Como calcular impostos sobre a folha de pagamento

Cálculos fiscais de folha de pagamento têm um impacto enorme tanto no empregador quanto no trabalhador. Esses cálculos afetam a despesa total do salário incorrida pelo empregador. Os cálculos fiscais também afetam a renda tributável do trabalhador, responsabilidade fiscal pessoal e pagamento líquido. Os impostos da folha de pagamento são compostos de retenções fiscais federais e estaduais, impostos da segurança social e impostos do Medicare. É fundamental que o empregador e o trabalhador entendam como os impostos e retenções de folha de pagamento são calculados.

Passos

Parte 1 de 3:
Calculando a retenção de imposto de renda federal
  1. Imagem intitulada Calcular Impostos da Payroll Step 2
1. Ter cada trabalhador completar um W-4. O formulário W-4 tem uma porção destacável que permite aos funcionários indicam seu status de arquivamento e quantas licenças planejam tomar. Os funcionários fornecerão suas informações pessoais, como endereço, número de segurança social e estado civil. Então, eles especificarão quantas permissões eles querem tomar com base nos créditos que planejam reivindicar. Há uma planilha para ajudá-los a determinar suas licenças.
  • A planilha de licenças perguntará se você é casado, se você é elegível para o crédito fiscal filho ou outros créditos dependentes, e se você planeja reivindicar outros créditos quando você arquivar seus impostos.
  • Você não requer mais a si mesmo e seus dependentes como isenções em seus impostos.
  • Imagem intitulada Calcular Impostos da Payroll Step 1
    2. Aplique as regras do IRS para calcular as retenções do imposto federal de pagamento bruto. O trabalhador fornece ao empregador com seu status de arquivamento e o número de subsídios que estão qualificados para. As licenças são usadas para calcular o montante realizado a partir do pagamento bruto.
  • Determinar o pagamento bruto do funcionário. Verifique o pagamento total do funcionário pelo período de pagamento. O pagamento bruto inclui qualquer salário, dicas e compensação de bônus por hora.
  • Localize o status do arquivamento do funcionário. Isso pode ser encontrado no formulário W-4 do funcionário. O status pode ser casado, single ou algum outro status listado no formulário.
  • Encontre o número de licenças. As licenças estão localizadas no W-4 do funcionário. Os subsídios são reivindicados pelo empregado e determinam quanto é retido do pagamento do empregado para cobrir seus impostos de renda. Mais subsídios significam que menos dinheiro é retido para impostos.
  • 3. Calcule o imposto federal de retenção. Primeiro, calcule o total das licenças. Então, subtraia as licenças do pagamento bruto para determinar a quantidade de dinheiro que está sujeita a retenção. Em seguida, verifique as tabelas oficiais de retenção do IRS para o ano atual para determinar quanto dinheiro você deve suspender. Certifique-se de olhar para a tabela relacionada ao status de arquivamento do empregado, bem como seu período de pagamento.
  • Como exemplo, vamos assumir que um funcionário é solteiro e pago US $ 1.000 semanalmente. Se eles tiverem 3 licenças que cada um igual a US $ 80.80, então eles teriam um total de US $ 242.40 em licenças (US $ 80.80 multiplicado por 3 subsídios = $ 242.40). Subtrair este montante de seu pagamento bruto para obter o valor tributável, que é de US $ 1.000 - US $ 242.40 = $ 757.60. Finalmente, verifique a tabela do IRS para descobrir quanto ao reter, o que é de US $ 79. Você então reteria US $ 79 de cada cheque.
  • Imagem intitulada Calcular Impostos da Payroll Step 3
    4. Use a calculadora de retenção do IRS para uma opção fácil. Digite as informações solicitadas para calcular o valor correto da fonte. A calculadora pede o status de arquivamento de impostos do trabalhador e o número de licenças que o indivíduo está reivindicando. O aplicativo também requer o seu salário bruto e quantas vezes você é pago (semanalmente, bi-semanal, mensalmente, etc.)
    • Parte 2 de 3:
    Adicionando deduções e retenção
    1. Imagem intitulada Calcular Payroll Impostos Passo 4
    1. Determinar a retenção da segurança social. Segurança Social é um programa federal que fornece renda de rendimento e deficiência de aposentadoria. O programa é financiado através de retenções fiscais.
    • Em 2019, a retenção da segurança social é 6.2% do pagamento bruto do funcionário.
    • O funcionário deve pagar isso até chegar ao limite de base salarial. Os ganhos acima do limite de base salarial geralmente não estão sujeitos ao imposto de segurança social.
    • O limite de base salarial para 2019 é de US $ 132.900.
  • Imagem intitulada Calcular Impostos da Payroll Passo 5
    2. Descobrir a retenção do Medicare. Medicare fornece cobertura médica para os idosos e desativados. Este programa também é financiado através de retenções de imposto de folha de pagamento.
  • Em 2019, a retenção do Medicare é 1.45% do pagamento bruto do empregado.
  • Não há limite de base de salário para a retenção do Medicare. Isso significa que cada dólar de salário bruto é avaliado o imposto sobre o Medicare.
  • Funcionários únicos fazendo mais de US $ 200.000 por ano têm um adicional de 0.Imposto de Medicare de 9% para cada período de pagamento após US $ 200.000 em salários terem sido pagos. O limite do dólar é de US $ 250.000 para casais que arquivam em conjunto. Isso inclui todos os pagamentos por um ano civil. No entanto, apenas o funcionário paga este imposto. O empregador não precisa pagar nenhum imposto adicional.
  • Imagem intitulada Calcular Impostos da Payroll Taxes 6
    3. Considere outras deduções que reduzem o pagamento bruto. Seu empregador pode oferecer benefícios que são financiados por meio de deduções de folha de pagamento. Algumas dessas deduções são feitas de forma prévia. Isso significa que os dólares deduzidos ainda não foram tributados. As deduções pré-tributárias reduzem a quantidade de pagamento que está sujeito a impostos.


  • Contribuições para certos tipos de planos de aposentadoria podem ser feitos de forma prévia. O plano mais comum é um plano 401 (k). Um plano 401 (k) é um plano de aposentadoria disponível em muitas empresas com fins lucrativos. No entanto, contribuir para esses planos geralmente reduz seus impostos de renda federal, mas não reduzirá a quantidade que você deve para a Segurança Social e Medicare.
  • As pessoas que trabalham para agências não-lucrativas ou governamentais podem participar de um plano de 403 (b).
  • Em ambos os casos, o trabalhador está contribuindo com uma quantidade maior em seu plano de aposentadoria. Digamos, por exemplo, que o trabalhador quer contribuir com US $ 100. A contribuição será de US $ 100 antes dos impostos, mas menos do que isso em uma base pós-imposto (talvez US $ 80).
  • Como o funcionário contribui mais no começo, eles acumularão um saldo de aposentadoria maior. A tributação sobre esses planos ocorre quando os dólares são retirados na aposentadoria.
  • Um arranjo de gastos flexível de saúde (FSA) é outro benefício que pode afetar seu pagamento bruto. Um FSA é um arranjo voluntário com seu empregador que permite que você seja reembolsado por despesas médicas. Esta conta é financiada por deduções de folha de pagamento, embora seu empregador também possa contribuir. Quaisquer contribuições do seu empregador não precisam ser adicionadas à sua renda bruta. Os fundos nesta conta não rolam se não forem usados ​​no ano.
  • Uma conta de poupança de saúde (HSA) é semelhante a uma FSA, embora o dinheiro nesta conta seja rolo de ano para o ano, permitindo que você acumule poupanças especificamente reservadas para os cuidados de saúde. Um HSA permanece com você se você mudar os empregadores ou deixar a força de trabalho.
    • Parte 3 de 3:
    Descobrir impostos do estado e desemprego federal
    1. Imagem intitulada Calcular Impostos da Payroll Step 7
    1. Tenha em mente que o imposto de desemprego é pago pelos empregadores. Na maioria dos estados, apenas o empregador paga o imposto sobre desemprego. Este sistema, no entanto, combina um sistema federal de imposto de desemprego com um programa de estado.
    • Pagar seu imposto de desemprego do estado primeiro. Sua empresa pode levar um crédito em seu imposto federal de desemprego se você já pagou o imposto de desemprego do Estado.
    • O imposto de desemprego federal de 2019 é de 6% dos primeiros US $ 7.000 que você paga em salários para um funcionário.
    • Se você já pagou impostos de desemprego estaduais, você pode levar um crédito de até 5.4% no cálculo federal. Se você tomar todo o crédito, o imposto federal diminuiria para 0.6% dos primeiros US $ 7.000 em salários pagos.
  • Imagem intitulada Calcular Taxas da Payroll Step 8
    2. Encontre as diretrizes do estado para cada um dos seus funcionários. Cada estado tem regras fiscais diferentes, então você precisará encontrar as informações fiscais adequadas para seus funcionários. Se você tem funcionários em vários estados, cada um é governado por um conjunto separado de leis tributárias estaduais.
  • Você pode encontrar as informações fiscais através do Departamento de Receita ou Tributação do Estado.
  • Calculando o imposto do estado é muito semelhante ao cálculo do imposto federal. As taxas de imposto, no entanto, são diferentes.
  • Esteja ciente de que nem todos os estados contam os mesmos salários como federal ao calcular o imposto estadual. Certifique-se de verificar as regras do estado quando você está processando impostos.
  • Imagem intitulada Calcular Payroll Impostos Passo 9
    3. Relatar e pagar suas retenções de impostos. Cada tipo de imposto de folha de pagamento usa um formulário de imposto diferente. Você também pagará cada tipo de imposto através de um sistema diferente. Considere a contratação de uma empresa de folha de pagamento para ajudá-lo a ficar no topo desse processo.
  • O software de contabilidade está disponível para ajudá-lo com esses cálculos. Se você usar o software, verifique se a empresa envia quaisquer atualizações necessárias. Como a lei fiscal muda, o software de imposto de folha de pagamento deve ser alterado.
  • A maioria das autoridades tributárias permite que você pague os impostos eletronicamente. Muitos dos formulários fiscais necessários podem ser concluídos on-line.
  • Uma empresa de folha de pagamento pode levar seus dados de funcionários e fazer os cálculos de folha de pagamento necessários. Eles também podem configurar um sistema para pagar cada trabalhador eletronicamente. A empresa de folha de pagamento atualizará seu software para alterações no código de imposto.

    • Vídeo

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    Pontas

    Se o seu estado ou governo local também cobra impostos de renda, você precisará calcular estes separadamente.

    Avisos

    Certifique-se de coletar e remeter os impostos sobre a folha de pagamento para a agência governamental correta pela data de vencimento. Caso contrário, você provavelmente deverá penalidades e taxas pesadas.
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