Se você possui ou operar uma pequena empresa, recebendo aviso de você.S. Imigração e aplicação aduaneira (gelo) que suas formas de imigração estão sendo auditadas podem ser uma experiência estressante - mas não precisa ser. Embora as violações possam resultar em multas rígidas, essas penalidades resultam de uma falha conhecida em manter a documentação necessária para todos os funcionários. A melhor maneira de se defender durante uma auditoria de imigração é ser proativa e estabeleceu políticas em vigor para seguir a lei federal. Evidência de tais políticas combinadas com manutenção de registros rigorosos podem derrotar a cobrança que você ignorou intencionalmente os requisitos legais.
Passos
Parte 1 de 3:
Administradores de treinamento
1.
Estabelecer políticas para a criação e retenção da I-9S. Ter políticas padrão para o manuseio I-9S e seguir essas políticas consistentemente diminuir o risco de perder documentos necessários.
- Sua empresa deve manter um I-9 em arquivo para cada funcionário contratado após 6 de novembro de 1986. Se você encerrar um funcionário, você deve manter seu I-9 no arquivo por três anos a partir da data de aluguel ou um ano após a rescisão, o que for maior.
- Cada novo aluguel deve completar a seção superior de sua I-9 na data de contratação. A seção 2 deve ser concluída e os documentos apropriados verificados dentro de três dias da data de contratação do empregado.
- Não é especificamente necessário para documentos de fotocópia fornecidos para verificar a autorização de trabalho de um funcionário. No entanto, se você decidir fotocópia esses documentos, isso deve ser feito para todos os funcionários consistentemente.
- Mantenha dois arquivos separados, um para funcionários atuais e um para funcionários terminados. Isso torna o processo de purgar o antigo I-9S mais eficiente.
- Seus arquivos I-9 devem ser mantidos separadamente de seus outros arquivos de pessoal para que você não tenha que gastar tempo classificando-os quando você executa auto-auditorias anuais, ou se você receber um aviso de inspeção do gelo.
2. Forneça um manual por escrito. você.S. Serviços de cidadania e imigração (USCIS) publica um manual I-9 que explica as formas e como cumprir a lei federal.
Você pode baixar o manual do empregador I-9 em http: // USCIS.GOV / I-9-Central.Além do manual fornecido pela USCIS, você deve ter documentação escrita das políticas e procedimentos específicos da sua empresa, incluindo os nomes e informações de contato para administradores responsáveis pela conformidade de imigração. Verifique as informações no seu manual e atualize-a regularmente.
3. Designar administradores específicos para completar a I-9S. Permitindo apenas certos administradores concluir a I-9s que foram totalmente treinados podem ajudá-lo a controlar o processo e evitar erros.
Certifique-se de que seus administradores revisassem o manual do USCIS e formam a própria I-9. Eles devem ser capazes de reconhecer os funcionários de erros comuns que preenchem os formulários para que o seu I-9 esteja correto pela primeira vez, em vez de esperar por uma auditoria para identificar imprecisões ou formulários incompletos.Se você tem uma pequena equipe, pode designar um único gerente para ser responsável pela I-9S, mesmo se você tiver vários gerentes que têm o poder de contratar novos funcionários.O administrador responsável pela I-9S deve criar lembretes quando você contratar funcionários com autorizações temporárias de trabalho, para que seus formulários possam ser atualizados quando essas autorizações mudam ou expiram.
4. Segure as sessões de treinamento anualmente. Regularmente, os cursos de treinamento programado e atualização para administradores fornecem uma importante defesa nas discrepâncias do evento são descobertas durante uma auditoria.
Idealmente, você deve agendar sessões de treinamento depois de concluir sua auto-auditoria anual, para que você possa informar os administradores apropriados sobre quaisquer erros encontrados.Garantir que os administradores responsáveis pela I-9s também compreendam as disposições anti-discriminação da lei federal. Quaisquer políticas devem ser consistentes, e você não deve exigir documentação adicional ou diferente de um funcionário simplesmente porque ele ou ela tem um nome estranho.Parte 2 de 3:
Conduzindo auto-auditorias
1.
Considere contrair com uma empresa de auditoria externa. Um serviço de terceiros com experiência de auditoria I-9S pode encontrar erros que alguém em sua própria equipe sentiria falta.
- Usar um auditor de terceiros pode percorrer um longo caminho para estabelecer que você fez um esforço de boa fé para cumprir a lei federal de imigração.
- Algumas empresas fornecem aos advogados de defesa de auditoria, bem como a realização de serviços de auditoria. Procure on-line ou fale com outros proprietários de pequenas empresas para encontrar um serviço que melhor se adapte às necessidades e orçamento da sua empresa.
- ICE inclui auto-auditorias anuais como parte de suas melhores práticas. No caso de uma inspeção de gelo descobrir erros, evidência de auto-auditorias regulares fornece uma defesa que você é sério sobre a conformidade de imigração.
- Se você não usar uma empresa de auditoria externa, você deve ter um funcionário normalmente não envolvido na auditoria de processo de contratação ou I-9 do seu I-9S.
2. Compile uma lista de todos os funcionários. Você deve ter um I-9 para todos os funcionários atuais, bem como aqueles que foram terminados nos últimos três anos.
Você pode querer criar uma planilha com a lista de empregados para que você possa acompanhar cada I-9 enquanto realiza sua auditoria. Faça uma linha para cada funcionário que precisa de um I-9 e crie colunas para uma I-9 completa e precisa, um I-9 que requer correção ou a falta de I-9. Isso permite que você revise toda a sua equipe de relance.
3. Reunir I-9s para todos os funcionários. Puxe todos os formulários que você tem e compará-los à sua lista de funcionários para garantir que você não tenha nenhum I-9S em falta.
Você também deve manter-se atualizado I-9S para funcionários inativos - qualquer pessoa que tenha sido demitida, mas é elegível para reintegração, ou aqueles atualmente em licença.Para funcionários terminados, verifique se você deve mantê-los. Se o empregado foi contratado há mais de três anos, ou foi finalizado há mais de um ano, você pode destruir a I-9 do funcionário.Faça uma nota de todos os I-9s você purge de seus registros com o nome do funcionário e a data em que o I-9 foi purgado. Então destrua o I-9.
4. Avaliar cada I-9. Verifique cuidadosamente cada seção de cada formulário usando as diretrizes estabelecidas no Manual I-9 publicado pela USCIS.
O funcionário deve completar a seção 1 do seu I-9, fornecendo nome, endereço, nome de solteira e data de nascimento. O funcionário então deve fornecer seu número de segurança social e assinar ou namorar o formulário.Se um formulário não for preenchido corretamente, você deve falar com o funcionário imediatamente sobre corrigir o erro ou deficiência.Revise as informações sobre o formulário sobre os documentos fornecidos pelo funcionário. Se esses documentos tiverem expirados ou precisarem ser atualizados, peça ao funcionário que forneça a documentação atual.Certifique-se de que os documentos verificados tenham sido listados no formulário corretamente e que as fotocópias dos documentos verificados são incluídos no I-9 do funcionário.Anote na sua lista ou planilha que a re-verificação dos documentos do funcionário é necessária. Quando receber e revisar documentos atuais, atualize sua planilha com a data em que os documentos foram re-verificados.Embora faturar fotocópias de documentos não forem necessários, se as fotocópias forem feitas, elas devem ser legíveis e devem ser retidas junto com o formulário I-9 ao qual eles se relacionam.
5. Corrija quaisquer erros. Em vez de simplesmente ter o funcionário preencher um novo formulário, você deve seguir os processos específicos estabelecidos pela USCIS para corrigir um I-9 errôneo.
Algumas formas podem precisar ser atualizadas - por exemplo, se um funcionário se casasse e mudou seu sobrenome.Na maioria dos casos, você pode simplesmente corrigir as informações sobre o formulário original. Atacar as informações imprecisas e adicionar sua correção. Em seguida, inicie a correção e escreva a data da correção.Faça uma nota em sua lista da correção e a data em que foi feita.Se o erro não puder ser facilmente corrigido, como simplesmente marcando através das informações incorretas e escrevendo as informações corretas acima, você deve ter o funcionário concluir um novo I-9. Anexar o I-9 Incorreto antigo para o novo, correto. Não destrua ou jogue fora o antigo I-9, e não entre no novo.
6. Trabalhe com funcionários para completar a falta de I-9S. Se um funcionário atual não tiver concluído um I-9, exija ele ou ela preencher o topo de um formulário e enviar a documentação apropriada.
Se um funcionário não tiver um I-9 e você cria um para cobrir a deficiência, tome cuidado para não voltar. Em vez disso, você deve usar a data que os documentos de suporte do funcionário são revisados.Observe a criação do novo I-9 em sua lista de empregados como uma ação corretiva e inclua a data em que o novo I-9 foi concluído.Se houver um I-9 ausente para um funcionário que foi encerrado, faça uma nota sobre a ausência e mantenha essa nota com o seu I-9S pelo mesmo período de tempo que precisaria manter esse funcionário I-9.Parte 3 de 3:
Manipulação de inspeções de gelo
1.
Receba seu aviso de inspeção (NOI). O processo de inspeção de gelo começa quando você é servido com um NOI que obriga para enviar seus formulários I-9 para auditoria.
- Seu aviso indicará como a inspeção será realizada. Em alguns casos, você pode ter um oficial de gelo aparecer no seu local de trabalho para conduzir a inspeção. Em outros, você simplesmente tem que enviar seus formulários para o escritório de campo de gelo apropriado.
- Você pode receber uma intimação ou garantia exigindo suas formas em vez de um aviso. Enquanto você tem três dias para enviar os documentos exigidos por um NOI, você deve produzir documentos exigidos em uma intimação ou garantia imediatamente.
2. Considere consultar um advogado. Se você está preocupado que o I-9s você submeta não passe o escrutínio, você deve entrar em contato com um advogado experiente o mais rápido possível para discutir suas opções.
Procure um advogado que tenha experiência em trabalhar com gelo e USCIS, e que entende os requisitos legais e procedimentos da I-9.
3. Reúna seu I-9S. Você só tem três dias úteis a partir da data em que você é servido com um NOI para enviar sua I-9s para o auditor.
O ICE pode solicitar uma documentação de suporte adicional, como uma cópia da sua folha de pagamento, lista de seus funcionários atuais ou documentos comerciais, como seus licenciados de operação orarticles de incorporação.Após o gelo recebe seus documentos, um auditor os analisará para integridade e precisão.Se você realizar auto-auditorias anuais, talvez queira considerar a apresentação dos resultados dessas auditorias ao gelo junto com o I-9S. Isso inclui qualquer anotações feitas em relação a falta ou corrigida I-9S e planilhas que você criou durante sua auto-auditoria. Esses relatórios demonstram que você fez um esforço de boa fé para cumprir a lei.Se você armazenar seu I-9S Eletronicamente, você deve fornecer ao Oficial acesso aos seus formulários junto com qualquer software ou hardware necessário para visualizá-los.
4. Receba sua notificação de resultados de inspeção. Uma vez que a auditoria estiver concluída, você receberá um aviso de gelo explicando o que o auditor encontrado e quais ações seguirão.
Se o auditor não encontrar problemas com seus formulários, você receberá uma carta de conformidade afirmando que está em conformidade com a lei federal de imigração.O auditor pode encontrar discrepâncias que levantam suspeitas que um determinado funcionário possa não estar autorizado a trabalhar. Neste caso, você e o funcionário têm a oportunidade de apresentar documentação adicional provando que o funcionário esteja autorizado a trabalhar.Se o auditor considerar violações de verificação significativas, você receberá um aviso de intenção de. Este aviso é reservado para discrepâncias de papelada em que o auditor tem evidência adicional ou motivo para acreditar que os erros eram conhecidos e intencionais.Tenha em mente que as multas podem ser avaliadas por papelada imprecisa ou incompleta que não cumpra a lei de imigração federal, mesmo que todos os seus funcionários estejam autorizados a trabalhar na U.S.
5. Fazer quaisquer correções necessárias. Se o auditor considerar quaisquer falhas técnicas ou processuais, você normalmente terá dez dias para corrigir esses formulários.
Se os formulários não são corrigidos dentro de dez dias, os erros serão considerados violações substantivas e você será enviado um aviso de intenção de.Por exemplo, você pode ter um funcionário que é um.S. cidadão e está autorizado a trabalhar na U.S., Mas a carteira de motorista que ele forneceu para identificação agora expirou. Este I-9 deve ser atualizado depois de verificar se o indivíduo renovou sua licença, incluindo a nova data de expiração.
6. Solicitar uma audiência. Se o gelo lhe enviar um aviso de intenção de multa (NIF), você tem a opção de negociar uma liquidação ou solicitar uma audiência.
Você tem 30 dias de recebimento do seu NIF para solicitar uma audiência. Leia o seu NIF para aprender os requisitos processuais e prazos para apresentar sua resposta.Mesmo que você solicite uma audiência, você pode continuar negociando um acordo.Tenha em mente que as multas normalmente são avaliadas apenas por saber violações. Você pode se defender durante uma auditoria de imigração provando que você fez um esforço de boa fé para cumprir a lei federal, mesmo que alguns erros escorregassem as rachaduras.
7. Argumentar o seu caso. Na sua audiência, você terá a oportunidade de se defender contra as alegações do auditor.
Documentação de auto-auditorias, bem como suas políticas e procedimentos por escrito serve como evidência para uma boa defesa de fé. Você pode argumentar que você fez um esforço de boa fé para cumprir a lei forneceu auto-auditorias e políticas escritas foram criadas e operacionais antes de receber um aviso de inspeção do gelo.Outros fatores também podem ser argumentados a mitigar as multas avaliadas contra você. O juiz terá em conta o tamanho do negócio, se você opera sazonalmente, e o grau de rotatividade de funcionários.Compartilhe na rede social:
Como conseguir justiça no eeo
Como se tornar compatível com pci
Como criar políticas amigáveis do eleitor no trabalho
Como se candidatar a h4 ead
Como se candidatar a uma certificação iso
Como comparar companhias de seguros para animais de estimação
Como habilitar o controle-alt-delete no logon
Como descobrir o status de imigração
Como formar uma llc no alasca
Como se candidatar a um visto de nova zelândia
Como alterar o status de um visto de negócios b1
Como se defender em um processo de violação da fmla
Como obter papéis de imigração
Como se candidatar a um visto de hong kong
Como se tornar um advogado de imigração
Como evitar problemas com o seu u.s. Caso de imigração
Como se tornar um cidadão alemão
Como se tornar um cidadão japonês
Como se candidatar a um visto para o sri lanka
Como se tornar um cidadão russo
Como descobrir se alguém tem uma apólice de seguro de vida