Como controlar o inventário: 13 etapas (com fotos)

Um dos aspectos mais desafiadores da execução de uma empresa é aprender como gerenciar efetivamente seu inventário para que você tenha o que seus clientes precisam e querem sem ter muito excesso, o que pode ser um desperdício de dinheiro. Seja decidindo o que e quanto para pedir, quando encomendar, mantendo uma contagem precisa de seus produtos, ou saber como lidar com excesso e escassez, saber como controlar o inventário corretamente ajudará a garantir o sucesso da sua empresa.

Passos

Parte 1 de 3:

Avaliando seu inventário

1. Entenda os objetivos de qualquer sistema de controle de inventário. Um sistema de controle de inventário deve realizar três metas-chave. Saber esses objetivos são úteis para deixar você saber se o seu sistema atual é eficaz, se pode ser melhorado, assim como como ele pode ser melhorado.

Seu sistema deve informar o que está em seu inventário em todos os momentos.
Seu sistema deve ter um meio de detectar e atualizar mudanças no seu inventário.
Seu sistema deve envolver um plano de quanto inventário para encomendar e manter, assim como quando reordenar.

Imagem intitulada Controle Inventory Step 2

2. Investir no software de gerenciamento de inventário. O primeiro passo ao controle de inventário está profundamente consciente de quanto inventário você tem em questão a qualquer momento, que tipo de inventário você tem disponível, onde o inventário está localizado e como ele muda ao longo do tempo. Hoje, há uma abundância de aplicativos de software que podem ajudar neste processo.

Certifique-se de passar algum tempo pesquisando o mercado de software. Existem extensas revisões online e análise em todos os pacotes disponíveis, e essas revisões podem informar se o software atende às suas necessidades específicas. Se você estiver apenas iniciando, obtendo software de gerenciamento de inventário que é embutido em software de contabilidade. Isso permite que você mantenha todas as suas informações financeiras em um programa, bem como coordenando.

Considere usar QuickBooks ou Peachtree. Estes são programas de software contábil, mas também têm recursos de gerenciamento de inventário que podem ajudá-lo a acompanhar seu inventário e eles vêm com um banco de dados central que pode garantir que toda a equipe tenha informações coordenadas.

Pos empregada é um programa gratuito de software de gerenciamento de inventário que pode ser muito útil para pequenos negócios de varejo.

Imagem intitulada Controle Inventory Step 3

3. Criar etiquetas claras. Cada item do seu inventário deve ter um número de item, uma quantidade e uma descrição básica que inclua o nome do fornecedor e quaisquer outros detalhes importantes. Isso torna mais fácil identificar precisamente o que o item é. Por exemplo, se você pedir camisas em caixas que contêm 12 camisas, a caixa deve ter um rótulo que inclua o número do item para a camisa, a quantidade (12) e uma descrição.

Isso facilita a rastreamento, garantindo que você saiba o que cada caixa contém e quanto contém.

Se você tiver extensas quantidades de inventário, analise um sistema de rastreamento de código de barras. Isso permitirá que você coloque um código de barras em cada item, que permite que a equipe digitalize, identifique e transfira informações de inventário em qualquer software que você esteja usando. Esta é uma alternativa aos rótulos manuais.

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4. Realize uma contagem inicial do estoque de inventário. Mesmo se você estiver usando o software, é importante para um inventário físico ocasionalmente. Isso começa realizando uma contagem inicial do estoque de inventário. Você vai querer começar criando uma planilha que tenha cada número de item, seguido por colunas que indicam a quantidade.

Você então simplesmente contará todos os itens disponíveis que você tem, assim como suas quantidades.

Se você estiver usando o software, você desejará adicionar seu inventário inicial ao software. Você precisará adicionar o número do item, informações de compra, bem como fornecedor. Isso adicionará o item ao software e, quando você compra inventário a partir de agora, o software atualizará automaticamente o inventário. Deduzirá do inventário quando as vendas são feitas.

Fazer contagens físicas são importantes para garantir que seu software seja preciso. Uma contagem física também protege contra o encolhimento desconhecido e a obsolescência.

O inventário deve ser contado regularmente, mas pode confiar no processo estatístico ou contando esses itens que mais ou mais valiosos.

Parte 2 de 3:

Atualizando seu inventário

1. Atualizar manualmente seu inventário. O software de gerenciamento de inventário pode ser uma maneira útil de acompanhar o seu inventário, pois atualiza automaticamente seus registros de inventário à medida que novas vendas e compras são introduzidas no software. É importante, no entanto, ter um sistema de monitorar manualmente o seu inventário para que você tenha uma maneira de verificar a precisão do software (ou se você optar por não usar qualquer tipo de software).

Você vai querer escolher um intervalo de tempo para verificar regularmente seu inventário por inspeção visual e uma contagem física. Isso dependerá de quão rápido o seu inventário se move.
Você então quer adquirir uma lista de qualquer novo e todas as novas compras de inventário para esse período de tempo (digamos, uma semana), bem como uma lista das vendas que ocorreram durante a semana (que representa o inventário partindo).
Você então tomará sua folha inicial de contagem de inventário e fazer uma contagem completa de todo o seu inventário. Seu inventário atual deve ser igual a qualquer que seja a contagem na semana passada, menos todas as vendas para a semana, além das novas compras de inventário.

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2. Armazene os documentos atualizados de maneira organizada. Certifique-se de armazenar suas verificações semanais (ou qualquer período de tempo que você escolheu) em pastas ou ligantes que são organizados de acordo com o mês. Desta forma, se você precisar de dados de inventário para uma determinada semana, você pode facilmente encontrar. Também é útil no caso de seu contador precisar de alguma informação.

Você também vai querer verificar as informações da sua contagem de manual com qualquer caso que você esteja usando antes de optar por armazená-lo. Os níveis de inventário no software e da sua verificação manual devem ser iguais. Se não for, é possível que informações impróprias foram inseridas no software, esse inventário desapareceu, ou que você cometeu um erro durante o seu manual contam. Neste caso, você deve re-fazer isso.

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3. Avançar para um método de gerenciamento de inventário de ponto de venda (POS), uma vez que o tamanho do seu negócio cresça o suficiente para precisar de uma forma mais sofisticada de controle de inventário. O controle de inventário de ponto de venda é tratado, pois o nome sugere, no ponto de venda, o que significa que a caixa registradora ou computador que você usa para o check-out no seu negócio mantém a contagem do seu inventário. Ele permite que você execute relatórios no final do dia útil, o mês, o período de relatório de vendas, ou qualquer outro período designado.

Se a sua empresa tiver um inventário muito grande e se muitas vendas forem feitas ao longo de um dia, um sistema de ponto de venda pode permitir que você rastreie seu inventário em tempo real. Esses sistemas são tipicamente computadores executando o software POS, que vêm com uma impressora de recibos e gaveta de dinheiro. Esses sistemas atualizam automaticamente seu inventário toda vez que uma transação é feita, bem como ajuda você a notificar quando uma reordenada é necessária ou quando os suprimentos estão em baixa.

Ao comprar um sistema POS, tenha em mente que você deve procurar por facilidade de uso e funcionalidade básica no início e, em seguida, concentrar-se em adicionar recursos mais avançados à medida que sua empresa cresce.

Você pode vincular o software POS ao seu software de gerenciamento ou contabilidade de inventário para que toda vez que uma venda for feita, seu software de contabilidade é atualizado automaticamente.

Parte 3 de 3:

Mantendo o nível certo de inventário

1. Analisar dados de vendas. O objetivo da gestão de inventário é acompanhar a demanda, e isso significa que você precisará de inventário suficiente para atender a quaisquer vendas projetadas. Se você esteve no mercado por um período de tempo, você pode usar vendas históricas para prever aproximadamente o que suas vendas futuras serão. Se você é novo, você vai querer basear sua previsão de vendas no tipo de negócio que você é, sua localização, outras empresas de tamanho similar em sua região / indústria, e em quaisquer contratos ou clientes que você já garantiu.

Você vai querer olhar para quanto cada tipo de produto é vendido mensalmente e garantir que você peça estoque suficiente para cobrir esse valor mais algum inventário extra no caso de haver mais demanda do que o esperado.
Quanto extra você pede depende da natureza do seu negócio?. Sua empresa é propensa a aumentos rápidos e diminuições na demanda? Se assim for, você pode querer manter o inventário extra para ser cauteloso.

Defenda-se em um processo de fraude de faixas de estoque

2. Decidir quanto estoque a pedido e manter. Quanto estoque você mantém e quanto você pede depende do seu nível de vendas, do tipo de estoque e quanto espaço você tem disponível.

Se o seu inventário consistir em itens perecíveis ou se você tiver baixos níveis de espaço, você desejará examinar seus dados anteriores de vendas e garantir que você tenha um pouco mais do que para atender a demanda projetada e qualquer crescimento potencial. O gerenciamento de inventário é muito importante se você tiver pouco espaço ou itens perecíveis, e desejar monitorar de perto os níveis para ter certeza de que não acabe. Você sempre quer escolher fornecedores confiáveis que podem obter seu inventário rapidamente e no prazo.

Se você tiver uma empresa de entrega confiável para o seu estoque e eles são capazes de entregar com freqüência, você pode reduzir suas ações de volta.

Se os seus itens não forem perecíveis e se você tiver o espaço, poderá considerar aproveitar os descontos em massa, comprando mais inventário. Esta é uma abordagem útil se suas vendas forem difíceis de prever, se eles flutuarem fortemente, e se seus produtos não estiverem em um mercado onde as preferências mudam rapidamente.

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3. Considere o pedido e prazos de entrega. Outro fator para ter em mente é a rapidez com que seus itens podem ser entregues a você depois de encomendá-los. Por exemplo, se for preciso uma semana para o seu pedido de um determinado item a ser entregue, provavelmente você vai querer encomendar quantidades maiores do item para ter na mão para que você não se esgote enquanto espera pela próxima entrega. Se, no entanto, os itens puderem ser entregues no dia seguinte, você sabe que você pode reabastecer rapidamente o inventário de diminuição e não precisa manter o máximo de backstock.

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4. Escolha um ponto de reordenação. Seu objetivo é sempre ter estoque suficiente para atender a demanda do cliente, sem levar um inventário demais, pois isso amarra seu capital desnecessariamente. Para garantir que você tenha o nível certo de estoque em todos os momentos, você precisa saber quando reordenar.

Uma abordagem é especificar um nível mínimo de estoque, em que ponto você sempre re. Por exemplo, você nunca deixaria seu suprimento de camisas cair abaixo de 100. Assim que for, uma reordenação ocorre.

Isso garante que você nunca acabe. Para produtos que se movem rapidamente, ou têm o potencial de se mover rapidamente definir um nível mínimo maior. Se você é um negócio sazonal, você pode querer aumentar este nível mínimo por alguns meses em torno da época do ano que você vê um impulso sazonal.

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5. Providenciar ter alguns "estoque de segurança" Para você passar por escassez de eventos inesperados. Por exemplo, se você carregar itens que são principalmente itens climáticos, transportar mais itens específicos necessários em caso de grandes eventos climáticos de inverno. Este estoque de segurança (ou buffer) impedirá a escassez que pode ocorrer entre quando você faz um pedido e quando você recebe.

A quantidade de estoque de segurança que você deve depender de como propensa sua empresa é rápida mudanças na demanda, assim como a época do ano, se você é um negócio sazonal.

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6. Considere usar uma agência de gerenciamento de inventário externo. Isso é especialmente útil se você é um grande revendedor ou precisar de uma boa contagem de inventário para o final do ano ou para o final de uma grande temporada de venda. A agência contará seu estoque completo, escreverá o reordenador e até mesmo remover mercadorias indesejadas para enviar de volta ao fabricante por um arranjo predeterminado com sua empresa.

Vídeo.

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