Como expressar profissionalmente desapontamento

Se alguém desaponta você ou algo decepcionante acontece com você, é completamente normal se sentir chateado, frustrado ou francamente irritado. Mas, muitas vezes, a melhor resposta é ser calma e coletada para que você possa expressar suas preocupações e desapontamento profissionalmente. Expressar-se profissionalmente não é difícil de fazer se você mantiver uma cabeça fria e manter sua compostura. Se você optar por comunicar sua frustração por e-mail, carta ou pessoalmente, é tudo sobre o uso da linguagem certa e conduz-se adequadamente.

Passos

Método 1 de 3:

Enviando um e-mail profissional

1. Use e-mail para expressar desapontamento sobre um problema relacionado ao trabalho. Se você está desapontado com um colega de trabalho ou gerente, o e-mail é uma ótima maneira de expressar sua decepção, mantendo também um registro digital no caso de ocorrerem problemas futuros. Você também pode enviar um email se você for recusado por uma potencial oportunidade de trabalho.

Um email também é uma boa maneira de comunicar sua decepção ao seu chefe se eles negaram um pedido de algo como uma ideia ou uma ideia que você sugeriu.
Mesmo que possa ferir seus sentimentos, é sempre uma boa ideia enviar um e-mail de acompanhamento depois de ser rejeitado por um emprego.

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2. Escreva uma linha de assunto curto e direto se você estiver comendo um e-mail original. Seja conciso e indique claramente qual é o e-mail na linha de assunto. Evite usar uma frase longa ou idioma rude para tornar seu e-mail aparecer mais profissional para que o destinatário leve mais a sério. Escolha um assunto que não tenha mais de 5 palavras e digite-o na linha de assunto do email.

Por exemplo, se você está escrevendo um e-mail para um colega de trabalho sobre um prazo perdido, você pode incluir uma linha de assunto que se parece, "Perdeu o prazo de envio."

Observação: Se você estiver respondendo a um email, como um e-mail notificando você que você foi recusado por um trabalho em potencial, responda ao e-mail original em vez de compor um novo para que você tenha um registro organizado de sua correspondência.

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3. Inicie seu email com uma saudação profissional para definir o tom. Abra o seu email com uma saudação formal, então é claro desde o início que o seu email é profissional. Escolha uma saudação que seja apropriada para o seu relacionamento com a pessoa. Por exemplo, se você está em uma base de primeiro nome com um gerente chamado Matthew Smith, você pode começar seu e-mail como ", querido matt."

Se você tem um relacionamento muito aberto e casual com o destinatário, você poderia dizer algo como: Hey Matt."

Se você está escrevendo um email para alguém que você nunca conheceu, comece com `para quem possa interessar."

Para e-mails de grupo com vários destinatários que você deseja endereçar, simplesmente diga: "Todos."

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4. Adicione um pequeno prazer para manter o e-mail amigável. Depois de cumprimentar o destinatário, faça a primeira linha do seu e-mail a uma curta distância ou uma troca agradável que mostre que você é amigável, mas profissional. Mantenha-o curto e não vá mais de 2 ou 3 linhas de pequena conversa antes de chegar à carne do seu e-mail.

Tente começar com algo como: "Espero que você esteja indo bem" ou "Espero que este e-mail encontre você bem."

Se o seu relacionamento é casual com a pessoa, você pode mencionar um detalhe pessoal, como "Espero que você tenha tido um ótimo momento no concerto no último final de semana passado."

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5. Indique sua decepção claramente no corpo do email. Depois de definir o palco para o seu email com uma saudação e uma agradável prazer, vá direto ao negócio de expressar sua decepção. Diga-lhes claramente como você se sente, mas mantenha sua linguagem formal e evite usar sarcasmo, ameaças ou palavrões para que você apareça o mais profissional possível. Listar todas as suas reclamações e manter o corpo do seu e-mail para 1 parágrafo, se possível, então o email é focado no assunto em mãos.

Por exemplo, se você foi recusado por um trabalho em potencial, você poderia dizer algo como ", sinto muito por ouvir que você decidiu ir em uma direção diferente. Eu estava ansioso pela oportunidade, então estou desapontado com a decisão de contratar outra pessoa."

Se você está escrevendo para um colega de trabalho ou funcionário para expressar sua decepção, você poderia dizer algo como: "Chegou à minha atenção que certas políticas e procedimentos não foram seguidos corretamente. As políticas existem por um motivo, então é decepcionante saber que eles foram ignorados."

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6. Mantenha seu idioma e tom respeitoso ao longo do email. Usar linguagem formal e respeitosa para transmitir claramente sua decepção sem fazer com que o destinatário sinta como você está atacando pessoalmente. Imagine como a escrita seria percebida se fosse lida por outra pessoa ou se ele fosse público e crie sua escrita para ser uma representação profissional de si mesmo.

Se você estiver enviando um email para um funcionário ou um gerente, é possível que seu e-mail possa ser compartilhado com outras pessoas, por isso é importante que sua escrita seja respeitosa e profissional.

Por exemplo, em vez de dizer algo como "Eu não entendo qual é o seu problema e por que você se recusa a seguir o procedimento", diga algo como ", como já discutimos, os procedimentos são projetados para manter todos no mesmo página, então eles devem ser seguidos por todos."

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7. Conclua seu email em uma nota positiva e uma chamada para ação. Enrole seu e-mail, incluindo informações acionáveis, como configurar uma reunião ou convidar o destinatário para vir a você, se tiverem alguma dúvida. Incluir algumas notas positivas também. Mencione coisas que você está feliz ou elogie a pessoa por algo que eles fizeram bem, então eles se sentem como se você não estejam apenas reprovando eles, mas têm seus melhores interesses no coração.

Por exemplo, você poderia dizer ao seu entrevistador ", mas eu sou grato pela oportunidade de entrevistar com sua empresa. Por favor, deixe-me saber se algo abre no futuro!"

Se você está escrevendo para um empregado ou colega de trabalho, tente algo como "Eu sei que você está trabalhando muito duro com isso, eu só queria trazer as questões que estou precisando de sua atenção para que você possa ficar de olho Para quaisquer futuros problemas em potencial."

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8. Leia o email em voz alta antes de enviá-lo para ouvir como ele soa. Tire um momento para ler todo o seu email em voz alta para que você possa ouvir o tom de sua escrita e revisão para qualquer ortografia ou erros gramaticais. Se você encontrar algum erro de digitação, erros ortos ou linguagem desajeitada, consertá-lo! Se o seu tom é muito macio ou muito duro, ajuste a linguagem para que seja profissional, mas firme. Quando você está satisfeito com isso, envie para a pessoa, é destinado a.

Você também pode ter um amigo ou colega de trabalho ler sobre o seu e-mail antes de enviá-lo para ter certeza de que soa bem.

Erros de ortografia ou palavras ausentes podem realmente jogar fora o impacto do seu e-mail, então leve seu tempo para revisar sua escrita.

Método 2 de 3:

Escrevendo uma carta de reclamação formal

1. Envie uma carta para uma empresa ou se você não conseguiu obter uma resposta. Se você está desapontado com um produto ou o comportamento de uma empresa, escrevendo uma carta formal detalhando sua reclamação é a maneira mais profissional de se comunicar com eles. Se você não conseguiu entrar em contato com alguém através de qualquer outro meio, use uma carta formal como último recurso para expressar sua decepção e detalhar seus problemas.

Você também pode usar uma carta como última tentativa de provar que tentou entrar em contato com alguém para discutir seu problema com eles.

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2. Indique seu problema claramente na primeira frase. O que quer que seja que você está desapontado, deixe claro o bastão, colocando-o na primeira frase da sua carta. Seja direto e conciso e indique seu problema ou reclamação de forma clara e profissionalmente para definir o tom para toda a sua carta.

Por exemplo, se você está escrevendo para uma empresa para reclamar de uma política que afetou você, você poderia começar ", escrevo para expressar minha frustração e desapontamento com a política de devolução da sua empresa."

Se você está escrevendo uma carta para alguém que você não conseguiu alcançar, tente começar com algo como: "Estou escrevendo esta carta em relação à sua falha em responder às minhas perguntas sobre o meu depósito de segurança depois de ser incapaz de alcançar você por telefone ou e-mail."

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3. Use o corpo da sua carta para adicionar detalhes e informações relacionadas ao seu problema. Depois de declarar sua decepção e problema, use o restante da sua carta para adicionar detalhes específicos e informações para expandir sua carta e explicar sua frustração. Mencionar quaisquer passos que você tomou para resolver seu problema, bem como esforços que você fez para chegar a eles para assistência.

Dica: Se você tentou chegar a eles ou eles fizeram promessas para resolver suas preocupações, mencione as datas que você tentou contatá-las ou eles se comprometeram a consertar o problema.

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4. Evite linguagem irritada, sarcástica ou ameaçadora em sua carta. Ao longo de sua carta, mantenha seu idioma e tom formal e profissional. Nunca use palavrões ou linguagem ameaçadora e evite sarcasmo para que sua escrita apareça o mais profissional possível.

Se você tiver que produzir sua carta para um caso judicial, você quer se sentir tão profissional quanto possível.

Amaldiçoando ou usando linguagem violenta fará com que você pareça agressivo e pouco profissional.

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5. Inclua cópias de quaisquer documentos relevantes para sua reclamação. Se você tiver fotos, contratos ou quaisquer outros documentos que fazem backup ou provar suas reivindicações, faça uma cópia deles e anexá-las à sua carta. Certifique-se de referenciá-los em sua carta para adicionar ainda mais validade a quaisquer reivindicações que você faça.

Por exemplo, na sua carta você poderia dizer algo como ", eu anexei imagens do que o produto acabado parecia, o que você pode ver, está longe de ser satisfatório."

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6. Adicione suas informações de contato após sua conclusão. Termine sua carta com um parágrafo que resume suas principais preocupações e as ações que você deseja tomar para resolvê-las. Se você quiser que a pessoa ou empresa entre em contato com você para tentar consertar o problema ou discutir o assunto mais longe, certifique-se de incluir suas informações de contato na parte inferior.

Assine a carta com um fechamento formal, como "seu verdadeiramente", "sinceramente" ou "respeitosamente" seguido pelo seu nome.

Dê o número de telefone ou endereço de e-mail que você deseja que eles usem para chegar até você.

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7. Envie a carta usando correio certificado por isso deve ser assinado para. Use correio certificado ou uma opção de entrega de letras que requer o destinatário para assinar para que você tenha provas de que foi recebido. Mantenha o recibo no caso de você precisar provar que você escreveu uma carta ou forneceu-lhe um caso judicial.

Método 3 de 3:

Falando com alguém profissionalmente

1. Fale com alguém diretamente se você não quiser no registro. Se você preferir expressar sua decepção sem uma trilha de papel ou sem estar preocupada em ter sua conversa escrutinizada mais tarde, uma conversa cara a cara é o caminho a percorrer. Além disso, uma conversa direta com alguém permite avaliar suas reações e adiciona um toque mais pessoal.

Também pode ser muito mais rápido simplesmente falar com alguém que você está desapontado com.
Conversar com alguém permite que você use sua própria linguagem corporal e tom de voz para realmente transmitir sua frustração ou desapontamento.

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2. Peça à pessoa que se encontre com você em particular para discutir o problema. Fale com a pessoa longe de outras pessoas, então você é capaz de se expressar livremente sem embaraçar. Agendar uma reunião ou pedir-lhes para conhecê-lo em algum lugar como uma sala de conferências, escritório ou até mesmo uma cafeteria, então é mais profissional.

Dê a eles uma ligação ou envie-lhes um email para perguntar a eles que horas e lugares são melhores para eles.

Dica: Se você precisar falar com eles imediatamente, diga-lhes algo como: "Você tem um momento rápido? eu preciso falar com você."

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3. Comece a conversa agradecendo e perguntando como eles estão fazendo. Antes de começar a expressar sua decepção, tire um momento para agradecer a pessoa por tomar o tempo para se encontrar com você e avaliar seu humor. Pergunte a eles como eles estão fazendo e se estão preparados para conversar com você sobre o problema. Se eles parecem zangados ou agitados, tente acalmá-los ou esperar para falar com eles mais tarde. Se eles parecem bem, então vá em frente e comece a discutir seu problema ou problema.

A partir do pé direito ajudará a conversa a ir suavemente e profissionalmente.

Por exemplo, você poderia começar dizendo algo como: "Muito obrigado pelo seu tempo. Eu não vou demorar muito, eu realmente preciso discutir algo com você."

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4. Indique sua reclamação de forma clara e direta. Diga a pessoa por que você está desapontado usando linguagem específica e sem emoção. Ser direto e objetivo e listar todas as razões pelas quais você está insatisfeito, mas evite reprová-los com uma lista de irregulares. Use a linguagem calma e profissional para transmitir seus sentimentos e evite levantar sua voz ou usar profanidades.

Gritos e amaldiçoos só farão você parecer agressivo e não profissional.

Por exemplo, diga-lhes como você se sente sem ficar excessivamente emocional. Você poderia dizer algo como: "Quando você faz algo assim, isso realmente me faz sentir como se você não se importe com como me afeta, e ser honesto, é doloroso e decepcionante.

5. Pergunte se eles têm alguma pergunta antes de terminar sua reunião. Depois de expressar sua decepção e explicou seu raciocínio, dê a chance à pessoa para falar. Pergunte-lhes se eles têm alguma dúvida para você ou se eles não estão claros sobre qualquer coisa que você disse a eles, então não há confusão. Então, agradeço-lhes novamente para se encontrar com você antes de acabar com a conversa.

Pontas

Nunca digite um email, escreva uma carta ou tenha uma conversa enquanto estiver com raiva. Tire algumas respirações para se acalmar antes de começar, então você tem uma cabeça clara.

Evite ter uma conversa com alguém na frente de outras pessoas. Espere até que estejam disponíveis para conversar e se encontrar com eles em particular.