para que possam levá-lo em consideração.

Sua produtividade é susceptível de diminuir durante a entrega, então sua boa prática para dar aos seus colegas algum aviso antecipado.

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5. Escreva um documento formal de entrega. O passo final da sua preparação de entrega é concluir um documento de entrega formal. Você pode construir no documento do rascunho, mas tentar elaborar e incluir todas as informações importantes. Você precisará executar o documento com seu gerente e qualquer outra equipe chave que afetará. Tente ter isso concluído e enviado ao seu sucessor pelo menos alguns dias antes de serem definidos para começar. O conteúdo variará de emprego para o trabalho, mas pode incluir alguns dos seguintes procedimentos:

Uma lista e calendário de ações.

Um briefing de problemas em andamento.

Um calendário de eventos e prazos futuros.

Senhas e informações de login.

Uma lista de contatos úteis.

Um guia para navegar de arquivos e pastas no sistema de computador.

Parte 2 de 3:

Gerenciando o período de entrega

1. Permitir o máximo de tempo possível. Quando seu sucessor começa no escritório, você ainda pode estar por perto e ser solicitado a fazer uma entrega mais completa. O comprimento disso irá variar, mas em alguns casos, você receberá alguns dias ou mais para ajudar a nova pessoa a se agarrar com o trabalho. Geralmente, mais tempo você tem disponível para uma entrega completa, mais informações você poderá passar.

Há obrigado a ser coisas que você esqueceu e ter alguém sombra você é uma boa maneira de expô-los à variedade de atividades do dia-a-dia.

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2. Mão sobre documentos principais pessoalmente. Durante a entrega, é uma boa prática garantir que todos os principais pedaços de dados e documentação e entreguem pessoalmente. Isso ajudará você a garantir que as coisas mais importantes sejam tratadas de forma adequada e prioridades são claramente definidas. Entregando documentos cara-a-cara significa que informações complexas podem ser discutidas plenamente antes de sair.

Esta oportunidade para explicar informações-chave, e para o seu sucessor pedir-lhe perguntas diretas é vital para uma boa entrega.

Isso também lhe dará uma oportunidade para fornecer nuances e contexto em uma discussão que possa ter sido negligenciada de outra forma.

Faça uma entrega em um escritório passo 8

3. Faça o esforço para ajudar. Se você estiver no escritório com seu sucessor, você deve sempre estar atento e proativo. Faça o esforço para identificar e ajudar a resolver quaisquer problemas ocorridos. Seu sucessor pode ser um pouco tímido ou intimidado em seus primeiros dias, e pode não querer aborrecê-lo com perguntas.

Certifique-se de deixar claro que você está lá para ajudar e você recebe consultas.

Ao fazer isso, você estará ajudando a fomentar uma situação em que a responsabilidade pela entrega é compartilhada entre você e seu sucessor.

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4. Tem uma reunião final de entrega. A última coisa a fazer antes de sair e completar a entrega, é fazer a reunião completa de entrega com seu sucessor. Peça ao seu sucessor para trazer qualquer pergunta pendente que eles têm e as notas que fizeram. Esta reunião é uma ótima oportunidade para a nova pessoa garantir que eles entendam seu papel e responsabilidades.

Quaisquer incertezas podem ser esclarecidas na reunião.

Dependendo de onde você trabalha, pode ser prudente convidar seu gerente ou supervisor para participar da reunião.

Você deve certamente informar seu gerente de quando e onde estiver acontecendo, e pergunte se há algo que eles gostariam de adicionar.

Parte 3 de 3:

Pensando no desenvolvimento de longo prazo

1. Realce suporte e treinamento disponíveis. Tente pensar na entrega como uma oportunidade para você realmente contribuir para dar a alguém a melhor chance possível de ter sucesso. Você não está apenas tentando desistir de tarefas e empregos, mas estão tentando ajudar o desenvolvimento profissional do seu sucessor e a longo prazo do seu ex-empregador.

Faça isso apontando as oportunidades de treinamento relevantes que você conheça.
Talvez quando você iniciou o trabalho, recebeu um conjunto de treinamento para ajudá-lo a se adaptar e desenvolver.
Certifique-se de mencionar isso ao seu sucessor e incentivá-los a explorar as possibilidades.

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2. Não negligencie a cultura de trabalho. Se você está gastando tempo com a pessoa que estará preenchendo sua posição, é importante não se concentrar apenas em aspectos técnicos do trabalho. Cada lugar tem um ambiente de trabalho e cultura exclusivos que podem ser intimidantes ou confusos para um recém-chegado. Certifique-se de definir algum tempo de lado para dar a nova pessoa o lowdown sobre como o escritório funciona.

Faça o esforço para levá-los ao redor do escritório e apresentá-los a todos.

Certifique-se de definir claramente o papel do novo funcionário, bem como funcionários existentes.

Se a descrição do trabalho da nova chegada for ligeiramente diferente da sua, ou suas responsabilidades e prioridades são focadas em outro lugar, certifique-se de que a equipe existente reconheça isso.

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3. Forneça seus detalhes de contato. Se você realmente quer ir a milha extra, você poderia fornecer ao novo funcionário seus detalhes de contato. Você pode dizer que eles podem entrar em contato com você se houver uma questão importante ou precisarem de uma pequena orientação. Nem todo mundo ficará feliz em fazer isso, e é provável que dependa do seu relacionamento com seu antigo empregador.

Muitas vezes, um problema pode ser resolvido com um e-mail simples.

Oferecendo para ajudar depois de sair vai dar uma boa impressão e ajudar a aumentar sua reputação.