Como fechar um e-mail comercial: 10 etapas (com fotos)

Pode parecer difícil capturar um e-mail comercial importante. Existem muitas maneiras de concluir sua mensagem! Em última análise, no entanto, a maneira como você fecha seu email dependerá de alguns fatores diferentes. Estes podem incluir coisas como quão bem você conhece a pessoa com quem você está escrevendo, o objetivo do email, e se o seu email é parte de uma corrente. Com esses fatores em mente, crie uma frase final apropriada. Em seguida, escolha a inscrição certa e decida o que colocar em sua assinatura.

Passos

Parte 1 de 3:

Escrevendo suas observações de fechamento

1. Lembre o destinatário do propósito do seu email. Há muitas razões para escrever um email em uma configuração de negócios. Pinpointing O objetivo principal do e-mail irá ajudá-lo a determinar a melhor maneira de encerrar.

Por exemplo, se você estiver fazendo uma solicitação, termine com algo como "Obrigado pelo seu tempo" ou "Obrigado pela sua consideração."
Se você está respondendo a uma solicitação de informação ou assistência, você pode terminar com "Espero que isso ajude!"Ou" Deixe-me saber se há outra maneira que eu poderia ser de ajuda."
Se você está configurando uma reunião cara a cara, você pode terminar com algo como: "Vejo você na próxima semana!"

2. Use um tom apropriado para o seu público. Pense em quão bem você conhece a pessoa com quem você está escrevendo, que tipo de relacionamento você tem com eles, e o que você está tentando realizar. Um email para um gerente de nível superior ou um novo cliente importante provavelmente deve ser mais formal do que um e-mail para um colega conhecido.

Por exemplo, se você estiver configurando uma reunião com um cliente, uma boa declaração de fechamento pode ser algo como "Estou ansioso para a nossa reunião no dia 24. Se você tiver alguma dúvida, entre em contato comigo em 555-555-5555."

Por outro lado, se você está organizando uma reunião amigável com um colega de trabalho, você sabe bem, pode estar perfeitamente bem acabar com algo parecido, "soa bem! Vejo você amanhã! :) "

Imagem intitulada Fechar um negócio Email Step 3

3. Não inclua uma instrução de fechamento se o seu email for parte de uma corrente. Se este é o seu primeiro e-mail sobre o tópico em mãos, ou se é um e-mail particularmente importante, é provavelmente uma boa ideia incluir um fechamento Obrigado ou "Chamada à Ação."No entanto, a brevidade é importante em e-mails de negócios. Se o seu email for parte de uma longa cadeia, talvez você não precise incluir nada além das informações mais essenciais.

Por exemplo, se você está envolvendo uma longa conversa sobre o email com seu chefe sobre uma tarefa, você pode não precisar dizer muito mais do que "OK. Eu terei feito antes do final do dia na sexta-feira. -M."

Parte 2 de 3:

Escolhendo uma inscrição

1. Escolha uma inscrição que corresponda ao tom do seu email. Se o seu email for formal, saia com algo como "melhores cumprimentos" ou (para um toque ainda mais formal) "sinceramente."Para e-mails menos formais, você pode estar bem usando algo como" cuidar "ou" aplausos."

Se você já teve e-mails anteriores da pessoa que você está escrevendo, você pode olhar para sua inscrição e combinar seu tom para o deles. Por exemplo, se eles tendem a assinar com algo como "calorosos", você deve sair com um nível similar de formalidade.

2. Use uma inscrição que se encaixa na sua finalidade. Como a sentença de fechamento, uma saída também pode refletir a finalidade do seu email. Por exemplo, se você está fazendo um pedido simples ou expressando brevemente gratidão por algo, você pode usar uma saída como "muito obrigado" ou "muito obrigado", seguido por sua assinatura.

3. Evite qualquer coisa muito carinhosa. A menos que você conheça a pessoa que você está escrevendo para muito bem, evite qualquer coisa muito sírbana, informal ou carinhosa. Em geral, coisas como "amor", xoxo, "ou" abraços "não devem ser usados em e-mails comerciais.

4. Pule a inscrição em e-mails breves ou cadeia. Se o seu email é parte de uma longa cadeia, ou se você está tentando se comunicar algo muito brevemente e rapidamente para um colega de trabalho, pode não ser necessário incluir uma saída em tudo.

Se você não se sentir confortável, pulando completamente a inscrição, uma simples sinal - Bernice ou -B. deve ser muito bom para e-mails informais.

Parte 3 de 3:

Assinando seu email

1. Inclua sua informação básica de identificação. Quanta informação você inclui em sua assinatura dependerá de quão bem você conhece seu correspondente e com que frequência se comunicou com eles.

Um e-mail pela primeira vez deve incluir pelo menos seu nome completo, cargo, local de trabalho e número de telefone.
Ao se comunicar com um colega de trabalho ou alguém com quem você enviar um e-mail com frequência, é provavelmente suficiente assinar com seu primeiro nome ou inicial.

2. Mantenha sua resumo de assinatura. Em geral, é melhor não confundir um e-mail comercial com um monte de texto e imagens extras. Evite adicionar algo desnecessário à sua assinatura de e-mail, como cotações, gráficos chamativos ou muitos links.

Configurar uma assinatura automática. Se você não se sentir vontade de escrever seu cargo e informações de contato toda vez que enviar um e-mail importante, poderá criar uma assinatura que seu cliente de e-mail possa adicionar automaticamente às suas mensagens.

Alguns programas, como Panorama, permitir que você crie várias assinaturas, para que você possa selecionar o que é mais apropriado para qualquer email.

Pontas

Sua assinatura deve ser algo assim:

Atenciosamente,
Jane Doe, analista de mercado
Megacorp
214-444-1234

É muito fácil na maioria dos clientes de e-mail como o Outlook, etc. Para configurar uma assinatura que é anexada a cada e-mail automaticamente.

Avisos

Ter outra pessoa cheia seu trabalho se possível.Não há substituto para a prova adequada.

Editar e revisar todas as letras antes de enviá-las - isto é, ler através de gramática e ortografia corretas, e remova os erros tipográficos.Mude a linguagem ambígua, e.G., palavras e frases que não são claras, ou que têm um duplo significado.

Usando uma verificação ortográfica não é infalível, pois o software geralmente insere uma palavra adequadamente soletrada, mas não correto palavra para o contexto.Tendo "Bankroll" mudado para "Roll em branco" realmente muda o significado da sentença.Você também deve confiar em seu próprio conhecimento das sutilezas da gramática, já que as sugestões do software nem sempre estão certas.

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