Como fazer uma análise de custos: 14 etapas (com fotos)

A análise de custos é um dos quatro tipos de avaliação econômica (os outros três sendo análise de custo-benefício, análise de custo-efetividade e análise de custos). Realizar uma análise de custos, como o nome indica, concentra-se nos custos de implementação de um programa sem considerar o resultado final. Uma análise de custos é um primeiro passo importante antes de se envolver em outros tipos de avaliação econômica para determinar a adequação ou viabilidade de um projeto em potencial.

Passos

Parte 1 de 3:

Definindo seu propósito e escopo

1. Descobrir por que você precisa de uma análise de custos. O escopo da sua análise de custos dependerá do seu propósito, então antes de poder considerar o quão amplo você quer que sua análise seja, você precisa saber o que você quer perguntas finais que você quer que a análise responda.

Se você estiver conduzindo uma análise de custos apenas para definir um orçamento ou plano estrategicamente para o futuro, você normalmente realizará uma análise de custos que prolongou a organização.
Por outro lado, uma finalidade mais estreita ou mais específica, como determinar se desdobrar para um determinado serviço (e quanto), pode exigir uma análise de custos mais estreita que apenas abordasse os custos desse serviço específico.

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2. Identifique a perspectiva para sua análise de custos. Além de descobrir por que você precisa de uma análise de custos, você também precisa saber cujo custo que você vai analisar. Isso determinará quais dados você coletar e como você classifica.

Por exemplo, você pode estar interessado no custo para seus clientes de oferecer um determinado serviço. Você olharia os custos de sua perspectiva, levando em conta o valor que você fatura (ou planeja Bill) para o serviço, transporte para sua localização e outros custos.

Se você é simplesmente analisar o custo do programa para sua organização, você verá suas despesas organizacionais em geral. Você também pode olhar para os custos de oportunidade, como se oferecer um programa significa que você não poderá oferecer outros programas.

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3. Diferenciar os programas que você oferece. Como você delinama seus programas determinará como você aloca custos para fins de análise de custos. Se sua organização tiver programas muito distintos, as divisões podem ser óbvias. Para programas ou programas sobrepostos que compartilham recursos, determine como separá-los.

Programas que se sobrepõem a um grau significativo podem ser agrupados, em vez de avaliados separadamente. Vá com o que faz mais sentido para as operações de sua organização, evitando a duplicação de esforços sempre que possível.

Para determinar se os programas devem ser separados, examine os serviços oferecidos por cada programa, os recursos necessários para fornecer esses serviços, e quem são os serviços fornecidos para. Se dois programas forem os mesmos em 2 de 3 dessas dimensões, eles provavelmente devem ser tratados como um para fins de análise de custos.

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4. Definir o período de tempo que você deseja avaliar. Como você categoriza e calcula os custos depende se você está analisando esses custos a longo prazo (digamos, meses ou anos) ou a curto prazo (algumas semanas, ou talvez até mesmo um único aplicativo).

Por exemplo, se você está tentando decidir se cobrar por um serviço específico, primeiro determinaria quanto esse serviço custa para fornecer. Você então faria uma análise de custos de longo prazo para determinar se sua organização pode sustentar uma perda para fornecer esse serviço.

Geralmente é melhor escolher um período de tempo para o qual você pode adquirir dados precisos de receita, em vez de estimativas. Isso ajudará se você planeja usar sua análise de custos como base para mais avaliação econômica.

Parte 2 de 3:

Categorizando os custos

1. Revise os relatórios de análise de custo anteriores, se disponível. Se a sua organização tiver feito análises de custos no passado, use os mesmos métodos ou semelhantes para categorizar os custos. Manter continuidade desta forma significa que os relatórios podem ser comparados, tornando-os mais úteis ao longo do tempo.

Você também pode ver as análises de custos conduzidas por organizações semelhantes que implementam programas semelhantes ou fornecendo serviços similares.

2. Listar todos os custos diretos do programa que você está avaliando. Custos diretos incluem salários e benefícios para membros da equipe, suprimentos e materiais, e qualquer mobiliário ou luminárias necessárias. Dependendo do tipo de programa ou serviço oferecido, você também pode ter custos de contrato, licenciamento ou seguro.

Os custos diretos são específicos do programa ou serviço que você está avaliando em sua análise de custos - eles não são compartilhados com nenhum outro programa.

Custos aéreos, como utilitários ou aluguel, podem ser um custo direto se o programa ou serviço tiver sua própria localização.

3. Incluir custos indiretos. Os custos indiretos incluem administração geral ou salários gerais e benefícios, instalações, equipamentos e qualquer outra coisa compartilhada em vários programas ou serviços. O que você categoriza como um custo indireto dependerá de como você separou os programas ou serviços oferecidos pela sua organização.

Em última análise, quando você calcula os custos de um programa ou serviço individual, precisará alocar esses custos indiretos

4. Organizar custos para refletir o propósito de sua análise. Em última análise, você quer que seu relatório de análise de custos seja útil para sua organização. Em vez de confiar em grandes categorias financeiras, use categorias que refletem com precisão a forma como sua análise será usada.

Categorias padrão podem incluir custos de pessoal, custos operacionais e custos de inicialização. Dentro de cada categoria, identifique quais custos são diretos e que são indiretos.

Parte 3 de 3:

Calcular custos

1. Reúna registros e informações financeiras. Para cada tipo de custo que você planeja incluir em sua análise de custos, faça uma nota de onde você planeja obter as figuras para calcular esse tipo de custo. Se você precisar estimar um custo, lista onde obterá as informações para fazer uma estimativa confiável.

Use informações de custo real, tanto quanto possível. Aumentará a utilidade e a confiabilidade de sua análise final de custo.
Para estimativas, procure fontes confiáveis que possam ser aplicadas o mais estreitamente possível. Por exemplo, se você precisar estimar o pagamento, use taxas médias para os funcionários localmente, não nacionalmente.

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2. Custos diretos totais para o programa. Usando as informações nos registros que você reuniu, adicione os salários, suprimentos, materiais e outros custos que se aplicam apenas ao programa que você está avaliando. Estender esses custos durante o período de tempo para sua análise de custos.

Se você estiver fazendo uma análise de custos de longo prazo, compute os custos diretos primeiro em uma base semanal ou mensal e, em seguida, estenda-os.

Quando os custos de pessoal de computação, certifique-se de incluir o custo (ou valor) de quaisquer benefícios oferecidos aos funcionários que trabalham no programa.

3. Alocar custos indiretos para o programa que você está analisando. Para alocar custos indiretos, determine como cada custo pode ser dividido entre os diferentes programas. Em seguida, calcule a proporção desse custo que o programa usa.

Por exemplo, suponha que você esteja alocando o salário do diretor de recursos humanos. Desde que eles são responsáveis pelo pessoal, faz sentido dividir seu salário pelo número de pessoas na equipe. Se você tem 10 funcionários total, 2 dos quais são dedicados ao programa ou serviço que você está avaliando, você pode alocar 20% do salário do diretor para o programa para fins de sua análise de custos.

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4. Calcular a depreciação de ativos. Se os ativos de capital da sua organização, incluindo móveis, equipamentos ou luminárias, devem ser usados para implementar o programa ou fornecer o serviço que você está avaliando, a depreciação desses ativos deve ser incluída em seus custos totais para o programa ou serviço.

O cálculo da depreciação pode ser um empreendimento complicado. Se você não tem experiência fazendo isso, considere a contratação de um contador.

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5. Fator em custos ocultos. Dependendo da sua organização e do programa que você está avaliando, pode haver custos adicionais que não apareceriam em qualquer folha de orçamento ou registro financeiro. Incluindo estimativas desses custos em sua análise dará a sua avaliação mais credibilidade.

Por exemplo, se você estiver fazendo a análise de custos de um programa para um custo sem fins lucrativos, pode incluir o valor estimado de horas de voluntários, materiais doados ou doados.

Os custos ocultos também podem incluir custos de oportunidade. Por exemplo, o lançamento de um programa pode afetar a capacidade da sua organização de oferecer outros programas.

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6. Faça conclusões com base em suas descobertas. Retornar ao seu propósito para fazer a análise de custos e determinar qual ação deve ser tomada. Você também pode incluir projeções ou estimativas de custos futuros para o programa ou serviço.

No mínimo, sua análise de custos deve fornecer à sua organização o custo real de executar um programa ou fornecer um determinado serviço.

Sua análise de custos também pode aumentar questões adicionais, indicando mais análises é necessária antes que uma decisão final possa ser feita.