Como compor um e-mail comercial para alguém que você não conhece

Quando você trabalha no negócio, muitas vezes você pode precisar compor um e-mail para alguém que você não conhece. Enquanto um pouco estranho, faz parte da vida profissional. Existem certas regras de etiqueta que você precisa seguir ao enviar um e-mail profissional para um estranho.

Passos

Parte 1 de 3:

Começando o email

1. Faça sua pesquisa. Há uma variedade de informações que você precisa saber antes de compor um email para um estranho. Antes de começar a digitar, dê uma olhada rápida no site para a empresa onde o destinatário funciona.

Se você não souber o endereço de e-mail do destinatário, isso pode ser encontrado digitalizando o site da empresa. Se nenhum email estiver listado, seja cauteloso em entrar em contato com a pessoa via e-mail. Você pode querer optar por uma carta física em vez disso.
Se você estava planejando fazer qualquer pergunta no email, verifique se o site aborda essas perguntas. Você não quer dar a impressão de que você é preguiçoso e não demorou o tempo para ler um site completamente.
Certifique-se de que você esteja em contato com a pessoa certa. Muitas pessoas começam por e-mails com algo como, "Eu não tenho certeza se você é a pessoa certa para perguntar, mas..." Isso é considerado não profissional e desrespeitoso do tempo do destinatário. Se você não sabe quem entrar em contato, mantenha-se no email até que você possa descobrir essa informação.

Compor um e-mail para alguém que você não conhece Etapa 2

2. Escreva uma linha de assunto descritiva. Sua linha de assunto deve transmitir suas razões exatas para enviar o email. Muitas vezes, e-mails de estranhos são ignorados ou negligenciados. Uma linha de assunto sólida reduz a chance de que seu e-mail será passado.

Use algumas palavras para dizer o que é o email sobre. Use o maior número de detalhes possível para incluir em 4 ou 5 palavras. Por exemplo, "Reunião às 10 a.M. sobre novos computadores" é melhor que "Encontro esta manhã."

Linhas de assunto vagas, como "Olá" e "Oi", às vezes são lidos inadvertidamente como spam e redirecionados para a pasta de spam do destinatário.

Use um e-mail profissional, pois seu email aparecerá ao lado da linha de assunto. Use um email que use seu nome completo em vez de um que use uma persona ou uma frase vaga.

Nunca use todas as caps em uma linha de assunto de e-mail, mesmo que o email seja urgente. Isso sai como gritando, que pode ser interpretado como hostilidade.

Compor um e-mail para alguém que você não conhece o passo 3

3. Decida como resolver o destinatário. Isso pode ser complicado se você estiver enviando um e-mail para um estranho, como você pode não saber o nome preferido. Existem algumas diretrizes de etiqueta, no entanto, que podem ajudá-lo a evitar erros de.

Se você não conhece o nome da pessoa, evite frases excessivamente formais como, "A quem possa interessar" ou "Caro Mister / Miss." Não vá muito casual ou. "Oi" é muito pouco profissional para um e-mail comercial. Você pode ser melhor começar o e-mail com um simples, "Olá."

Se você conhece o nome da pessoa, certifique-se de soletrar corretamente. Verifique a ortografia algumas vezes, como é fácil escorregar se você nunca enviou um email para a pessoa antes.

Usar "Sr." e "Em." seguido pelo sobrenome da pessoa apenas. Por exemplo, se você tiver email, Jane Hart inicie seu email com "Querida senhorita. Hart" ao invés de "Querida senhorita. Jane Hart."

Nunca faça suposições sobre o estado civil de uma mulher. Se você conhece seu estado civil, ainda é melhor evitar chamar a atenção para ele em um email, pois é irrelevante para o mundo dos negócios. Furar para "Em" e nunca use "Senhorita" ou "Sra." A menos que o destinatário use essas salutações a si mesma.

Se alguém tiver um PHD, é apropriado usar "Dr" ao endereçá-los.

Compor um e-mail para alguém que você não conhece o passo 4

4. Identifique-se e a empresa que você representa. Lembre-se, quando você está enviando um e-mail comercial, você está representando seu local de trabalho. Na sua primeira frase, identifique-se e sua empresa. Por exemplo, um email pode começar, "Querida senhorita. Hart, meu nome é John Dawson e eu trabalho em marketing na Wilson Technologies."

Parte 2 de 3:

Escrevendo o email

1. Mantenha-o curto e direto ao ponto. Ao chegar ao ponto e identificar claramente o seu propósito, você apresenta uma imagem profissional que será levada a sério pelo leitor. Isso também aumenta a probabilidade de seu email será lido e respondido a prontamente, pois as pessoas adiaram lidar com respostas excessivamente planejadas.

Depois de se identificar e sua empresa, sua próxima frase deve explicar o propósito do email. É melhor indicar o seu caso dentro de duas frases.
Seja positivo. Mesmo que você esteja escrevendo para resolver uma queixa ou preocupação, seja cortês e respeitoso ao longo do email. Não bosses bucais, outras empresas ou funcionários, pois isso reflete mal em você.
Enquanto em letras de apresentação, é padrão incluir algumas informações básicas de antecedentes sobre si mesmo se você tiver e-mails em nome de uma empresa deixar essas informações. Basta indicar seu nome e sua posição na empresa antes de passar para o objetivo do email.

Componha um e-mail para alguém que você não conhece o passo 6

2. Use prosa simples e direta. Um email comercial deve ser tão fácil de ler quanto possível. Isso significa usar linguagem clara que é fácil de entender.

Escolha a voz ativa sobre a voz passiva. Por exemplo, não diga, "Um memorando foi enviado para você pelo meu chefe, James Peterson." Em vez disso, diz, "Meu chefe, James Peterson, enviou-lhe um memorando."

Evite jargões e termos técnicos, mesmo que esses termos sejam usados pesadamente em sua empresa. Opte por simples inglês e frases comuns.

Use frases curtas. Eliminar conjunções quando possível e quebrar frases longas.Por exemplo, "Nós não ouvimos de volta de você em relação ao memorando e queria acompanhar para garantir que você entendesse a informação." Isso seria melhor indicado como, "Nós não ouvimos de volta de você em relação ao memorando. Queríamos seguir para ter certeza de que você entendeu a informação."

Use gramática, ortografia e pontuação adequada. Verificação ortográfica e revisar todos os e-mails antes de bater no botão Enviar.

Compor um e-mail para alguém que você não conhece passo 7

3. Sabe o que evitar o envio. Existem certas regras de etiqueta em relação ao que deve ser transmitido por e-mail. Entender o que evitar o envio antes de entrar em contato com alguém.

Os anexos estão bem se você tiver e-mails sobre informações especificamente solicitadas, mas não envie anexos para estranhos sem solicitar.

Evite anexos e arquivos excessivamente grandes. No caso de envio dessas informações é necessário, envie um e-mail de antemão dando ao destinatário uma cabeça.

Não use uma assinatura excessivamente longa. Idealmente, sua assinatura deve incluir apenas seu nome, endereço de correspondência, endereço de e-mail e número de telefone. Se você quiser, também é apropriado incluir seu cargo.

Não inclua gráficos ou fundos. Eles tendem a entupir a memória de e-mail e saem como não profissional em um ambiente comercial.

Parte 3 de 3:

Terminando o email

1. Dê as instruções do destinatário sobre como responder. No final do e-mail, forneça instruções sobre como o destinatário pode acompanhar.

Especifique educadamente um prazo em que você gostaria de ouvir de volta. Por exemplo, "Se você pudesse voltar para mim até o final do dia amanhã, eu realmente aprecio isso."
Inclua quaisquer informações de contato conforme necessário. Você pode simplesmente dizer, "Este é o melhor e-mail para me alcançar" ou solicite uma chamada telefônica e inclua seu número.
Ser específico sobre o que você quer do destinatário. Não simplesmente diga, "Espero ouvir de você em breve." Em vez disso, digamos, "Espero ouvir de você em breve para que possamos discutir a logística de transição para um novo sistema de computador."

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2. Use um envio apropriado. Antes do seu nome, haverá alguma forma de um adeus. Escolha uma empresa apropriada enviada para o seu email.

Não use simplesmente um hífen e inclua seu nome. Isso sai tão informal, como assina fora "Até a próxima" e "Vá com calma." Emoticons, como rostos smiley, são melhor evitados.

Em um e-mail comercial, algo como "Melhor" ou "Tudo de bom" é apropriado como é amigável sem sacrificar o profissionalismo. "Sinceramente" é outra boa opção, mas pode vir como abafado.

"Obrigado" e "Obrigada" também são apropriados, mas devem ser evitados se você não estiver pedindo ao destinatário para realizar uma tarefa ou dever específico.

Componha um e-mail para alguém que você não conhece o passo 10

3. Acompanhamento. O mundo dos negócios está ocupado. Se você não ouve de volta do destinatário em um período de tempo apropriado, é apropriado Envie um e-mail de acompanhamento.

Se alguém não responder, provavelmente não é deliberado. Os e-mails são backup e muitas vezes, mesmo se você seguir o protocolo adequado, as coisas acabam acidentalmente em um filtro de spam.

Um e-mail de acompanhamento deve ser uma resposta direta para um e-mail que você já enviou. Ser educado, começando com algo como, "Eu sei que você provavelmente está muito ocupado, mas eu só queria ter certeza de que você tem o meu email." Em seguida, reafirme brevemente o assunto da mensagem original.