Como desenvolver um plano de gerenciamento de risco

2. Defina seu projeto. Neste artigo, vamos fingir que você é responsável por um sistema de computador que fornece informações importantes (mas não críticas de vida) a alguma grande população. O computador principal no qual este sistema reside é antigo e precisa ser substituído. Sua tarefa é desenvolver um plano de gerenciamento de risco para a migração. Este será um modelo simplificado onde o risco e o impacto forem listados como alto, médio ou baixo (que é muito comum, especialmente no gerenciamento de projetos).

3. Obter entrada de outros. chuva de ideias em riscos. Obtenha várias pessoas juntas que estão familiarizadas com o projeto e pedem informações sobre o que poderia acontecer, como ajudar a preveni-lo e o que fazer se isso acontecer.Dê uma muitos Notas!Você usará a saída desta sessão muito importante várias vezes durante as seguintes etapas.Tente manter uma mente aberta sobre idéias. "Sai da caixa" O pensamento é bom, mas mantenha o controle da sessão. Precisa ficar focado e no alvo.

4. Identificar as conseqüências de cada risco. Da sua sessão de brainstorming, você reuniu informações sobre o que aconteceria se os riscos se materializarem. Associar cada risco com as conseqüências chegou durante essa sessão. Seja o mais específico possível com cada um. "Atraso do projeto" não é tão desejável quanto "Projeto será atrasado por 13 dias." Se houver um valor em dólar, liste, apenas dizendo "Sobre o orçamento" é muito geral.

5. Elimine questões irrelevantes. Se você está se movendo, por exemplo, um sistema de computador de concessionária de carros, então ameaças como guerra nuclear, pandemia de peste ou assassina asteróides são praticamente coisas que atrapalharão o projeto. Não há nada que você possa fazer para planejar para eles ou diminuir o impacto. Você pode mantê-los em mente, mas não coloque esse tipo de coisa no seu plano de risco.

6. Listar todos os elementos de risco identificados. Você não precisa colocá-los em qualquer ordem ainda. Basta listá-los um a um.

7. Atribuir probabilidade. Para cada elemento de risco na sua lista, determine se a probabilidade de se materializar é alta, média ou baixa. Se você tiver absolutamente usar números, então figura probabilidade em uma escala de 0.00 a 1.00. 0.01 a 0.33 = baixo, 0.34 a 0.66 = médio, 0.67 a 1.00 = alto.

8. Atribuir impacto. Em geral, atribua o impacto como alto, médio ou baixo com base em algumas diretrizes pré-estabelecidas. Se você tiver absolutamente que usar números, então figura impacto em uma escala de 0.00 a 1.00 da seguinte forma: 0.01 a 0.33 = baixo, 0.34 - 066 = médio, 0.67 - 1.00 = alto.

9. Determinar o risco para o elemento. Muitas vezes, uma tabela é usada para isso. Se você usou os valores baixos, médios e altos para probabilidade e impacto, a tabela superior é mais útil. Se você tiver usado valores numéricos, precisará considerar um sistema de classificação mais complexo semelhante à segunda tabela aqui. É importante notar que não há fórmula universal para combinar probabilidade e impacto - que variará entre pessoas e projetos.Este é apenas um exemplo (embora seja real da vida real):

10. Classificar os riscos. Listar todos os elementos que você identificou do maior risco para o menor risco.

11. Calcular o risco total: Aqui é onde os números ajudarão você. Na Tabela 6, você tem 7 riscos atribuídos como H, H, M, M, M, L e L. Isso pode traduzir para 0.8, 0.8, 0.5, 0.5, 0.5, 0.2 e 0.2, da tabela 5. A média do risco total é então 0.5 e isso se traduz em médio.

12. Desenvolver estratégias de mitigação. A mitigação é projetada para reduzir a probabilidade de que um risco se materialize. Normalmente você só fará isso para elementos altos e médios. Você pode querer mitigar itens de baixo risco, mas certamente abordar os outros primeiro. Por exemplo, se um dos seus elementos de risco é que poderia haver um atraso na entrega de partes críticas, você pode mitigar o risco, encomendando no início do projeto.

13. Desenvolver planos de contingência. Contingência é projetada para reduzir o impacto se um risco for materializar. Mais uma vez, você geralmente desenvolve apenas contingências para elementos altos e médios. Por exemplo, se as partes críticas que você precisar não chegar a tempo, você pode ter que usar peças antigas e existentes enquanto espera os novos.

14. Analisar a eficácia das estratégias. Quanto você reduziu a probabilidade e o impacto?? Avaliar suas estratégias de contingência e mitigação e reatribuir classificações eficazes aos seus riscos.

15. Calcule seu risco efetivo. Agora seus 7 riscos são m, m, m, l, l, l, que traduzem para 0.5, 0.5, 0.5, 0.2, 0.2, 0.2 e 0.2. Isso dá um risco médio de 0.329. Olhando para a Tabela 5, vemos que o risco geral é agora categorizado como baixo. Originalmente, o risco foi médio (0.5). Após estratégias de gerenciamento foram adicionadas, sua exposição é baixa (0.329). Isso significa que você alcançou 34.2% de redução no risco por meio de mitigação e contingência. Nada mal!

16. Monitore seus riscos. Agora que você sabe quais são seus riscos, você precisa determinar como saberá se eles se materializam para saber quando e se você deve colocar suas contingências no lugar. Isso é feito identificando sugestões de risco. Faça isso para cada um dos seus elementos de alto e médio risco. Então, à medida que o seu projeto progride, você será capaz de determinar se um elemento de risco se tornou um problema. Se você não conhece essas sugestões, é muito possível que um risco possa se materializar e afetar silenciosamente o projeto, mesmo se você tiver boas contingências no lugar.

Redução = risco - exposição. Neste exemplo (e assumindo uma estimativa de US $ 1.000.000) seu risco é 0.5 x US $ 1.000.000 (US $ 500.000) e sua exposição é 0.329 x US $ 1.000.000 (US $ 329.000), o que significa o valor de sua redução = US $ 171.000. Use isso como uma indicação de quanto você pode gastar razoavelmente no gerenciamento dos riscos - que deve fazer parte da estimativa de projeto revisada (como seguro).

Planeje a mudança. O gerenciamento de riscos é um processo fluido porque os riscos estão sempre mudando. Hoje, você pode atribuir algum risco com uma alta probabilidade e um alto impacto. Amanhã, a probabilidade ou o impacto pode mudar. Além disso, alguns riscos podem cair completamente fora da mesa enquanto outros entram em jogo.

Você pode usar a exposição para ajudar a determinar se deseja realmente fazer o projeto. Se a estimativa total do projeto for de US $ 1.000.000 e sua exposição é 0.329, a regra geral é que você tem um potencial de US $ 329.000 sobre a estimativa. Você pode orçamentar o dinheiro extra... apenas no caso de? Se não, você pode querer reconsiderar o escopo do projeto.

Use uma planilha para acompanhar o plano de risco em uma base contínua. Riscos mudam, os riscos antigos podem desaparecer e novos riscos entrarão em foco.

Sempre investiga. O que você tem perdido? Que coisas poderiam acontecer que você ainda não considerou? Esta é uma das coisas mais difíceis de fazer e uma das mais críticas. Faça uma lista e verifique repetidamente.

Se você é um gerente de projeto inexperiente, ou o projeto é pequeno, considere economizar tempo ignorando etapas que não se aplicam ou têm pouco impacto no projeto - contorne a avaliação formal de probabilidade e impacto, "matemática mental" e pular imediatamente para olhar severidade.Por exemplo, se você precisar fazer a manutenção em um circuito elétrico e essa atividade vontade derrubar um servidor, é "Riskier" Para mover o servidor para um novo circuito antes da manutenção ou aguardar até que a manutenção esteja concluída para trazer a máquina de volta on-line.Em qualquer evento, o servidor está descendo - mas você pode apenas identificar qual atividade representa o menor risco para o projeto.

Fazer não Deixe a política interferir com sua avaliação.Isso acontece muito.As pessoas não querem acreditar em coisas que eles controlam podem dar errado e muitas vezes lutar contra você sobre níveis de risco."Oh isso nunca poderia acontecer" poderia ser verdade, mas novamente pode ser o ego de alguém falando.

Não ignore itens de baixo risco completamente, mas não gaste muito tempo com eles.Use alto, médio e baixo para indicar quanto esforço você colocará em monitorar cada risco.

Não fique muito intrincado para o projeto.O gerenciamento de risco é uma parte importante do projeto, mas não deve ofuscar o trabalho real a ser feito.Se você não tiver cuidado com isso, você pode começar a perseguir riscos irrelevantes e sobrecarregar seu plano com informações inúteis.

Não assuma que você tem todos os riscos identificados.A natureza do risco é que é imprevisível.