3 maneiras de completar uma carga de trabalho de alto volume

Embora seja bom que os trabalhadores assumem grandes volumes de trabalho para mostrar que são diligentes e confiáveis, isso também significa que você precisa ter uma estratégia para evitar o burnout. Aprender a gerenciar o seu dia para que você obtenha o maior trabalho, e tomando medidas para reduzir seu estresse diário, ambas fazem parte de um plano para obter uma carga de trabalho de alto volume feita da melhor maneira.

Passos

Método 1 de 3:

Organizando seu trabalho

1. Decidir quais compromissos são desnecessários. No seu local de trabalho, você pode ter muitos compromissos além dos que pertencem ao seu atual projeto de alto volume. Levar algum tempo e avaliar esses compromissos. Eles dizem especificamente para sua descrição do trabalho? Existe um colega de trabalho que é mais qualificado para lidar com eles?

Obter permissão para eliminar compromissos que não são necessariamente o seu trabalho. Diga ao seu chefe que as tarefas fora da carga de trabalho específica estão tirando de sua produtividade, e seu chefe pode estar disposto a deixar você lhes dar a outra pessoa.
Devolva o trabalho para colegas de trabalho que você tomou como um favor se você tiver recentemente em uma carga de trabalho de alto volume. Quando você tem uma carga de trabalho de alto volume, você tem que parar de tomar as responsabilidades de outras pessoas.

Dica especializada

Elizabeth Douglas

CEO da elizabeth Douglas é o CEO da . Elizabeth tem mais de 15 anos de experiência trabalhando na indústria da tecnologia, incluindo papéis em engenharia de computação, experiência do usuário e gerenciamento de produtos. Ela recebeu seu BS em ciência da computação e seu mestre de administração de empresas (MBA) da Universidade de Stanford.

Elizabeth Douglas
CEO do

Quando se trata de eliminar tarefas desnecessárias, Elizabeth Douglas, CEO da , aconselha: "Você precisa priorizar. Então, seja realista sobre o que você pode ser feito e comunicar sobre as tarefas que você não será capaz de terminar."

Imagem intitulada Complete uma carga de trabalho de alto volume

2. Veja quanto tempo você gasta em cada projeto. Faça um log de tempo para gravar quanto tempo você gasta em uma parte típica da sua carga de trabalho. Depois de ter estabelecido quanto tempo você está tomando, você pode tomar medidas para reduzir esse tempo. Você também pode usar esse período de tempo para criar uma programação diária mais eficaz.

Pode ser útil construir uma planilha de quanto tempo leva para cada projeto para que os dados possam ser automaticamente gerados em qualquer tipo de visual ajuda você a melhor - um gráfico de linha, um gráfico, etc.

Faça linhas para cada nome de projeto, duração e início e pare. Você pode até fazer uma linha para interrupções e incluir esses horários de início e parada.

3. Elimine as distrações do espaço de trabalho. Depois de ter traçado sua experiência de trabalho diária, você terá um guia visual para onde você pode parar de fazer coisas que prejudicam o seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode desativar as notificações por e-mail para que você não esteja perseguindo e-mails sob demanda, mas deixe de lado os blocos de tempo para o envio.

Você pode fazer o mesmo para telefonemas desligando a campainha e situando o telefone onde você não pode ver alertas perdidos. Desligue os alertas para mídias sociais e quaisquer outros aplicativos em telefone e computador.

Impedir que os colegas de trabalho se aproximem da sua área de trabalho, colocando um sinal de "não perturbe" às vezes quando você precisa de foco ininterrupto.

4. Agende tempo para interrupções. Ninguém pode evitar ser interrompido em um local de trabalho ocupado. Em vez de fechar a porta e dizer que ninguém para falar com você durante todo o dia, programe as vezes no dia em que você está disposto a ser interrompido. Por exemplo, se você é professor, publicidade "horário de escritório" significa que você está permitindo que os alunos o interrompam sempre que precisarem de ajuda.

Você pode usar o log de atividades criado para mostrar que hora do dia você é mais provável de ser necessário por colegas de trabalho e planejar sua janela de interrupção para esse tempo.

Você pode anunciar a colegas de trabalho quando estiver disponível enviando-os ou postando um sinal em seu espaço de trabalho.

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5. Organize sua área de trabalho. Manter sua área de trabalho organizada não é apenas boa para eliminar coisas que o distraem, mas é bom para definir o tom para um dia eficiente de trabalho. Se os documentos que você precisar for enterrado em uma pilha, você perde tempo pesquisando. Mantenha tudo o que você precisa em um lugar específico para que você possa se mover rapidamente.

Tente manter um pequeno armário em sua mesa e criar guias de pasta para que você possa organizar rapidamente a papelada quando atinge sua mesa.

Obter um calendário de mesa grande e mantê-lo em sua mesa para que você possa lápis rapidamente em reuniões e prazos importantes.

Imagem intitulada Preencha uma carga de trabalho de alta volume

6. Priorizar tarefas por prazo. Tire 30 minutos todas as manhãs e planeje o seu dia, incluindo a lista das tarefas mais importantes em ordem de prazo. Ajuste esta lista ao longo do dia para que você esteja continuamente lindo as tarefas mais importantes primeiro, mesmo que novas tarefas cheguem à sua mesa durante todo o dia.

Por exemplo, se você trabalha no atendimento ao cliente, poderá ter clientes irados chamando e enviando um e-mail mesmo que seu chefe tenha trabalhado em um documento de longo prazo. Você deve pausar no documento para abordar as preocupações dos clientes primeiro.

Atualize sua lista para que você não saia da pista.

Método 2 de 3:

Interagindo com seus colegas de trabalho

1. Diga ao seu chefe sobre sua necessidade de permanecer focado. Embora seu chefe seja aquele que provavelmente lhe atribuiu uma carga de trabalho pesada em primeiro lugar, mantendo-os informados sobre suas restrições de tempo os ajudá-los a entender para que eles não lhe dêem trabalho que te distrai que. Seja educado e peça sua entrada em sua carga de trabalho para que você mantenha bons termos com eles.

Ser cortês explicando ao seu chefe que você gostaria de trabalhar em sua nova tarefa, mas que seu prazo atual a impede. Oferecer para trabalhar nele em outro momento, ou encaminhá-los a um colega de trabalho em que você confia para fazer um bom trabalho.

Lembre-se de ficar flexível com seu chefe. Se eles pedirem para você trabalhar em um projeto diferente, porque o prazo é mais cedo que o seu, esteja aberto a essa distração. Conte-o como parte de suas interrupções agendadas.

2. Colegas de trabalho para sua necessidade de se concentrar. Não basta colocar um sinal em seu cubículo dizendo aos seus colegas de trabalho para deixá-lo sozinho. Enviar um email ou dizer-lhes cara a cara para que nenhuma animosidade se desenvolva. Explique que você tem um período de tempo específico a cada dia para tomar interrupções, e pedir-lhes para respeitar sua programação diária.

Imagem intitulada Preencha uma carga de trabalho de alto volume

3. Recrutar colegas de trabalho que podem ajudá-lo. Você pode ser capaz de terceirizar alguns dos trabalhos em sua carga de trabalho de alto volume, encontrando colegas de trabalho que são qualificadas. Você pode encontrar um colega de trabalho que possa fazer tarefas que você acha difícil, ou encontrar colegas de trabalho que você pode passar o trabalho fácil para.

Certifique-se de quem você recruta tem uma forte ética de trabalho e não tem problemas após a programação diária que você está implementando para permanecer na tarefa.

4. Seja cortês e com tato em todas as interações no trabalho. Lembre-se que você quer manter um ambiente de trabalho agradável, porque colegas de trabalho descontentes podem adicionar ao seu estresse e distrair você. Para fazer isso, seja educado e gentil o máximo que puder em suas interações.

Quando um colega de trabalho desconsidera seu período de interrupção programada e barcaças quando você está especialmente focado, resista ao impulso de ser rude. Em vez disso, diga algo como: "Sim, eu entendo o que você está dizendo, mas estou apenas focado neste projeto agora. Eu poderia conversar com você no meu intervalo de almoço?"

Método 3 de 3:

Prevenindo Burnout

1. Esteja ciente de que você provavelmente está estressado. Quando você está trabalhando em uma carga de trabalho de alto volume, é provável que você esteja sob muita pressão. Você pode se sentir sobrecarregado com a quantidade de trabalho que você tem que conquistar. Eventualmente, o estresse fará você querer desistir, resultando em burnout. Para evitar isso, você precisa reduzir o estresse.

Sintomas de estresse manifesto em sua mente, corpo, emoções e comportamentos. Você pode manchar o estresse com sintomas como falta de memória, batimento cardíaco rápido, mudança de hábitos alimentares, irritabilidade, uma sensação de solidão, e muito mais.

2. Permita-se tomar pausas. Para ajudar a evitar o burnout, pegue mini intervalos ao longo do dia. Estes podem ser quebras de tecnologia, como se afastar de sua mesa para que ninguém possa entrar em contato com você por um breve momento. Quebras também podem estar mudando para uma tarefa diferente por um curto período de tempo. Quebras são boas. Considere tomar uma a cada hora.

3. Planejar recompensas por si mesmo. Prometendo a si mesmo você vai fazer uma pausa em um determinado ponto em um projeto pode ajudá-lo a manter a motivação que você precisa para terminar o trabalho. Mas você pode pensar maior do que apenas recompensas diárias. Planeje uma viagem de férias ou fim de semana para lhe dar algo para esperar.

Você também pode recompensar-se planejando fazer algo criativo no final do dia de trabalho, ou planejar uma viagem semanal para a academia ou sair com os amigos.

4. Pare de pensar sobre o trabalho quando você vai para casa. Tente deixar o trabalho para trás quando você vai para casa para o dia. Defina limites com seu chefe e colegas de trabalho para que eles não entrem em contato com você quando você está em casa, ou obter um telefone de trabalho separado e desligue-o quando chegar à sua casa.

Prática técnicas de relaxamento no caminho de casa para que, no momento em que você chegar à porta, você é muito mais calmo.

Você pode tentar técnicas de respiração para retardar seu coração bater, ou colocar aromaterapia em seu carro se você dirigir.

Se você montar transporte público ou carpool, tente ler ou ouvir um livro ou revista para ajudá-lo a esquecer o seu dia de trabalho.

5. Tome precauções de segurança. Também pode ser estressante ter que pensar sobre sua segurança física e a dos seus colegas de trabalho enquanto você está trabalhando em uma carga de trabalho de alto volume se o seu trabalho exigir trabalho físico. Configurar precauções de segurança para que você possa remover esse estressor do seu ambiente de trabalho.

Siga todas as diretrizes de segurança que sua empresa recomenda e pesquisar seus colegas de trabalho em uma base regular para garantir que eles também mantenham eles.

Se sua empresa é um pouco remiss em precauções de segurança, institui um pouco você mesmo.

Pontas

Fique hidratado se o seu trabalho é fisicamente exigente.

Fale com alguém se você começar a ver sintomas de burnout em si mesmo, como um membro da família confiável ou amigo, um terapeuta, até mesmo seu chefe. Eles podem estar dispostos a tirar algumas das suas tarefas.

Avisos

Burnout encontra você facilmente quando você deixa sua guarda para baixo. Depois que os problemas de saúde mental e física ocorrem sem aviso. Portanto, é importante cuidar de si mesmo antes que o burnout possa começar.

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