Como presidir uma teleconferência

A presidência de uma chamada de conferência dá-lhe uma oportunidade para demonstrar sua capacidade de administrar e direcionar os outros. Para liderar uma chamada com sucesso, você precisará saber como organizar a chamada, prepare-se para o seu papel, conduzir a chamada e acompanhar os participantes depois. Com a prática, você descobrirá que muitas das etapas envolvidas em teleconferências são semelhantes às etapas que você realizaria com reuniões face a face.

Passos

Parte 1 de 4:
Organizando a chamada
  1. Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 1
1. Escolha um software de conferência conveniente. Hoje em dia, você tem uma variedade de programas webinar para escolher. Selecione algo amigável que a maioria dos participantes da distância tenha instalado. Certifique-se de que você escolheu o software com um componente de vídeo se a chamada incluir slides. Se o software instalado não é uma opção realista, vá com um serviço que todos possam acessar livremente on-line.
  • Para acomodar os participantes sem requisitos de software, certifique-se de que a chamada ocorre em uma sala com um telefone alto-falante. Esta opção de discagem também será um backup útil se o software Webinar falhar.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 2
    2. Enquete seus participantes por um tempo conveniente. Escolha três a cinco datas potenciais e horários do dia. Envie um email para todos os participantes para avaliar sua disponibilidade para cada possibilidade. Diga a alguém que não pode fazer nenhuma das vezes para que você saiba o mais rápido possível.
  • Você também pode usar pesquisas de agendamento on-line como Doodle. Essas ferramentas permitem que os participantes escolham datas e horários com o clique de um mouse. Se você escolher esta opção, não se esqueça de incluir o link no email.
  • Se todos os participantes estiverem no mesmo fuso horário, evite planejamento de chamadas durante intervalos de almoço, imediatamente no início do dia de trabalho e, após o horário comercial normal.
  • Cadeira intitulada Imagem Uma chamada em conferência Passo 3
    3
    Escreva uma agenda. Inclua tópicos que precisam ser discutidos. Cobrir quaisquer perguntas ou preocupações que você antecipa de outros membros. Concentre-se nos problemas positivos primeiro. Em seguida, abordar desafios e oferecer soluções ou ideias para superar quaisquer obstáculos.
  • Se você planeja atribuir quaisquer tarefas a certos participantes, discuta-os com eles antes de enviar a agenda. A última coisa que você quer fazer é pegar alguém de surpresa ou dar uma informação incorreta de gerente ou cliente.
  • Cadeira intitulada Imagem Uma chamada de conferência Passo 4
    4. Email Informações preliminares para todos os participantes. Inclua tudo o que eles exigem para entrar na chamada, como o número de chamada e senha. Anexar um rascunho da agenda ao email. Peça que todos leiam e notifiquem você se quiserem adicionar algo ou revisar conteúdo existente.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 5
    5. Nomear um taker. Escolha o participante físico mais responsável e atencioso para esta tarefa. Certifique-se de que incluam os nomes de todos os presentes. Peça-lhes resumir pontos principais discutidos, usando a agenda como um esboço.
  • Se eles tiverem um gravador de áudio digital ou função de registro em seu telefone, peça-lhes para usá-lo se nenhum material sensível será discutido.
  • Não pule esta etapa se você estiver usando a função de registro no software Webinar. A tecnologia pode falhar quando você menos espera. Se isso acontecer, você terá escrito minutos como um backup.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 6
    6. Envie um e-mail de lembrete. Faça isso no dia da chamada se for depois do almoço ou no dia antes de uma chamada agendada pela manhã. Use esta oportunidade para enviar quaisquer relatórios ou documentos que serão necessários na chamada. É sua responsabilidade garantir que todos estejam na mesma página e que todos completam suas responsabilidades antes da chamada.
  • Se alguém criou esses materiais, lhes dê crédito (ou impedir a culpa cair em você) enviando sua mensagem contendo os documentos.
    • Parte 2 de 4:
    Ficar pronto para cadeira
    1. Cadeira intitulada Imagem Uma chamada de conferência Passo 7
    1. Dramar suas anotações ou pontos de discussão. Flah out itens já na agenda para se manter de perder o foco. Não elabore uma declaração preparada. Atenha-se a uma lista com marcadores de pontos-chave, imperativos curtos e frases incompletas. Isso impedirá que você pareça mecânica. Alguns exemplos incluem:
    • Estado atual das necessidades de contratação: Contabilidade agora totalmente pessoal. Ainda precisa de um novo gerente no marketing e novo assistente administrativo na publicidade. Limite de orçamento = $ 100.000 total para ambas as aberturas.
    • BENEFÍCIOS MUDANÇAS: Sede de escritório fasing out 401k. Instituindo novo plano 403b para novas contratações. Saúde, dentista, seguro de visão inalterado por agora, mas ainda em revisão.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 8
    2. Faça uma lista de participantes. Incluir onde são e informações pessoais gerais sobre eles. Use esta informação conforme você apresenta a todos entre si. Você também pode usar essas informações para conversar enquanto aguarda os participantes adicionais para participar.


  • Faça uma cópia desta lista para o seu taker. Em vez de assumir o tempo para escrever o nome de todos, o tomador de notas pode simplesmente marcar o nome de cada pessoa enquanto chegam ou.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Etapa 9
    3. Revise qualquer informação que você esteja apresentando. Não espere até o último minuto. Comece a revisar as informações no dia seguinte ao finalizar suas anotações e / ou apresentação. Tente cometer os principais pontos para a memória para que você possa discuti-los sem pausar para olhar para o seu papel ou tela. Cada segundo que você salva pode ser usado para outros apresentadores ou para perguntas.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 10
    4. Pesquisar o quarto por dia ou dois antes da chamada. Certifique-se de que todo o equipamento esteja presente e funcione corretamente. Procure por alto-falantes posicionados estrategicamente se você estiver usando uma grande sala em antecipação de muitos participantes. Se alguma coisa estiver faltando ou com defeito, notifique o departamento relevante o mais rápido possível.
  • Cadeira intitulada Imagem Uma chamada em conferência Passo 11
    5. Configurar a chamada. Faça logon na Teleconferência 10 minutos mais cedo, se possível. Algumas ferramentas não permitem que você faça logon até o horário agendado. Outros não vão deixar ninguém se comunicar até que um líder com um logs especiais de senha em. Teste a ponte uma última vez para se certificar de que está funcionando sem problemas.
  • Se você não sabe usar o equipamento, aprenda alguns dias antes do tempo. Obtenha ajuda do departamento de TI da sua empresa, se necessário. Não saber como operar o software ou hardware pode fazer você parecer não profissional.
    • Parte 3 de 4:
    Conduzindo a chamada
    1. Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 12
    1. Permitir cinco minutos extras para os latecorners. Tem algumas notas úteis para Inicie a pequena conversa No início da chamada. Introduzir todos os participantes por seus nomes, títulos e papéis que eles jogam. Se alguém chegar ou juntar a chamada após o atraso de cinco minutos, não interrompa uma discussão em andamento. Espere até depois de um orador ter terminado ou um tópico terminou para permitir que os latecómeros se apresentem.
  • Cadeira intitulada Imagem Uma chamada de conferência Passo 13
    2. Revise a etiqueta da reunião. Peça aos participantes discando para silenciar seus telefones para evitar o ruído de fundo. Solicitar que eles evitem usar o botão HOLD para impedir a transmissão da música de espera da empresa. Diga a todos fisicamente presentes para silenciar seus telefones celulares e mantê-los longe do telefone da reunião para evitar a interferência. Certifique-se de que todos os participantes falem de forma audível e claramente para que todos possam ouvi-los.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 14
    3. Ficar com a agenda. Fique de olho no relógio para acomodar as necessidades dos participantes e apresentadores.Cobrir as questões mais importantes primeiro no caso de você ficar sem tempo. Se alguém fizer uma pergunta, você não pode responder ou não esperar, diga-lhes que você voltará a eles o mais rápido possível.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 15
    4. Agende uma chamada de acompanhamento, se necessário. Não espere até o final da chamada para fazer isso. Faça isso mesmo antes de chegar a perguntas e respostas (Q & A) na agenda. Pergunte a todos a data e hora mais convenientes para a próxima chamada. Se a maioria dos participantes estiver indecisa, envie uma pesquisa de agendamento após a chamada.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 16
    5. Permitir pelo menos 15 minutos para Q & A. Em uma teleconferência, você pode ter problemas para fazer com que todos participem. Para evitar que isso aconteça, não pergunte E se Qualquer pessoa tem alguma dúvida. Em vez disso, peça pessoas específicas relevantes para o tema da discussão uma questão.
  • Por exemplo, você poderia perguntar: "Bob, você conseguiu todas as informações necessárias para criar o texto do tópico?"
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 17
    6. Feche a chamada. Comece a encerrar cerca de cinco minutos antes do horário final agendado. Se Q & A ainda estiver em andamento, diga a todos que você tem tempo para mais uma pergunta. Agradeço a todos pelo tempo e desejo-lhes um bom dia ou semana (fim).
    • Parte 4 de 4:
    Agir após a chamada
    1. Cadeira intitulada Imagem Uma chamada em conferência Passo 18
    1. Crie uma recapitulação. Comece a fazer isso imediatamente após a chamada. Pergunte ao seu taker para uma cópia dos minutos. Certifique-se de incluir uma lista de responsabilidades de todos. As minutos documentarão a conversa por escrito, caso haja discrepâncias mais tarde.
    • Peça a um colega para revisar a recapitulação antes de enviá-la. Um segundo par de olhos pode pegar erros que você pode ter esquecido, não importa quantas vezes você revisore o material.
  • Cadeira intitulada Imagem Uma chamada em conferência Passo 19
    2. Envie a recapitulação para todos os participantes. Faça isso assim que você fez alguma edição sua revisor recomendou. Convide todos os destinatários para fazer comentários ou fazer perguntas que possam ter escorregado suas mentes durante a chamada. Se você prometeu enviar uma pesquisa de agendamento para uma chamada de acompanhamento, inclua esse link com a recapitulação.
  • Cadeira intitulada de imagem Uma chamada de conferência Passo 20
    3. Siga em promessas e prazos. Tome medidas como discutido durante a chamada. Se você prometeu responder a quaisquer perguntas em uma data posterior, acompanhar não mais de uma semana. Conheça os prazos que você definir. Certifique-se de que qualquer trabalho prometido seja entregue aos destinatários apropriados dentro de uma quantidade razoável de tempo.

    • Documentos adicionais da Teleconferência

    Carta de amostra solicitando teleconferência

    Apoio ao e Desbloquear todas as amostras.

    Agenda de teleconferência de amostra

    Apoio ao e Desbloquear todas as amostras.

    E-mail do lembrete da chamada da conferência da amostra

    Apoio ao e Desbloquear todas as amostras.

    Pontas

    A menos que você esteja usando software de videoconferência, evite contar piadas. Humor muitas vezes depende da sua linguagem corporal, que os participantes não verão se você está usando uma opção somente de áudio.
    Compartilhe na rede social:
    Semelhante