Como fazer uma mala direta

Thiswill te ensinar como fazer uma mala direta no Microsoft Office ou ao OpenOffice.org. Mail Merge é um recurso super conveniente que permite que você personalize automaticamente um documento para cada destinatário que esteja sendo enviado para. Dessa forma, você não precisa alterar individualmente o documento para cada destinatário. É um enorme economizador de tempo, e é muito fácil fazer! Os passos abaixo vão guiá-lo através de todo o processo passo a passo.

Passos

Método 1 de 3:
Preparação
  1. Imagem intitulada Faça um Mail Merge Passo 1
1. Construa um arquivo de dados. Este pode ser um arquivo de planilha, arquivo de banco de dados ou até mesmo um documento de texto com a formatação adequada. Arquivos de planilha são mais comumente usados ​​- este guia pressupõe que você está usando uma planilha.
  • Seu arquivo de dados deve ter todas as informações que terão que mudar de cópia para copiar. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta de formulário, seu arquivo de dados manterá os nomes e possivelmente os endereços de todos que você pretende enviar a carta para.
  • Coloque um item de informação em cada célula ao longo de uma linha, para que cada tipo de informação (primeiro nome, sobrenome, honorífico e assim por diante) esteja em sua própria coluna.
  • Faça nomes de colunas sensíveis. Mala de correio lê dados em colunas. Ele assumirá que a primeira entrada em cada coluna de informação é o nome geral para esse tipo de informação, então use nomes que fazem sentido para você.
  • Por exemplo, inicie uma coluna de primeiros nomes digitando "FirstName", em seguida, coloque todos os primeiros nomes abaixo. Quando você é perguntado Qual campo inserir em sua carta, você verá "primeiro nome" como uma opção e lembre-se do que está contido nessa coluna.
  • Os usuários do Microsoft Office que também usam o Outlook para seu e-mail podem usar seu catálogo de endereços do Outlook como um arquivo de dados, se desejar.
  • Imagem intitulada Fazer um Mail Merge Passo 2
    2. Salve o arquivo de dados. Salve-o em algum lugar você pode encontrá-lo facilmente, e nomeie algo que você vai lembrar facilmente.
  • Imagem intitulada Passo 3
    3. Escreva seu documento principal. Este é o documento que você estará inserindo informações em. Por exemplo, se você está escrevendo uma carta de formulário, o documento principal é a letra. Qualquer item que o Mail Merge preencherá para você (como nomes) deve ser deixado em branco por enquanto.
    • Método 2 de 3:
    Mala de correio no MS Office
    1. Imagem intitulada Faça um Mail Merge Passo 4
    1. Abra o painel de tarefas Mala de Mail. Do seu documento principal, clique no painel para abri-lo. Se você não vir, abra o menu Ferramentas e selecione Mentir Mala na lista.
  • Imagem intitulada Faça um Mail Merge Passo 5
    2. Responda as perguntas do MS Office. A ferramenta Mail Merge no Office tem algumas etapas projetadas para facilitar a sua vida mesclando seus arquivos mais inteligentes e precisamente.
  • Comece dizendo que tipo de documento você está escrevendo. Clique no melhor ajuste e, em seguida, clique em Avançar.
  • Diga o que "Documento inicial" (documento principal) que você deseja usar. Se você seguiu essas etapas, você deve ser capaz de selecionar "Usar este documento."Clique em Next.
  • Imagem intitulada Mail Merge Passo 6
    3. Escolha o arquivo para mesclar. Este é o arquivo de dados que você criou anteriormente. Selecione o botão de opção apropriado e clique em Avançar para procurar o arquivo e conecte-o ao seu documento principal.
  • Se você preferir usar seu catálogo de endereços do Outlook, clique nessa opção.
  • Imagem intitulada Faça um Mail Merge Passo 7
    4. Escolha quais dados usarem. Office permite selecionar ou desmarcar linhas de informações à medida que quiser. Isso permite que você escolha quais itens de informação no arquivo de dados que você deseja mesclar no documento principal, tornando o arquivo de dados mais útil ao longo do tempo enquanto você usa para várias coisas diferentes. Quando você está satisfeito, clique em Avançar.
  • Os dados podem ser classificados clicando nos cabeçalhos de cada coluna. Isso pode ser útil se você precisar pesquisar rapidamente através de muita informação.
  • Imagem intitulada Fazer um Mail Merge Passo 8
    5. Inserir campos de dados. Na próxima página do painel de tarefas, você será solicitado a escrever seu documento se ainda não tiver feito isso, e apresentado com uma matriz de opções para inserir dados do arquivo no documento.
  • Insira um campo de dados, colocando o cursor onde o campo irá e, em seguida, clicando no botão apropriado no painel de tarefas para inseri-lo lá.
  • Você pode excluir campos de dados mal carregados ou duplicados pressionando a tecla Excluir, a mesma que uma letra ou número comum.
  • As opções predefinidas mudam ligeiramente com base em que tipo de documento você disse ao escritório que você estava escrevendo. O escritório faz o melhor para preencher as informações apropriadas dos dados que você dá. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma carta de negócios de formulário, poderá ver uma opção para inserir um bloco de endereços, que inclui o primeiro e último nome de cada destinatário e endereço completo, organizado ordenadamente em algumas linhas.
  • Algumas das opções predefinidas abrirão janelas adicionais para você preencher informações apropriadas. Estes são todos mais ou menos diretos e fáceis de entender.
  • Se você estiver usando uma predefinição e não parece ser capaz de encontrar as informações certas, clique no botão marcado "Correspondência" para ensinar o programa quais de seus nomes de campo correspondem aos seus nomes padrão. Por exemplo, você pode mostrar que deve usar a categoria "Nome da Family" em seu arquivo de dados para preencher os dados "Sobrenome" em um bloco de endereços.


  • Para usar seus próprios campos, clique em "Mais opções."Você poderá ver os nomes que você deu a cada coluna e usá-los.
  • Imagem intitulada Fazer um Mail Merge Passo 9
    6. Verifique suas cartas. A Mala de Correio não exibirá as informações específicas nos campos que você aplica ao seu documento principal até imprimi-lo, mas o Office oferece uma função de visualização que permite verificar e certifique-se de que as informações estejam aparecendo corretamente de acordo com como você fez o Campos no seu documento. Sinta-se à vontade para usá-lo até que esteja satisfeito que tudo esteja em ordem.
  • Imagem intitulada Passo 10
    7. Termine a mesclagem. A tela final do painel Tarefa de Mensagem Mail informa que tudo no lugar, e está pronto para imprimir seus documentos. Um conjunto de informações aparecerá por documento impresso, e o programa imprimirá tantas cópias quanto há conjuntos de informações.
  • Se você quiser fazer edições individuais a letras específicas, você também pode fazer isso nesta tela de painel de tarefas, clicando em "Editar letras individuais" primeiro.
    • Método 3 de 3:
    Mala de correio no OpenOffice.org
    1. Imagem intitulada Passo 11
    1. Crie um banco de dados. No OpenOffice.Org, um arquivo de banco de dados é sempre necessário para uma mágica de correio, no entanto, você ainda pode criar seus dados em uma planilha primeiro.
    • Do seu documento principal, abra o menu Arquivo e escolha criar um novo arquivo de banco de dados.
    • Na janela que aparece, selecione a opção "Conectar a um banco de dados existente". No menu suspenso, selecione "Spreadsheet" e clique em Avançar.
    • Na próxima tela, o OpenOffice direto.Org para o arquivo de planilha que você deseja usar. Você pode escolher se a senha proteger ou não o banco de dados marcando a caixa abaixo do local do arquivo. Clique em Avançar quando estiver pronto.
    • Nesta tela, escolha se para registrar o banco de dados para facilitar o acesso posteriormente, e decidir se deseja ou não abrir o arquivo de banco de dados para editá-lo agora. (Você provavelmente não terá que se acabasse de criar o arquivo de planilha.) Clique em Concluir para salvar o banco de dados.
    • Certifique-se de dar um nome ao banco de dados que você pode facilmente lembrar.
  • Imagem intitulada Fazer um Mail Merge Passo 12
    2. Insira seus campos. Agora que você vinculou suas informações a um banco de dados que o OpenOffice.Org pode entender, é uma questão simples usar esse banco de dados para correspondência de correio, contanto que você saiba onde procurar.
  • No menu Inserir, selecione `Campos, "e" Outro..."No submenu. Como alternativa, você pode digitar o controle-F2.
  • Na janela que aparece, clique na guia "Banco de dados".
  • Clique no botão Browse na parte inferior direita da janela e encontre o arquivo de banco de dados que você acabou de criar.
  • Depois de selecionar seu banco de dados, ele aparecerá na lista intitulada "Seleção de banco de dados" no lado direito da janela.
  • Na lista "Tipo" no lado esquerdo da janela, selecione "Campos de Mala de Mail."
  • Clique no botão + ao lado do seu banco de dados e um arquivo de planilha deve aparecer embaixo dele. Clique no + ao lado naquela, e você verá os nomes de campo que você escolheu quando criou sua planilha.
  • Selecione qualquer campo que você deseja inserir e clique em Inserir para colocar o campo em seu documento principal.
  • Lembre-se de colocar o cursor onde você quer que seu campo seja inserido antes de inserir, ou você terá que cortar e colar para movê-lo para a posição correta.
  • Como no escritório, os campos de texto são tratados como caracteres alfanuméricos no documento principal. Você pode movê-los com a barra de espaço e excluí-los com a tecla Excluir.
  • Imagem intitulada Fazer um Mail Merge Passo 13
    3. Termine a mesclagem. Verifique novamente cada campo para colocação adequada. Quando estiver pronto, imprima seu documento principal. Mala de correio imprimirá uma cópia para cada conjunto de entradas no arquivo que você fundiu no documento.

    • Pontas

    Os programas de processamento de texto geralmente têm modelos que você pode usar para criar documentos primários.
  • Certifique-se de quebrar os campos para baixo nos termos mais específicos possíveis. Por exemplo, você pode usar título de cortesia (Sr., Sra., Miss), primeiro nome e sobrenome para o nome. São três campos para nomes, então use três colunas separadas com um tipo de campo em cada coluna.
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