Como automatizar relatórios no excel

ThiTeaches você como automatizar o relatório de dados no Microsoft Excel. Para dados externos, este poderá ensinar como consultar e criar relatórios de qualquer fonte de dados externa (MySQL, Postgres, Oracle, etc) de dentro de sua planilha usando o Excel Plugins que ligam sua planilha a fontes de dados externas.

Para dados já armazenados em uma planilha do Excel, usaremos macros para criar relatórios e exportá-los em vários tipos de arquivos com a prensa de uma tecla. Felizmente, o Excel vem com um gravador de passo embutido, o que significa que você não terá que codificar as macros.

Passos

Método 1 de 2:
Para dados já no Excel
  1. Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 1
1. Se os dados necessários para relatar já estiverem armazenados, atualizados e mantidos no Excel, você poderá automatizar os fluxos de trabalho de relatórios usando macros. Macros são uma função incorporada que permitem automatizar tarefas complexas e repetitivas.
  • Imagem intitulada Automatize Relatórios no Excel Passo 2
    2. Abra o Excel. Clique duas vezes (ou clique se você estiver em um Mac) o ícone do aplicativo Excel, que se assemelha a um branco "X" em um fundo verde, clique em Pasta de trabalho em branco Na página Modelos.
  • Em um Mac, você pode ter que clicar Arquivo e depois clique Nova pasta em branco No menu suspenso resultante.
  • Se você já tem um relatório do Excel que deseja automatizar, você clicará em clique no arquivo do relatório para abri-lo no Excel.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 3
    3. Digite os dados da sua planilha, se necessário. Se você não adicionou os rótulos e números da coluna para os quais você deseja automatizar os resultados, faça isso antes de prosseguir.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Step 4
    4. Ativar o Desenvolvedor aba. Por padrão, o Desenvolvedor Aba não aparece no topo da janela do Excel. Você pode ativá-lo fazendo o seguinte, dependendo do sistema operacional:
  • janelas - Clique em Arquivo, clique Opções, clique Personalizar fita No lado esquerdo da janela, verifique o "Desenvolvedor" caixa no lado inferior direito da janela (você pode primeiro ter que rolar para baixo) e clique em OK.
  • Mac - Clique em Excel, clique Preferências..., clique Ribbon & Toolbar, Verifica a "Desenvolvedor" caixa no "Guias principais" lista e clique em Salve .
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 5
    5. Clique Desenvolvedor. Esta guia agora deve estar no topo da janela do Excel. Fazer isso traz uma barra de ferramentas no topo da janela do Excel.
  • Imagem intitulada Automatize Relatórios no Excel Step 6
    6. Clique Record Macro. Está na barra de ferramentas. Uma janela pop-up aparecerá.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 7
    7. Digite um nome para a macro. No "Nome da Macro" caixa de texto, digite o nome para sua macro. Isso ajudará você a identificar a macro mais tarde.
  • Por exemplo, se você estiver criando uma macro que fará um gráfico de seus dados disponíveis, poderá nomeá-lo "Gráfico1" ou similar.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Step 8
    8. Crie uma combinação de teclas de atalho para a macro. Pressione a tecla SHIFT junto com outra tecla (E.G., a T Chave) para criar o atalho de teclado. Isto é o que você vai usar para executar sua macro mais tarde.
  • Em um Mac, a combinação de teclas de atalho acabará sendo ⌥ opção+⌘ Comando e sua chave (e.G., ⌥ Opção+⌘ Comando+T).
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 9
    9. Armazene a macro no documento atual do Excel. Clique no "Loja Macro In" caixa suspensa e, em seguida, clique em Esta pasta de trabalho Para garantir que a macro esteja disponível para quem abre a pasta de trabalho.
  • Você terá que salvar o arquivo do Excel em um formato especial para a macro ser salva.


  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 10
    10. Clique OK. Está no fundo da janela. Fazer isso vai salvar suas configurações de macro e colocar você no modo de gravação. Quaisquer etapas que você take a partir de agora até que você pare a gravação será gravada.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 11
    11. Execute as etapas que você deseja automatizar. O Excel rastreará a opção Cada clique, pressionamento de tecla e formatação que você inserir e adicioná-los à lista da macro.
  • Por exemplo, para selecionar dados e criar um gráfico para fora, você destacaria seus dados, clique em Inserir Na parte superior da janela do Excel, clique em um tipo de gráfico, clique no formato de gráfico que você deseja usar e edite o gráfico conforme necessário.
  • Se você quisesse usar a macro para adicionar valores de células A1 Através dos A12, você clicaria em uma célula vazia, digite = Soma (A1: a12), e pressione ↵ Enter.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 12
    12. Clique Pare de gravar. Está no Desenvolvedor Barra de ferramentas da guia. Isso irá parar sua gravação e salvar quaisquer passos que você tirou durante a gravação como uma macro individual.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 13
    13. Salve sua folha do Excel como um arquivo habilitado para macro. Clique Arquivo, clique Salvar como, e altere o formato de arquivo para XLSM em vez de xls. Você pode digitar um nome de arquivo, selecionar um local de arquivo e clique em Salve .
  • Se você não fizer isso, a macro não será salva como parte da planilha, o que significa que outras pessoas em computadores diferentes não poderão usar sua macro se você enviar a pasta de trabalho para eles.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Passo 14
    14. Execute sua macro. Pressione a combinação de teclas que você criou como parte da macro para fazê-lo. Você deve ver sua planilha automatizada de acordo com as etapas da sua macro.
  • Você também pode executar uma macro clicando em Macros no Desenvolvedor aba, selecionando o nome do seu macro e clicando Corre.
    • Método 2 de 2:
    Para dados externos (MySQL, Postgres, Oracle, etc)
    1. Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Step 15
    1. Baixe Kloudio`s Excel plugin do Microsoft AppSource. Isso permitirá que você crie uma conexão persistente entre um banco de dados externo ou fonte de dados e sua pasta de trabalho. Este plugin também funciona com as folhas do Google.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel Etapa 16
    2. Crie uma conexão entre sua planilha e sua fonte de dados externa clicando no botão + no portal Kloudio. Digite os detalhes do seu banco de dados (tipo de banco de dados, credenciais) e selecione quaisquer opções de segurança / criptografia se estiver trabalhando com dados confidenciais ou da empresa.
  • Imagem intitulada Automatizar relatórios no Excel PASSO 17
    3. Depois de criar uma conexão entre sua planilha e seu banco de dados, você poderá consultar e criar relatórios de dados externos sem sair do Excel. Crie seus relatórios personalizados do portal Kloudio e selecione-os no menu suspenso no Excel. Você pode então aplicar quaisquer filtros adicionais e escolher a frequência que o relatório atualizará (para que você possa ter sua atualização de planilha de vendas automaticamente a cada semana, dia ou até hora.)
  • Imagem intitulada Automatize Relatórios no Excel Passo 18
    4. Além disso, você também pode inserir dados em sua planilha conectada e ter os dados atualizar sua fonte de dados externa. Crie um modelo de upload do portal Kloudio e você poderá enviar manualmente ou automaticamente carregar alterações na sua planilha para sua fonte de dados externa.

    • Vídeo

    Ao usar este serviço, algumas informações podem ser compartilhadas com o YouTube.

    Pontas

    Download apenas o Excel Plugins do Microsoft AppSource, a menos que você confie no provedor de terceiros.
  • Macros podem ser usados ​​para qualquer coisa de tarefas simples (e.G., adicionando valores ou criando um gráfico) para complexos (e.G., Calculando os valores da sua célula, criando um gráfico dos resultados, rotulando o gráfico e imprimindo o resultado).
  • Ao abrir uma planilha com sua macro incluída, você pode ter que clicar Ativar conteúdo Em uma bandeira amarela no topo da janela antes de poder usar a macro.

    • Avisos

    Macros podem ser usados ​​maliciosos (E.G., Para excluir arquivos no seu computador). Não corra macros de fontes não confiáveis.
  • Macros implementarão literalmente cada passo que você faz durante a gravação. Certifique-se de que você não insira acidentalmente o valor incorreto, abra um programa que não deseja usar ou exclua um arquivo.
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