Como criar um banco de dados do cliente: 8 etapas (com fotos)

Um banco de dados do cliente pode eliminar uma grande quantidade de papelada para uma empresa, fornecendo um único repositório para informações valiosas do cliente que podem ser usadas por equipes de vendas, pessoal de suporte ao cliente e até mesmo a equipe de contabilidade. Embora seja possível comprar produtos de software que fornecem formatos básicos para este tipo de banco de dados, os bancos de dados personalizados podem ser criados mantendo alguns básicos sobre o formulário e a função em mente.

Passos

1. Compre o software de criação de banco de dados. Escolha um produto que seja compatível com o processamento de texto e outras ferramentas de software usadas no negócio. Isso tornará mais fácil importar ou exportar dados de outras fontes, permitindo evitar inserir uma grande quantidade de dados no banco de dados recém-criado.

Criar um banco de dados do cliente Passo 2

2. Determine o tipo de informação que será alojada no banco de dados do cliente. A maioria dos projetos incluirá informações como nome da empresa, endereço de correspondência, endereço físico, nome de contato, números de telefone e fax e endereços de e-mail. Dados adicionais, como informações sobre termos, preços e notas de contrato sobre tarefas pendentes associadas a cada cliente, são frequentemente incluídos nos dados capturados e mantidos neste tipo de recurso eletrônico.

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3. Considere os usos possíveis para o banco de dados. Além de fornecer um recurso centralizado para recuperar dados importantes, pense em termos de quais tipos de relatórios poderiam ser criados usando os dados, ou se o banco de dados for destinado a ser usado como um recurso na geração de etiquetas de correio, listas de e-mail ou até mesmo listas de e-mail em transmissão de fax. Manter isso em mente ajudará a determinar como nomear cada um dos campos que irão abrigar dados e facilitar o processo de criação de formatos de relatório que puxam desses campos.

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4. Organize os campos de dados. Crie um modelo simples que segue uma sequência lógica quando se trata de inserir nomes, endereços e outras informações de contato. Fazer isso facilita a passar de 1 campo para o próximo com um mínimo de interrupção e concluir a entrada de um novo registro de clientes dentro de um período de tempo razoável.

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5. Conjunto de autorizações em cada um dos campos. Isso inclui identificar quais campos serão incluídos nos formatos de relatório, bem como o que podem servir como base para classificar ou pesquisar as entradas do banco de dados. Atribuir as autorizações corretas a cada campo acelerará a recuperação dos dados certos quando e conforme necessário.

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6. Prepare os formatos de relatório. Alguns formatos básicos que podem ser usados com freqüência geralmente serão suficientes, embora os usuários-chave possam ser concedidos a capacidade de criar relatórios personalizados que incluam campos relevantes para a posição do trabalho do usuário e nível de acesso aos dados do cliente.

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7. Estabelecer credenciais de login e direitos de acesso. Um banco de dados viável do cliente inclui a capacidade de criar credenciais de login que permitem que os funcionários autorizados acessem as informações. Indo mais longe, atribuindo diferentes níveis de direitos certifique-se de que cada usuário possa visualizar, alterar e inserir os dados relevantes para suas responsabilidades de trabalho, mas não é capaz de visualizar outras informações que é de uso para outro pessoal.

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8. Revise e teste o banco de dados do cliente antes do lançamento. Tente usar a versão beta com um pequeno grupo de funcionários para garantir que cada uma das funções funcione conforme imaginado. Use as descobertas deste grupo de teste para passar quaisquer problemas com desempenho, formato e facilidade de uso. Uma vez que todos os problemas forem abordados e resolvidos, a versão final pode ser lançada para toda a empresa.

Pontas

Tente projetar o banco de dados para que haja espaço para adicionar mais campos ou recursos como as necessidades da empresa. Isso permitirá continuar usando o produto por vários anos sem ter que substituí-lo por um produto mais robusto.

Não é incomum que um novo banco de dados de clientes assuma um longo período de tempo para desenvolver. Mesmo ao usar software que permita fácil execução de várias tarefas, pode levar semanas para chegar ao formato ideal.

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