3 maneiras de organizar um sistema de arquivamento de papel

Se você estiver em negócios ou escola que exija que você trabalhe com vários clientes ou projetos, um sistema de arquivamento adequado é crítico. Existem vários métodos para arquivar papéis, mas em última análise, seu sistema deve refletir suas necessidades. A melhor maneira de se preparar para um sistema eficiente é reservar alguns dias para trabalhar unicamente na organização.

Passos

Método 1 de 3:

Preparando-se para um novo sistema de arquivamento

1. Reúna todos os seus materiais. Você precisa compilar toda a sua papelada antes de tentar configurar um sistema adequado. Passar por todos os locais que você pode ter papelada e colocá-los todos em uma pilha. Gastar tempo para garantir que você possa explicar adequadamente todos os trabalhos ativos e inativos que você tem.

Planeje antes do tempo limpando um espaço de tabela para trabalhar em seus papéis.
Se você estiver adaptando a documentação de outra pessoa em um novo sistema de arquivamento, remova todos os documentos do sistema atual. Será melhor para você lidar com todos os documentos e se preparar para um novo sistema.

Organizar um sistema de arquivamento de papel Passo 2

2. Passar por todos os documentos. Esta é a parte difícil do processo, mas também é um passo crucial para se tornar organizado. Separe todos os arquivos com base no que são, como declarações bancárias, contas de cartão de crédito e pagamentos de hipoteca. Pode parecer tedioso, mas passar por cada documento em sua pilha para determinar o que você está trabalhando com.

Você não precisa ler cada papel, mas um breve skim irá ajudá-lo.

Notas post-it são boas para marcação de papéis importantes que você sabe que você precisa gastar tempo em.

Organizar um sistema de arquivamento de papel Passo 3

3. Configurar pilhas. Quando você começa a classificar sua papelada, seria útil manter os papéis relacionados juntos. Você poderia colocar todos os papéis relacionados ao cliente "Nickelback" em uma pilha. Outro exemplo é empilhar seu trabalho com base em meses.

Ter um senso de ordem cronológica poderia ser útil para suas necessidades de arquivamento.

Definir prioridades durante a classificação através da papelada. Quando você vê documentos excepcionalmente importantes, coloque-os no topo de sua respectiva pilha.

Organizar um sistema de arquivamento de papel Passo 4

4. Reduzir como você vê em forma. Outra pilha você pode criar é a pilha de lixo. Você não é obrigado a jogar fora uma pilha de sua papelada, mas deve separar os trabalhos sem importância das outras pilhas. Você poderia até configurar uma pilha diversa onde papéis aleatórios poderiam ir.

Se você tem 100% de certeza de que não precisa de uma papelada e não pode desenhar um link viável para outro documento, descartá-los. Verifique com seus superiores se você tiver permissão para jogar fora qualquer coisa antes de seguir com algo.

Organizar um sistema de arquivamento de papel Passo 5

5. Use pastas de manila. Mantenha as coisas simples para si mesmo usando pastas baratas de Manila. Isso não vai ferir seus fundos e permitirá que você realize qualquer sistema de arquivamento que você gostaria. Você pode obter um pacote de pastas de Manila de qualquer loja de suprimentos de escritório.

Organizar um sistema de arquivamento de papel Passo 6

6. Transfira suas pilhas. Use as pilhas que você estabeleceu anteriormente para atuar como um guia para suas pastas. Certifique-se de que o conteúdo de cada pasta seja organizado também. Você pode organizar o conteúdo de um arquivo com base na importância de cada artigo ou por cronologia.

Evite organizar o conteúdo de um arquivo com base no alfabeto. Organização alfabética funciona com mais eficiência para organizar grupos de arquivos.

Coloque as pastas de Manila em um armário como você preenche as pastas.

Método 2 de 3:

Criando um sistema adequado para você

1. Use um sistema de arquivamento alfabético. Um sistema de arquivamento alfabético funciona bem quando você precisa recuperar nomes de pessoas, clientes, autores, nomes de filmes, livros ou etc. Desde que você use termos fáceis de recuperar, um sistema de arquivamento alfabético é frequentemente o sistema mais fácil de usar.

A melhor maneira de arquivar e recuperar arquivos é marcando cada arquivo. Dobras de Manila têm uma guia extra projetada para rotular arquivos que facilitarão o seu processo de recuperação.
Se você está lidando com clientes, é mais eficiente alfabetizar pelo sobrenome.
Se você tiver muitos arquivos, considere fazer as seções de letras para ajudá-lo a organizar. Divisores de seção são grandes e simplesmente contêm uma letra. Você também pode dividir as letras em pares como "a-d" ou "f-k."

Organizar um sistema de arquivamento de papel Passo 8

2. Use uma ordem tópica. Quando você trabalhos ou estudar Em uma variedade de áreas de assunto, um assunto ou um pedido de tópico pode ser uma maneira muito útil de recuperar informações. Por exemplo, se você estudar a lei, poderá ter assuntos de contrato, direito constitucional, torções, direito administrativo, direito internacional etc.

A melhor maneira de organizar informações tópicas é através de divisores de seção. Etiquete seus divisores de seção com base no conteúdo, como "Admin Lei."

Este sistema funciona melhor se você tiver vários tópicos diferentes. Se você não, ficará com um ou dois divisores e não muito de um sistema organizado.

Organizar um sistema de arquivamento de papel Passo 9

3. Experimente o arquivamento numérico. Este tipo de sistema de arquivamento é ideal para arquivos que contêm datas ou números. Por exemplo, se você tiver faturas, recibos, eventos datados, etc., O sistema numérico pode fazer um sistema fácil para localizar novamente. Você também pode considerar a rotulagem do mês e ano para esta opção. Para aqueles que trabalham em um ambiente que usa numeração para documentos, como arquivos médicos, documentos legislativos, casos judiciais, etc., Numeração é um método de recuperação útil.

Use este sistema se você estiver confortável, visualizando vários números e pode recuperar informações desses números.

Marcar sobre as abas de arquivamento Os números ou datas e organizar com base no valor numerado. Comece com "1" e tenha os seguintes números aumentem o valor.

Se você estiver arquivando com meses, comece com janeiro e mover, em ordem, até dezembro. Você se beneficiará com divisores de seção para cada mês.

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4. Use codificação de cores. Isso é ótimo para arquivamento criativo e é especialmente eficaz para aqueles com boa recordação visual. Pode ajudar a referência cruzada diferentes assuntos baseados em codificação de cores.Você pode criar código de qualquer uma das técnicas acima mencionadas para arquivar. Você também pode usar uma combinação de sistemas de organização, emparelhando códigos de cores com outro sistema.

Uma das maneiras mais fáceis de adicionar cores ao seu método de enchimento estabelecido é usando os simboladores. Você pode comprar um pacote de variedades de marcadores de qualquer loja de suprimentos de escritório.

Outra maneira de implementar a codificação de cores é usando uma variedade de pastas coloridas.

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5. Use um sistema de freqüência. Isso funciona bem para itens que você usa o tempo todo, mas não deve ser um sistema autônomo. Precisa se alimentar de outro sistema, por exemplo, o sistema alfabético. Adicione as informações usadas com freqüência a um espaço agrupado na sua área de arquivamento para que ele possa ser recuperado rapidamente, como na frente de uma gaveta de arquivamento.

Você precisará ter cuidado, você não fica desorganizado usando este sistema. Mantendo o projeto em que você está trabalhando atualmente na frente, nem sempre garante uma organização eficiente.

Método 3 de 3:

Mantendo um sistema organizado

1. Papelada de arquivo imediatamente. Uma maneira de garantir que seu sistema de arquivamento funcione eficientemente é arquivando papel à medida que você processa. O sistema de arquivamento não funciona se você colocar papéis de arquivamento. Observando-se no hábito dos papéis de arquivamento também ajudará sua produtividade e fluxo de trabalho.

Organizar um sistema de arquivamento de papel Passo 13

2. Mantenha seu espaço atualizado. A cada dois meses, você deve passar pelo seu sistema de arquivamento e fazer uma breve varredura. Você não é obrigado a revisar todos os seus papéis como você fez para a organização inicial. Verifique todos os arquivos e certifique-se de que tudo esteja organizado e no lugar certo.

Após os primeiros meses, você também pode refletir se o sistema que você escolher estiver funcionando para você.

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3. Limpe seu espaço. Uma vez por ano você deve fazer uma limpeza maior do seu espaço de trabalho. Você pode ter alguns arquivos que você usa regularmente, mas agora deve passar pelos outros arquivos que você usa menos. Abra os arquivos que você usa menos e lê através de todos os documentos para ver se há uma documentação desnecessária.

Retire todos os arquivos e limpe o arquivo de arquivamento com uma toalha úmida para remover o acúmulo de poeira.

Pontas

Esses princípios também podem se inscrever no computador ou outros agrupamentos eletrônicos de arquivamento.

Use um índice para arquivos não colocados em ordem alfabética. Isso deve ser organizado alfabeticamente para que você possa localizar rapidamente seus arquivos de qualquer maneira. Coloque este índice na frente do arquivo.

Comece a purgar e classificar suas pilhas de papéis e usar notas post-it para classificar em categorias e, em seguida, subcategorias.

É útil ter um arquivo diverso para itens que não se encaixam nitidamente em qualquer outro lugar.