Como criar documentos de palavras acessíveis

Muitas pessoas - particularmente aquelas com deficiências - use software e dispositivos especiais, incluindo leitores de tela, para acessar computadores e material de leitura. Seja escrita para fins comerciais ou acadêmicos, é uma boa ideia ter certeza de que seus documentos da palavra são acessíveis a esse público. Existem alguns princípios de design simples e passos para assumir documentos da palavra para garantir que todos possam acessá-los.

Nota: Enquanto as capturas de tela e menus específicos descritos abaixo são do Microsoft Word, os princípios gerais são aplicáveis ​​para criar documentos do Word acessíveis com qualquer software de processamento de texto.

Passos

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1. Use cabeçalhos e estilos de documentos para criar uma estrutura navegável. Porque o software de leitura de tela (incluindo opções de software compradas para computadores Windows, bem como a função VoiceOver da Apple), lê em voz alta qualquer coisa que seja visível na tela, usando estilos é útil porque dá a sua estrutura de documento. O software de leitura de tela usará áudio para informar aos usuários se uma seção específica do texto é um título, rubrica, subposição ou texto normal / corpo. Isso permite que os usuários façam sentido do documento e pule para certas títulos e tópicos. No entanto, para que o software faça isso, o escritor do documento precisa fazer essas distinções! Caso contrário, todo o documento lerá como um grande pedaço de texto do corpo "normal".
  • Use pelo menos as opções de estilo principais: título, título (com níveis numerados) e normal.
  • Certifique-se de identificar seus títulos na ordem correta. Isso ajuda a criar um sistema fácil de entender para alguém navegando seu texto. Por exemplo, você pode atribuir seu título de papel Título estilo, use o Cabeçallho 1 Estilo para seus cabeçalhos principais, use Indo 2 para os seus títulos de subseção, e assim por diante.
  • Certifique-se de que você não pule níveis de cabeçalho. Aninhe seus cabeçalhos para que seus números de estilo correspondem à sua hierarquia (i.E. Não vá de 1 a 3 ou use 3 para o seu título principal e 1 para suas legendas - Certifique-se de que 1 é o maior cabeçalho, depois 2, etc, etc.).
  • Lembre-se que você pode personalizar como seus estilos olham sem afetar a acessibilidade. Sinta-se à vontade para alterar fontes, tamanhos e cores. Apenas certifique-se de que cada título ou texto é "marcado" com a etiqueta do estilo certo para que os leitores de tela possam identificá-lo.
  • Para documentos mais longos, considere o uso do recurso de conteúdo integrado do Word. Isso usa automaticamente seus títulos para criar um índice de conteúdo vinculado que pode tornar a navegação do seu documento mais fácil para todos os leitores.
  • Imagem intitulada Criar documentos do Word Accessible Passo 2
    2. Use texto alt. Pessoas com deficiências visuais, sejam elas cegas ou têm visão parcial, podem perder se você usar muitas imagens, gráficos, formas, fotografias ou clipart em seus documentos. Isso não significa que você tenha que pular esses recursos - você só precisa adicionar algum texto alternativo (ou "alt") ou legendas para explicar o que são. O software de leitura de tela lerá o texto ou legendas alt em voz alta para garantir que os usuários com deficiências visuais não perca.
  • Para adicionar texto alt, iniciar clicando com o botão direito na sua imagem.Vamos para Imagem de formato e depois Texto alternativo. Escreva uma descrição simples, mas completa da imagem ou outro recurso visual na caixa Título e / ou Descrição (dependendo do comprimento) e clique em OK.
  • Imagem intitulada Criar documentos do Word Accessible Passo 3
    3. Garantir que as tabelas sejam acessíveis. Tabelas são ótimas para organizar dados e informações, mas quando são lidos por um leitor de tela, eles podem ser confusos. Manter esses princípios em mente pode torná-los mais acessíveis:
  • Use cabeçalhos de coluna clara e designada. Assim como você usa títulos de estilo em todo o seu texto, use cabeçalhos de coluna para tornar suas mesas consistentes e fáceis de navegar. Certifique-se de que sob Opções de mesa, você seleciona Fileira de cabeçalho para que os leitores de tela identifiquem a linha superior como cabeçalhos de coluna.
  • Faça mesas tão simples e lógico quanto possível. Se possível, evite ter culas mescladas ou divididas apenas em determinadas colunas ou linhas, porque isso será confuso quando o conteúdo é lido em voz alta. Atenha-se a um formato padrão, uniformemente estabelecido.
  • Tente fazer suas tabelas ler logicamente da esquerda para a direita e de cima para baixo (se estiver trabalhando em inglês). Para obter uma ideia melhor de como um leitor de tela navegará na sua tabela, use a tecla Tab no teclado para verificar a ordem que o cursor passa por suas colunas e linhas.
  • Usando o texto alt para tabelas, bem como imagens e gráficos, também pode ajudar.
  • Imagem intitulada Criar documentos do Word Accessible Passo 4
    4. Use texto significativo do hiperlink. Se você acabou de copiar e colar um URL longo em seu documento, o leitor de tela tentará ler cada letra - que pode ser uma dor. Uma melhor abordagem envolve o uso de texto significativo do hiperlink.
  • Quando você deseja adicionar um hiperlink, clique com o botão direito do mouse na linha onde deseja o link e selecione para Hiperlink (ou ir para Inserir e depois Hiperlink).


  • Copie ou digite o URL no endereço ou Link para caixa de texto.
  • Incluem uma descrição simples, mas significativa sob exibição ou texto para exibir. Esta é a escrita que será realmente visível em seu documento e, quando clicou, ele levará o leitor para o site do URL.
  • Imagem intitulada Criar documentos de palavra acessível Passo 5
    5. Evite usar espaços ou linhas em branco para criar formatação ou espaço. Se você tende a acertar "Aba" ou "Entrar" uma e outra vez para criar formatação que você quer, tente chutar o hábito. Ouvindo um monte de espaço branco (identificado por um leitor de tela como "em branco") pode ser irritante e pode dar aos usuários deficiências a impressão de que o documento terminou.
  • Em vez disso, use a formatação do documento. Confiar em indentações, espaçamento de linha e estilos para criar o efeito que você deseja.
  • Para criar espaço extra após linhas sem pressionar ENTER, clique com o botão direito e vá para Parágrafo. Sob Espaçamento, Ajuste as opções de espaçamento antes, depois e de linha, conforme desejado para obter o layout desejado.
  • Uma maneira de verificar como seu documento pode "olhar" para um leitor de tela é selecionar a opção para Mostrar todos os caracteres não-impressão para que você possa ver o símbolo do parágrafo que aparece toda vez que você pressiona a tecla Enter e o ponto que aparece toda vez que você acertar a barra de espaço. Idealmente, eles só devem aparecer quando você realmente está parando uma palavra antiga ou parágrafo e começando um novo. Eles não deveriam estar lá quando você só quer criar espaço extra.

  • Imagem intitulada Criar documentos do Word Accessible Passo 6
    6. Evite objetos flutuantes. Quando você adiciona imagens, gráficos ou outros objetos, tenha cuidado com seu envolvimento de texto. Se você usar objetos flutuantes, o software de leitura de tela pode ignorá-los completamente ou ler seu texto alt na ordem errada.
  • Em vez disso, use as opções de embalagem de texto "Top e Bottom" ou "On Line With Text".
  • 7. Certifique-se de fornecer alternativas para conteúdo de áudio. Se você tiver vídeos de áudio ou vídeos que possam ser inacessíveis para pessoas surdas, tente fornecer legendas ou transcrições fechadas para garantir que eles possam acessar esse conteúdo também.
  • Criar documentos de palavra acessíveis Etapa 8
    8. Escreva e desenhem com todos os tipos de usuários em mente, dependendo do seu público. Alguns usuários podem ter deficiências cognitivas e beneficiar da linguagem clara. Alguns podem ter daltonismo ou outras deficiências visuais que fazem texto de baixo contraste difícil de separar do fundo. Alguns usuários que confiam em leitores de tela terão que ouvir todas as partes do seu documento, às vezes mais uma e outra vez. Se você tem conteúdo desnecessário, tente ervitar. Seja completo com o seu conteúdo, mas se possível, fique simples em sua abordagem.
  • Mantenha os títulos curtos, especialmente se aparecerem frequentemente.
  • Se você estiver usando cor, evite colocar cores muito semelhantes em cima uns dos outros. Contraste facilita o texto para ler para todos, especialmente aqueles com deficiências visuais.
  • Não confie em codificação de cores sozinho. Para usuários que não podem perceber a cor ou estão usando leitores de tela, certifique-se de que as informações sejam transmitidas de várias maneiras, não apenas através da cor do texto. Por exemplo, evite uma longa lista de itens onde o texto vermelho significa uma coisa e azul.

    • Vídeo

    Ao usar este serviço, algumas informações podem ser compartilhadas com o YouTube.

    Pontas

    Mantenha sua audiência em mente. Você pode não precisar acertar todos esses passos para fazer um documento que funciona para o seu público, mas aplicando esses princípios básicos pode ajudar a garantir que seu documento seja acessível a uma gama mais ampla de pessoas.
  • Se a acessibilidade for importante para um determinado projeto, peça a alguém com uma deficiência ou com conhecimento de leitores de tela e outras tecnologias assistivas para "teste" seu documento fora e dar-lhe feedback.

    • Avisos

    Nem todos os métodos de criação de PDFs resultam em documentos verdadeiramente acessíveis. Certifique-se de investigar o seu porque o contrário o trabalho cuidadoso que você fez no Word pode ser inútil quando você converter o documento para um PDF.
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