Como facilitar uma reunião: 15 passos (com fotos)

Um facilitador de reunião é responsável por liderar uma reunião. Em essência, o objetivo do facilitador é garantir que a reunião seja executada sem problemas da organização, para começar, para terminar. Uma reunião bem facilitada deve garantir que todos os objetivos da reunião sejam atendidos pela sua conclusão. Assim, um bom facilitador garantirá que todos os participantes compreendam o propósito da reunião, certifique-se de que todas as necessidades dos participantes sejam atendidas, certifique-se de que a reunião flua suavemente e assegure a participação total.

Passos

Parte 1 de 3:

Colocando a base para uma reunião bem sucedida

1. Preparação é fundamental, então comece com uma agenda. Enquanto um facilitador deve se misturar em reuniões e fazer seu trabalho parecer fácil, é crucial que preparem extensivamente para reuniões. Comece com a escrita de um Agenda. Uma boa agenda incluirá pontos-chave sobre a reunião, bem como fornecer detalhes adequados de Sothat, saber onde ser e o que esperar.

Observe os horários de início e término das sessões, bem como limites de tempo realistas para cada sessão, para garantir que a reunião funcione no prazo.
Selecione tópicos que afetam todos participando da reunião. Tente obter informações daqueles que freqüentam a reunião sobre os tópicos que justificam a discussão.
Tente colocar os tópicos como perguntas que precisam responder a estimular o diálogo na reunião.
Nota Qual o propósito da discussão é. É para informação, para resolver um problema, ou para tomar uma decisão?
Especifique como os participantes devem se preparar para a reunião.

2. Planeje a lista de convite. Isso requer um equilíbrio delicado. Se houver muito poucas ou muitas pessoas presentes, você corre o risco de uma reunião improdutiva. Você vai querer convidar apenas pessoas que irão ajudá-lo a alcançar o objetivo da reunião. Pergunte a si mesmo o seguinte.

Quem são os principais tomadores de decisão sobre o assunto?

Quem é mais qualificado sobre a informação que está sendo discutida?

Quem tem um interesse adquirido nos tópicos?

Quem terá que implementar quaisquer decisões feitas?

Alguns especialistas sugerem 8 pessoas serem convidadas a reuniões onde uma decisão precisa ser feita. Em contraste, eles sugerem 18 pessoas quando o propósito da reunião é debater.

3. Envie os convites via e-mail. Enviar um e-mail é a maneira mais fácil de convidar seus participantes. Seu email deve fornecer uma breve introdução à reunião. Deve também incluir a data, a hora e possivelmente um prazo de RSVP. A agenda deve ser anexada ao email.

Requerendo um RSVP é opcional, mas permitirá que você prepare uma quantidade adequada de materiais para todos os participantes.

4. Começar a pensar sobre o que um bom facilitador faz. Ao refletir sobre o que um facilitador faz durante uma reunião, você estará em uma boa posição para saber o que é esperado de você quando é sua vez de realizar o trabalho. Um bom facilitador terá uma série de características que o ajuda a gerenciar o tempo, as pessoas e opiniões diferentes. É melhor desenvolver esses traços cedo.

Valor de pessoas e suas ideias. Um bom facilitador transmitirá seus próprios elogios depois que um participante apresentou uma ideia. Diga algo como "Obrigado Samantha, esses são pontos muito úteis que nos ajudam a pensar sobre o problema de uma maneira diferente." Ao fazer isso, você garantirá que cada pessoa e ideia seja ouvida e também que os outros terão confiante em falar.

Estar em seus dedos. Você terá que responder a uma série de situações diferentes durante as reuniões. Você precisa pensar e responder rapidamente a essas situações diferentes. Por exemplo, se alguém forneça conselhos significativos, seja rápido para elogiá-los, então procure imediatamente outro participante que esteja buscando construir essa linha de pensamento. Se alguém levanta um ponto ruim que está fora do tópico, no entanto, faça o seu melhor para destacar o bem no comentário e procurar outro participante que vai construir o que você pensou era bom.

Ser bem falado. É importante que todos na sala entendam você. Você vai querer falar em um volume razoável para que todos possam ouvir. Articular claramente e não murmurar ou murmurar. Tome cuidado para usar o jargão somente se todos na reunião estiver familiarizado com a terminologia.

Parte 2 de 3:

Definindo o palco para a reunião

1. Planeje a localização e organize o mobiliário. Você precisará considerar se a reunião será cara a cara, uma reunião virtual através de telas, ou uma combinação dos dois. Dependendo do formato da reunião, você precisará ter certeza de que todos os móveis e hardware estão em vigor, incluindo cadeiras, tabelas e telas do projetor. Existem várias maneiras possíveis de configurar móveis para uma reunião.

Uma configuração de mesa redonda ajudará em reuniões orientadas para discussão.
Um cenário com cadeiras nas linhas é bom para estabelecer um alto-falante como o foco principal. Esta configuração funciona bem quando o objetivo principal está transmitindo informações em vez de buscar discussão.
Uma configuração de teatro apresenta uma mesa na frente da sala e permite que um painel de alto-falantes se sente na frente. Os participantes se sentarão em linhas na frente dos alto-falantes do painel como em um formato de palestra.
Uma configuração de sala de aula tem mesas na frente das fileiras de cadeiras para permitir que os participantes façam notas enquanto o orador continua sendo o foco da reunião.
Utilize a configuração em forma de U para reuniões onde você deseja que os participantes se vejam e interagirem quando necessário.
Configurar cadeiras em um círculo com você no centro de reuniões pretendidas como abertas e participativas.

2. Fornecer suprimentos para aqueles que freqüentam a reunião. Um facilitador totalmente preparado fornecerá aos participantes com canetas, blocos de notas, livros de trabalho, folhetos e outras ferramentas necessárias para a reunião. Considere também se você precisar fornecer qualquer informação de login antes do tempo para reuniões virtuais. Deve haver uma placa configurada para permitir que pessoas e apresentadores façam anotações para todos para ver, talvez um flip chart ou White Board. Isso mantém a reunião fluindo mais suavemente, permitindo que os participantes tenham suas perguntas respondidas em horários especificados durante a reunião.

Dependendo do comprimento da reunião, pense em fornecer aos seus participantes bebidas (café), lanches, água e / ou doces.

3. Envie um lembrete de e-mail sobre a reunião à medida que se aproxima. As pessoas estão ocupadas, e sem lembretes, é possível que eles se esqueçam de uma próxima reunião. Tente enviar lembretes para aqueles que estarão participando de dois dias antes que a reunião esteja programada para ocorrer.

Se você perguntou a convidar para o RSVP, você pode enviar um lembrete que eles precisam para RSVP antes do prazo final.

No seu e-mail de lembrete, certifique-se de perguntar se alguém alterou planos.

Parte 3 de 3:

Conhecendo seu papel facilitando a reunião

1. Chegue para a reunião cedo. Como o facilitador você deve estar lá para cumprimentar todo mundo que chega à reunião. Ou abalar a mão enquanto entra na sala ou cumprimentá-los enquanto entram na Tele-Conference. Isso criará um ambiente quente na reunião, mas também mostrando que você está sério e pronto para discutir.

2. Comece a reunião no horário e faça os objetivos claros. Embora todos na reunião tenham recebido a agenda, reinicializando os objetivos, todos os participantes começarão na mesma página. Também ajudará a definir o tom para a reunião e colocar as pessoas no caminho certo imediatamente.

Você também pode fazer anúncios de limpeza no início da reunião, incluindo informações sobre os horários de intervalo, saídas de incêndio e localizações de banheiro.

Você também pode pensar em estabelecer regras para interação, dependendo de quem está participando da reunião. As regras podem incluir mostrar um outro respeito mútuo, permanecer no tema, atacando o problema em vez da pessoa, trazendo o fechamento para discussão e não interromper os outros.

3. Guiar a reunião por ter todos os participantes falarem. Todo mundo tem um método diferente para orientar uma reunião e manter falantes no tópico. Um método vital é garantir que a conversa e discussão não seja dominada por uma ou duas pessoas. Certifique-se de que você está à procura de qualquer pessoa que possa querer fazer um ponto e dar-lhes a oportunidade de falar pedindo-lhes seus pensamentos.

Diga um colega chamado Samantha parece interessado, mas ainda não contribuiu. Você pode tentar dizer: "Samantha, como a questão afeta o seu departamento e você especificamente?"

4. Ficar com o tópico. O trabalho do facilitador é manter todos os participantes ou falantes no tópico. Permitindo que as tangentes off-alvo jogue sua programação e possam significar que a reunião não atingirá seu resultado pretendido. Se você sente a discussão deslocando o tópico, redirecione a conversa fazendo perguntas que se relacionem diretamente com o tópico.

Se o diálogo começou a derivar, você poderia dizer: "Mas como isso afeta o problema que estamos discutindo hoje?" Ou, "Estes são todos pontos muito interessantes. Devemos discutir isso em uma data posterior, mas, por enquanto, vamos nos concentrar no assunto em mãos."

Você também pode querer sinalizar as ideias que foram trazidas e endereçá-las em uma reunião posterior ou outra maneira. Assim, você pode honrar adequadamente essas idéias tangenciais e não ofender nenhum dos participantes.

5. Tem um plano para situações difíceis e desvie-os. Se você sente que os participantes estão prestes a entrar em um debate aquecido, traga outra pessoa que você sabe falará com o problema. Essencialmente, você vai querer desarmar um debate trazendo mais diálogo. Em caso de conflito, você também pode ouvir os dois lados e identificar um terreno comum para reunir as partes opostas.

Em caso de situação difícil, você poderia dizer: "É claro que você está proveniente de lados diferentes. No entanto, você obviamente concorda com a importância dessa questão, então vamos tentar concentrar nossa energia em encontrar um resultado mutuamente benéfico."

6. Responda e redirecione as perguntas. Como o facilitador você pode tirar dúvidas dos participantes, desde que você esteja em posição de responder com precisão. Se não, você deve encaminhar a pergunta para alguém no encontro que está em uma posição melhor para responder com precisão.

No caso de você não conhece a resposta a uma pergunta, você pode dizer: "Essa é uma excelente questão. No entanto, acho que Samantha é melhor informado sobre este tópico. Samantha, quais são seus pensamentos?"

7. Resumir e simplificar os resultados. Tome notas durante a reunião e assegure-se de que você está escrevendo todas as principais ideias e opiniões. Na conclusão de uma discussão sobre um determinado tópico, é útil se o facilitador fornecer uma revisão do que foi dito e as conclusões que foram alcançadas.

Faça o seu melhor para resumir os pontos-chave feitos por cada pessoa no comparecimento. Além disso, destaque quaisquer resoluções fossem feitas às questões abordadas.

8. Pergunte como a reunião foi quando conclui. O feedback é essencial para você melhorar como um facilitador de reunião. Você pode pensar em perguntar ao seguinte: A agenda foi distribuída em um bom momento? Quão bem preparado foram os participantes? O tempo alocado para cada trabalho de tópico? Havia tempo suficiente para discussão? Como a configuração da sala poderia ser melhorada??

O feedback também pode ser coletado por uma pesquisa de email enviada aos participantes logo após a reunião.

Certifique-se de rever o resultado e fazer quaisquer alterações necessárias para a próxima reunião.