Como atender o telefone educadamente

É importante ter etiqueta de telefone educada e amigável ao atender o telefone, especialmente se você está falando com um estranho ou conversando em um local de trabalho. Ao responder ao telefone, é importante saber como responder corretamente para que você não comece a conversa em um pé ruim. Atenda ao telefone educadamente falando claramente, concentrando-se na chamada e mantendo o profissionalismo se você estiver em um ambiente de trabalho.

Passos

Método 1 de 3:
Manipulação de chamadas profissionais
  1. Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 1
1. Pegar depois de 2 ou 3 anéis. Quando você está respondendo chamadas no trabalho, deixe o telefone tocar 2 ou 3 vezes antes de responder. Se você deixar isso tocar mais de 3 vezes, o chamador pode se tornar impaciente e sentir que sua ligação está sendo ignorada.
  • Por outro lado, se você pegar após o primeiro anel, o chamador pode ser surpreso pela resposta rápida. Eles podem não ter tido tempo suficiente para compor seus pensamentos.
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    2. Prepare uma saudação profissional. Quando você está respondendo ao telefone no seu escritório, você nem sempre saberá quem está do outro lado do telefone. Pode ser seu chefe, um cliente, um dos seus colegas, ou até mesmo um número errado.
  • Uma saudação profissional como "bom dia" ou "Como posso ajudá-lo?"Ajuda a tirar a conversa no pé direito.
  • Mesmo se você tem identificação de chamadas e acha que é um amigo de trabalho chamando, alguém poderia ter emprestado seu telefone. Atendendo ao telefone com "Sim, o que?"Pode dar aos chamadores a impressão errada de você.
  • Responder ao telefone Politly Passo 3
    3. Identifique-se e sua organização. Em situações de negócios, é mais apropriado atender o telefone com seu nome e empresa. Por exemplo, diga "Obrigado por ligar para o corpo de Smith. Este é Joan, como posso ajudá-lo?"
  • Muitos escritórios têm seus próprios scripts para responder ao telefone, então certifique-se de seguir a regra que sua empresa definiu. Se você não tem certeza do telefone da sua empresa, pergunte ao seu supervisor.
  • Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 4
    4. Pergunte bem quem está chamando se você não sabe. Muitas vezes, a pessoa não só lhe dará seu nome, mas também fornecerá informações sobre por que eles estão chamando. Se você não tem identificação de chamadas, não reconheceu o número, ou não ouviu o que a pessoa na outra linha disse, pegue-os novamente dizendo "Posso perguntar quem está chamando?"
  • Uma vez que o chamador tenha se apresentado, abordasse o chamador corretamente pelo título que eles fornecem. Se eles disserem seu primeiro e último nome, e você quer ser mais profissional, ligue para o sobrenome.
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    5. Fale diretamente no bocal. Descanse o telefone suavemente contra sua bochecha e fale no bocal que deve naturalmente cair perto da sua boca. Não se preocupe em colocar o bocal muito perto da sua boca ou ter que falar alto.
  • Se a pessoa que você está falando pedir para você levantar sua voz, você pode falar um pouco mais alto. Caso contrário, mantenha sua voz em um nível de conversação normal.
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    6. Evite usar gíria ou linguagem profana. Quando você está respondendo ao telefone no trabalho, você representa sua empresa para quem quer que esteja falando no telefone. Falar educadamente e evite usar gíria, maldição ou má linguagem. Mesmo que a conversa seja aquecida e a pessoa que você está falando com palavrões, mantenha sua compostura e seja educada.
  • Claro, quando você está falando em seu telefone pessoal para amigos, você pode ser informal com eles e falar como faria em uma conversa cara a cara.
    • Método 2 de 3:
    Respondendo chamadas pessoais em casa
    1. Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 7
    1. Responda em um ambiente silencioso. Se você estiver em um ambiente alto, mova-se para algum lugar antes de responder ao telefone, ou desligue a música ou a televisão antes de responder. Você quer estar em um lugar que é silencioso o suficiente para que você possa ouvir a pessoa conversando com você, e eles podem ouvir suas respostas.
    • Um ambiente silencioso também permitirá que você se concentre no chamador.
  • Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 8
    2. Pare suas outras tarefas antes de responder ao telefone. Tome um breve momento para recolher seus pensamentos antes de responder. Não se distraia, pois isso poderia levar à falta de comunicação entre você e a pessoa que você está falando. Se você é livre de distrações, a pessoa que você está falando sentirá que eles têm toda a sua atenção.


  • Por exemplo, se você estava digitando no seu computador ou lendo um livro quando o telefone tocou, pare essas tarefas e concentre-se na chamada.
  • Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 9
    3. Diga "olá" e declare seu nome em um tom agradável de voz. Se você não reconhecer o identificador de chamadas ou saber quem está chamando, você pode adicionar "este é Sam."Para uma resposta mais formal, você pode dizer, por exemplo" esta é a residência dos Smiths."
  • Se você viu no identificador de chamadas que um amigo ou membro da família está ligando, sinta-se à vontade para dizer algo como "Oi Tom! Como você está hoje?"
  • Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 10
    4. Derrubar as informações do chamador se o membro da família que eles estão tentando alcançar estão indisponíveis. Se o chamador estiver tentando alcançar alguém que não esteja em casa ou não está disponível, diga "Sinto muito, a Sra. Simpson, meu pai não está disponível agora. Posso tirar uma mensagem?"Certifique-se de gravar o nome da pessoa, o número de telefone e a razão para chamar um bloco de notas em caligrafia clara e legível.
  • Se você não tem um bloco de notas por perto, peça à pessoa na outra linha para esperar enquanto você vai conseguir um.
    • Método 3 de 3:
    Respondendo chamadas no seu celular
    1. Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 11
    1. Cumprimente o chamador em um tom amigável. Ao responder um telefone celular, o identificador de chamadas normalmente indicará quem está chamando você. Diga algo como "Oi Steve, como você está?"Mesmo que o número seja privado ou escondido, é importante responder ao chamador de uma maneira amigável. Diga: "Olá, posso perguntar quem está ligando?"
    • Como as chamadas telefônicas celulares tendem a ser mais informais do que as chamadas para uma linha de negócios ou terra, você não precisa dizer seu nome ao responder a chamada.
  • Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 12
    2. Pergunte por que a pessoa está ligando. Se você não conhece a pessoa, seja educado dizendo "Como posso ajudá-lo hoje?"Ou" O que posso fazer por você??"Se você conhece a pessoa, você pode dizer algo como" O que está acontecendo?"
  • Mesmo se você conhece o chamador, evite responder rudemente. Não diga: "O que?"Ou" O que você quer desta vez?"
  • Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 13
    3. Fale claramente usando seu tom normal de voz. Não se preocupe em gritar no porta-voz ou enunciando suas palavras. Em vez disso, fale devagar e distintamente. Se você está gritando ou falando desnaturalmente, a pessoa que você está falando pode pensar que você está com raiva ou doente.
  • Se a pessoa do outro lado da linha soa desmaiadeira, ligue o volume na lateral do seu celular. Se eles ainda são fracos, peça-lhes para colocar o bocal mais perto do rosto.
  • Imagem intitulada Ative o telefone educadamente Passo 14
    4. Não atenda o telefone enquanto mastiga goma ou comida. Se você está mastigando chiclete ou comida, pegue a hora antes de responder a cuspi-lo ou engoli-lo. Você quer que sua boca seja clara e pronta para conversa quando você atende o telefone.
  • Mesmo se você está falando com um amigo, eles podem ter dificuldade em entender se você tiver uma boca cheia de comida.
  • Imagem intitulada Ative o telefone educadamente passo 15
    5. Não fale com as pessoas fora da chamada até a chamada acabar. Para a duração do telefonema, ignore todas as distrações externas e dê a pessoa do outro lado da linha sua atenção indivisa. Não fale ou piada com outras pessoas e evite tentar se comunicar silenciosamente enquanto fala no telefone.
  • Mesmo que a pessoa com quem você está no telefone não pode ouvir as palavras que você está dizendo para alguém pessoalmente, eles poderão dizer que você não está se concentrando totalmente na conversa telefônica.

    • Pontas

    Mantenha um bloco de notas e caneta à mão por cada telefone para que você não precise embarcar quando tiver que fazer uma mensagem.
  • Pessoas que você fala no telefone vai lembrar se você é cortês. Diga "por favor" sempre que fizer um pedido. Se um chamador diz "Obrigado", seguem-se com um calor ", você é bem-vindo."

    • Avisos

    Aprender como Saia do telefone educadamente. Tente evitar perturbar as pessoas penduradas abruptamente.
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